各二级学院、相关部门：

为做好2017届毕业生档案工作，根据各级部门有关档案工作的规定,按照学校对毕业生离校工作的统一部署，现将有关工作通知如下：

一、 毕业生档案工作（责任部门：各二级学院）

（一）毕业生档案材料的组织实施

各学院在档案馆的组织指导下具体实施毕业生档案材料的收集、整理、归档和邮寄信息汇总工作，各学院必须确定一名负责人，由负责人组织、培训学生开展毕业生档案材料收集、整理、移交等工作。

 （二）毕业生档案材料归档前期工作

 二级学院党总支、教务处、团委、学生工作处、招生与就业指导处、后勤管理处、档案馆等部门是毕业生档案材料形成或暂时保管部门（具体内容见下表），由各相关部门负责相应档案的收集、整理、移交给各二级学院；移交时档案材料必须做到整洁、齐全，文字填写规范（必须使用黑色签字笔书写，不可用圆珠笔、铅笔和红色墨水书写），签字与盖章手续完整，按专业、班级、学号顺序排列，于6月15日以前移交到各学院。

（三）各二级学院毕业生档案材料收集、整理、移交工作

1、各二级学院将负责毕业生档案管理的老师名单在6月10日前以电子邮件的方式发送至档案馆（含学院、姓名、联系方式；发送邮箱为：76702101@qq.com）。

 2、各二级学院移交至档案馆的材料都要以专业、班级为单位，按学号顺序排列整理好，列出每位毕业生档案材料的移交清单（见附件1）。

 3、移交的材料必须是整理完毕的材料，要求完整、齐全、真实，文字清楚，结论明确，有承办单位或个人署名及日期。手续必须完备，凡规定应由组织审查盖章的，须有组织盖章。 

4、档案馆工作人员负责核查各学院上交的毕业生材料，核实无误后双方在“毕业生档案材料移交清单”（见附件1）签字盖章。

5、学生档案归档入册由档案馆协助各学院完成。档案馆负责给每位毕业生提供档案袋1个，在归档过程中，要做到认真填写毕业生档案袋封面、检查每一位学生的档案材料是否齐全、装袋时避免漏装错装，并按专业、班级、学号顺序（从小号到大号）排列档案袋，做到细致，有条不紊。

 6、毕业生档案移交和整理时间安排：

（1）外语学院6月16日；（2）计信学院6月19日；（3）安工学院6月19日；（4）材化学院6月20日；（5）电信学院6月21日；（6）机械工程学院6月22日；（7）建工学院6月23日；（8）经济管理学院6月24日。

   （四）档案转递须知

1、各二级学院按照招生就业处提供的毕业生就业信息及毕业生本人提供的调档函等信息汇总需要邮寄档案的学生信息登记表，档案馆根据各学院提供的“毕业生档案邮寄单位、地址信息登记表”办理毕业生档案邮寄，请各学院在6月27日之前提供excel电子、纸质文档各一份（见附件2）。

 2、根据相关规定，为保证毕业生档案准确转递，要求档案转寄的单位、地址具体详细，如xx省xx市xx县（区）xx街xx号，档案接收单位全称并具体到接收部门。

3、学生档案不允许自带，如急需调取档案，待档案整理完毕后毕业生本人凭调档函（或报到证）及身份证原件到档案馆办理转递手续。

 4、待就业毕业生，二年择业期内档案可暂由学校档案馆保存。

 5、档案统一邮寄时间一般安排在7月上旬，毕业生应在档案寄出7天后到档案接收单位查询或在学校档案馆网页上查询邮件信息。发现档案未收到的，请及时向邮政查询，查询期限一年，如仍有疑问请致电（0734-3452034；0734-3452246）或到档案馆咨询。

二、2017届毕业生班级集体照收集、整理、移交工作（责任部门：各二级学院）

（一）质量要求：

1、照片大小：十寸，即25.4cm（长）×15.2cm（宽）。

2、纸质图片清晰，电子照片移交原片，不做压缩等处理。

3、每张照片要求标明照片提名（如湖南工学院××学院××专业××班毕业合影）和与照片上人物位置相对应的姓名表。

（二）移交要求

1、纸质照片与相应的电子底片一并归档。

2、编制归档文件目录（目录格式见附件3）。

3、填写档案移交说明（档案移交说明格式见附件4）。

4、档案移交说明与归档文件目录一式两份，移交单位与档案馆各保存一份。

（三）移交时间：6月20日至6月24日

三、学籍档案的收集、整理、移交工作（责任部门：教务处）

（一）学籍档案的内容

1、2017届毕业生学生成绩册

2、毕业生名册（含毕业证书号）

3、毕业证和学位证样本

（二）质量要求

1、纸质档案字迹、印章清晰；要求用70g以上的纸打印。

2、学生成绩单要求提供毕业生离校前最后的定稿（往年提供的没有更新毕业前补考成绩）。

3、学生成绩册要求按班级装订，每册装入相应班级名单，并制作成绩册封面，封面上标明所属学院、专业班级。

4、毕业生名册要求每张都有表头，方便以后提供利用，并加盖教务处公章。

（三）移交要求

1、纸质档案与相应的电子文档一并归档。

2、编制归档文件目录（目录格式见附件3）。

3、填写档案移交说明（档案移交说明格式见附件4）。

4、档案移交说明与归档文件目录一式两份，移交单位与档案馆各保存一份。

（四）移交时间：10月8日至10月20日

四、毕业典礼相关档案材料的收集、整理、移交工作（责任部门：学生工作处）

（一）收集内容

1、校领导在毕业典礼上的致辞

2、毕业生代表发言稿

3、有保存价值的声像材料

（二）移交要求

1、纸质档案与相应的电子文档一并归档。

2、编制归档文件目录（目录格式见附件3）。

3、填写档案移交说明（档案移交说明格式见附件4）。

4、档案移交说明与归档文件目录一式两份，移交单位与档案馆各保存一份。

（三）移交时间：6月7日

  附件1：学院毕业生档案材料移交清单

  附件2：毕业生档案邮寄单位、地址信息登记表

  附件3：归 档 文 件 目 录

  附件4：档案移交说明

                                            湖南工学院档案馆

                                             2017年4月20日