各二级学院、各相关部门：

档案工作是一项非常重要的工作，它“功在当代，利在千秋”。为了更好的做好2024届毕业生档案工作，现将有关事项通知如下：

一、毕业生档案工作的组织实施

根据档案工作“统一领导 分级管理”的原则，我校2024届毕业生档案工作由档案馆负责指导归档、邮寄、留校档案的管理及相关工作的组织协调，各二级学院具体负责学生档案材料的收集、整理、移交和转递信息采集工作。档案馆设毕业生档案工作专职人员一名，各学院需成立专项工作小组，并指定一名专干与档案馆耿婷婷老师（66007）对接工作。

二、毕业生档案材料的主要内容及质量要求

毕业生档案材料的主要内容

质量要求：毕业生档案材料必须做到纸面整洁、内容齐全，文字填写规范须使用黑色签字笔书写签字与盖章手续完备。

三、毕业生档案材料的整理归档

1.二级学院、教务处、学生工作处、后勤基建处、档案馆等部门是毕业生档案材料形成或暂时保管部门（见上表），请各相关部门负责相应档案的收集、整理。

2.各二级学院将收集的毕业生的档案材料以班级为单位进行整理归档，一个学生建一份档案。

请注意做好预科生、专升本、转专业、转班、入（退）伍、其他学籍异动等学生的档案的收集整理工作。

3.参照上表中“档案材料内容”逐一检查每一位毕业生的档案材料是否齐全。若档案材料缺失要学生查找补全，确实无法补全的，需学生本人在登记表签名认可。整理完成后填写《毕业生档案材料整理登记表》。

《毕业生档案转递通知单》（见附件5）由各二级学院逐一核对后统一填写，一人一份，并加盖所在学院公章后放入该生档案袋。

4.将整理好的档案材料装入档案袋，并根据实际情况填写档案袋封面，确保档案袋内装材料与封面内容相符，避免漏装错装。

5.密封档案袋，加盖二级学院公章。

6.整理出来的非本届毕业生的档案要落实好去向，如留级的要转入现所在班级，退学的需通知本人处理。妥善保存在各学院，保存时间不低于15年。

四、毕业生档案转递信息的采集

1.档案关系到毕业生个人的切身利益，需高度重视，二级学院组织毕业生认真学习《湖南工学院毕业生档案管理须知》（附件2）和《档案转递信息登记表填表说明》（附件3），准确无误地填好《毕业生档案转递信息登记表》（由各二级学院负责2024届毕业生档案工作专干与档案馆耿老师联系领取）。

2.档案接收单位为湖南省内各人才中心的毕业生须微信登录智慧人社公众号或下载智慧人社APP网上申请调档函，申请成功下载打印调档函并以班级为单位整理上交。调档函右下角注明专业、班级。如不按要求申请，退档造成后果由本人承担。

3.档案接收单位为湖南省外单位的毕业生，需自行联系档案接收单位，了解其接收要求，落实其接收地址、联系电话等，然后填写相应信息。

五、毕业生档案的移交

1.二级学院将密封好的毕业生档案分班级按学号顺序排列，按照留校与邮寄需求，登记造册后移交档案馆。同时移交2024届毕业生班级名单、《毕业生档案材料整理登记表》（附件1）、《毕业生档案转递信息登记表》及调档函。

2.填写2024毕业生档案移交说明（见附件4）。

3.特别说明：《毕业生档案材料整理登记表》（附件1）、《毕业生档案转递信息登记表》和《移交说明》（附件4）、一式两份，档案馆和二级学院各保存一份，需加盖学院公章、负责人签字。

六、毕业生档案的转递及查询

2024届毕业生档案于签字接收后由档案馆通过邮政EMS集中转递。档案寄出后，档案馆将在档案馆网站上发布档案邮寄信息，请毕业生关注档案的流通信息，根据快递单号查询档案接收情况，如发现档案未收到，请及时学校档案馆联系，查询有效期一年以内。

附件：

1.《毕业生档案材料整理登记表》；

2.《湖南工学院毕业生档案管理须知》；

3.《毕业生档案转递信息登记表填表说明》；

4.《2024届毕业生档案移交说明》；

5.《毕业生档案转递通知单》。

                                                                     档案馆

2024年5月15日