各二级学院：
为加强声像档案的管理，保存好历史资料，现将2025届毕业生班级集体照收集、整理、移交工作相关事项通知如下：
一、质量要求：
1、内容齐全完整，包含各二级学院所辖2025届全部毕业班级。
2、照片正面正上方需题名：湖南工学院XX学院XX班毕业合影。
3、每张照片需填写照片说明。照片说明格式如下：
照 片 说 明
事由 |
湖南工学院XX学院2025届XX班毕业合影 |
拍摄时间 |
2025年X月XX日 |
拍摄地点 |
如：XX楼前 |
拍摄者 |
XXX |
人物 |
…… |
第三排左起：胡某 韩某 罗某 …… …… …… … |
第二排左起：赵某 高某 曹某 …… …… …… …… |
第一排左起：喻某 郑某 李某 …… …… …… |
附注 |
划线者为老师 |
缺席学生：孙某 程某…… |
4、纸质照片要求：图像清晰，按十寸规格在专业照相馆冲洗。如将纸质照片过塑，则将相应的照片说明贴在照片的背面一同过塑。
5、电子照片移交原片，不做压缩等处理。每一张电子照片与相应的照片说明保存为一个文件夹，文件夹需填写文件题名（如湖南工学院××学院××班毕业合影）。
二、移交要求
1、原则上需纸质照片与相应的电子底片一并归档。
2、编制归档目录（见附件1）。
3、填写档案移交说明（见附件2）。
4、档案移交说明与归档目录一式两份，按要求签字盖章后由档案移交单位与档案馆各保存一份。
三、移交时间：6月16日至6月20日
四、联系人与联系电话：
各二级学院确定一名专项工作负责人，于5月9日前将负责人姓名及联系电话报送档案馆，并加入“毕业生班级集体照收集”QQ群（群号为748543653）。
档案馆联系人：
廖老师 联系电话：13575277892（61023）
邮箱：767739552@qq.com
档案馆
2025年5月7日
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