各二级学院、各相关部门：

为做好2023届毕业生档案工作，现将有关事项通知如下：

一、毕业生档案工作的组织实施

根据档案工作“统一领导 分级管理”的原则，我校2023届毕业生档案工作由档案馆负责指导归档、邮寄、留校档案的管理及相关工作的组织协调，各二级学院具体负责学生档案材料的收集、整理、移交和转递信息采集工作。档案馆设毕业生档案工作专职人员一名，各学院需成立专项工作小组，并指定一名专干与档案馆耿婷婷老师（66007）对接工作。

二、毕业生档案材料的主要内容及质量要求

毕业生档案材料的主要内容

质量要求：毕业生档案材料必须做到纸面整洁、内容齐全，文字填写规范须使用黑色签字笔书写签字与盖章手续完备。

三、毕业生档案材料的整理归档

1.二级学院、教务处、学生工作处、招生就业处、后勤基建处、档案馆等部门是毕业生档案材料形成或暂时保管部门（见上表），请各相关部门负责相应档案的收集、整理。

2.各二级学院将收集的毕业生的档案材料以班级为单位进行整理归档，一个学生建一份档案。

请注意做好预科生、专升本、转专业、转班、入（退）伍、其他学籍异动等学生的档案的收集整理工作。

3.参照上表中“档案材料内容”逐一检查每一位毕业生的档案材料是否齐全。若档案材料缺失要学生查找补全，确实无法补全的，需学生本人在登记表签名认可。整理完成后填写《毕业生档案材料整理登记表》。

4.将整理好的档案材料装入档案袋，并根据实际情况填写档案袋封面，确保档案袋内装材料与封面内容相符，避免漏装错装。

5.密封档案袋，加盖二级学院公章。

6.整理出来的非本届毕业生的档案要落实好去向，如留级的要转入现所在班级，退学的需通知本人处理。妥善保存在各学院，保存时间不低于15年。

四、毕业生档案转递信息的采集

1.档案关系到毕业生个人的切身利益，需高度重视，二级学院组织毕业生认真学习《湖南工学院毕业生档案管理须知》（附件2）和《档案转递信息登记表填表说明》（附件3），准确无误地填好《毕业生档案转递信息登记表》（由各二级学院负责2023届毕业生档案工作专干与档案馆耿老师联系领取）。

2.收集调档函和以班级为单位整理。调档函上需注明学生姓名、班级。

五、毕业生档案的移交

1.二级学院将密封好的毕业生档案分班级按学号顺序排列，按照留校与邮寄需求，登记造册后移交档案馆。同时移交2023届毕业生班级名单、《毕业生档案材料整理登记表》（附件1）、《毕业生档案转递信息登记表》及调档函。

2.填写2023毕业生档案移交说明（见附件4）。

3.特别说明：《毕业生档案材料整理登记表》（附件1）、《毕业生档案转递信息登记表》和《移交说明》（附件4）、一式两份，档案馆和二级学院各保存一份，需加盖学院公章、负责人签字。

六、毕业生档案的转递及查询

2023届毕业生档案于签字接收后由档案馆通过邮政EMS集中转递。档案寄出后，档案馆将在档案馆网站上发布档案邮寄信息，请毕业生关注档案的流通信息，根据快递单号查询档案接收情况，如发现档案未收到，请及时与邮局或学校档案馆联系，查询有效期一年以内。

附件：

1.《毕业生档案材料整理登记表》；

2.《湖南工学院毕业生档案管理须知》；

3.《毕业生档案转递信息登记表填表说明》；

4.《2022届毕业生档案移交说明》；

5.《湖南省各地县档案接收单位及联系信息》。

                                              档案馆

                                          2023年5月23日