各教研室、学生会、团总支、各班级：

根据《湖南工学院档案管理办法》（湖工政发〔2013〕52号）及《湖南工学院教师业务档案管理规定》（湖工教〔2014〕38号）文件精神，为规范我院档案管理工作，现对我院2016年档案工作通知如下：

一、     明确职责，分工合作

领导小组：

1.   党建、思想政治工作档案领导小组

组长：张文玉

副组长：肖奎

秘书：王胜

组员：周斌、代玉林、谢忠祥、肖发新

2.   教学、人事档案领导小组

组长：刘?忠

副组长：肖奎

秘书：肖亚斌

组员：周斌、代玉林、谢忠祥、肖发新、张勇

3.   科研档案领导小组

组长：肖奎

副组长兼秘书：谢忠祥

组员：周斌、代玉林、肖发新、张勇

4.   学生档案领导小组

组长：肖奎

副组长兼秘书：欧学阳

组员：唐朝华、陈娟、各班班长

各领导小组成员负责教研室/党支部/学生会/团总支/班级的材料收集、分类，各领导小组秘书负责对各类材料进行整理、装订及归档；各组组长及副组长负责对档案材料的电子、纸质档进行核查。

二、     归档类别

1.   党建、思想政治工作档案（归档至党员活动中心）：

（1）  党总支/党支部工作材料：党总支/党支部工作基本情况；党总支/党支部工作计划；党总支/党支部党建工作小结；党总支廉政建设材料等；

（2）  党支部组织机构及相关制度：党总支/党支部组织机构、党总支/党支部工作制度；

（3）  党务公开：入党积极分子相关材料；

（4）  “三会一课”材料：党支部/党总支党员会议/支部委员会议记录、民主生活会材料、民主评议党员材料、党课材料；

（5）  其他材料：党政联席会记录、党组织关系清查材料、“两学一做”专题教育材料、学习上级文件精神讨论记录及总结材料、各党支部特色活动材料等；

2.   教学、人事档案（归档至教学科研办）

（1）  教师业务档案：教师业务档案由各位老师按《湖南工学院教师业务档案管理规定》自行整理，各老师所在教研室主任负责清查；

（2）  教研教改：教研教改文章复印件、教研项目申报书首页及参与成员页、教研项目立项通知书复印件；

（3）  教学竞赛：各级各类教学竞赛获奖证书复印件；

（4）  专业建设：16级人才培养方案评审工作相关材料、16级人才培养方案、材料物理专业建设规划、对外合作相关材料；

（5）  师资队伍：年度师资队伍建设规划、全职外聘教师及企业教师管理工作、在职教师职称结构统计表及变化情况、在职教师学历结构统计表及变化情况、教师培养培训材料；

（6）  督导情况：各学期督导计划、督导总结、督导团听课记录复印件、试卷检查通知及检查材料原件；

（7）  实践教学：实验教学运行记录、实验室建设及管理、实验开出率、学科竞赛组织材料活动开展记录及获奖材料；

（8）  质量监控：日常教学检查安排表及详细记录；

（9）  教研室材料：教研室计划及总结材料、教研室会议记录材料、教研室示范课公开课安排表、教研室教师听评课总结材料、教研室其他特色材料；

（10）      评估整改工作支撑材料：数学分级教学总结材料；

（11）      各教研室、实验室及学院16年工作总结和17年工作要点；

（12）      其他与教学、人事相关的上级制度、通知及本学院其他工作材料。

3． 科研档案（归档至教学科研办）

（1） 科研项目：国家自然科学基金申报书首页、各类省级市级校级科研项目申报书首页、各类科研项目立项通知书；

（2） 科研论文：已发表的科研论文复印件；

（3） 发明专利：各类发明专利的批准书；

（4） 学科建设：数学学科、物理学科“十三五”发展规划；

4.  学生档案（归档至成长辅导室）

（1） 思想政治教育工作：大一思想政治教育例会记录（要点）；长征胜利80周年纪念活动材料、孙中山120周年纪念活动材料、处级干部联系班委会议纪要；

（2）各项制度：早晚自习考勤制度、课堂出勤制度、辅导员制度、班主任制度、各级各类奖、助学金评选制度等；

（3）日常教育：各班学生基础档案、大二学生学业档案、大一学生档案材料、团员档案材料、文明宿舍及学生会宿舍周考勤材料、学校周考勤通报材料；

（4）学生会、团委材料：各次活动策划书、各次活动照片（精选，与策划书放在一起）、团学例会记录材料；

（5）成长辅导室：成长辅导室制度、值班表、辅导情况、新增资产目录；

（6）学风建设：学风建设领导小组材料、创新创业领导小组材料、周考勤材料；

（7）三下乡材料：三下乡申报书、立项材料、总结材料；

（8）荣誉证书等材料：学院、各班、各同学所获证书复印件；

（9）学院学生工作、学生会、团委、各班级16年工作总结和17年工作要点；

(10) 奖、勤、助材料：奖、助、勤评选记录复印件、志愿服务记录原件及统计表、勤工助学人员申请表及活动记录原件和统计表；

（11） 其他与学生工作相关的材料。

三、按时完成、保证质量

具体安排如下：

12月31日：各老师完成教师业务档案整理工作；

1月5日：各小组完成档案收集、归类工作；

1月6日：抽查、核实；

1月8日：各小组秘书完成整理、装订、存档工作；

请各组秘书督促各位老师、各组组员严格按照时间节点将相关工作做好。

                  数理科学与能源工程学院