关于做好2019届毕业生班级集体照收集、整理、移交工作的通知

各二级学院：

    为加强声像档案的管理，保存好历史资料，现将2019届毕业生班级集体照收集、整理、移交工作相关事项通知如下：

一、质量要求：

1、收集齐全完整，包含各二级学院所辖2019届全部毕业专业班级。

2、照片正上方应标注题名：湖南工学院xx学院20xx级xx专业xx班毕业合影。

3、填写照片说明。照片说明格式如下：

4、纸质照片要求：图像清晰，按十寸规格在专业照相馆冲洗。如将纸质照片过塑，则将相应的照片说明贴在照片的背面一同过塑。

5、电子照片移交原片，不做压缩等处理。每一张电子照片与相应的照片说明保存为一个文件夹，文件夹需填写文件题名（如湖南工学院××学院××专业××班毕业合影）。

二、移交要求

1、纸质照片与相应的电子底片一并归档。

2、编制归档文件目录（目录格式见附件1）。

3、填写档案移交说明（档案移交说明格式见附件2）。

4、档案移交说明与归档文件目录一式两份，按要求签字盖章后由档案移交单位与档案馆各保存一份。

三、移交时间：6月20日至6月24日

四、联系人与联系电话：

各二级学院确定一名负责人，并于3月29日前将负责人名字及联系电话报与档案馆。

档案馆联系人：廖老师     联系电话：61023    3452225