各二级学院、相关部门：
为做好2018届毕业生档案工作，根据有关档案工作的规定,按照学校毕业生离校工作的统一部署，现将有关工作通知如下：
一、毕业生档案材料的组织实施
各二级学院在档案馆的组织指导下实施毕业生档案材料的收集、整理、归档工作。请各学院确定1名领导负责毕业生档案工作，并指定1名工作人员，负责组织毕业生档案材料收集、整理、移交。相关材料于6月7日前，以电子邮件的方式报送档案馆（含学院、姓名、联系方式；收件邮箱：76702101@qq.com）。
二、毕业生档案材料归档前期工作
教务处、团委、学生工作处、招生与就业指导处、后勤管理处、档案馆等部门是毕业生档案材料形成或暂时保管部门，各部门负责相应档案材料（见附表1）的收集、整理工作，在6月15日以前移交到各二级学院。移交时档案材料必须做到整洁、齐全，文字填写规范（必须使用黑色签字笔书写，不可用圆珠笔、铅笔和红色墨水书写），签字与盖章手续完整，并按专业、班级、学号顺序排列。
附表1：毕业生档案材料及其负责部门
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序号 |
档案材料内容 |
负责部门 |
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1 |
高考招生报名登记表 |
档案馆 |
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2 |
全国普通高等学校毕业生就业通知书 |
招生就业处 |
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3 |
毕业生登记表；奖励、违纪处分材料 |
学生工作处 |
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4 |
大学成绩总表；学士学位材料 |
教务处 |
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5 |
毕业前体检表 |
后勤管理处 |
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6 |
入团材料 |
团委 |
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7 |
其它材料 |
相关部门或个人 |
三、毕业生档案材料整理、归档、移交工作
1、各二级学院在7月5日前，将毕业生档案材料以学生个人为单位进行归整，并按班级、专业、学号顺序排列。
2、各二级学院按附表2安排时间，由负责档案工作的老师组织学生到档案馆进行毕业生档案归档、移交。
附表2：毕业生档案归档移交时间安排
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时间 |
学院名称 |
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7.6 |
外国语学院、计算机与信息科学学院、材料与化学工程学院 |
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7.7—7.8 |
机械工程学院、安全工程学院、电气与信息工程学院 |
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7.9—7.10 |
建筑工程与艺术设计学院、经济与管理学院 |
四、毕业生档案转递工作
1、 各二级学院要重视毕业生档案转递工作，安排辅导员、班主任向毕业生宣传毕业生档案管理的有关政策，动员毕业生将档案转递到学生就业单位或学生生源地人才交流中心管理。
2、档案馆负责毕业生档案转递信息的统计，并为毕业生办理档案转递手续，邮寄费用由学校承担。
档案馆
2018年6月4日
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