根据《湖南工学院2020年迎新工作方案》要求，认真贯彻迎新工作方案，按照“热情、周到、有序、高效”的原则，数理科学与能源工程学院组织开展细致周全的迎新工作。全力确保我院新生顺利入校，并熟悉大学环境，适应大学生活，让他们尽快走入新的集体，感受新家庭的温暖。使新生吃、住、学得到妥善安排，充分展现我院的良好风貌，让学生安心、家长放心。

一、工作机构：

（一）数能学院成立迎新工作领导小组

组 长：黄卫华、刘璟忠

副组长：何雪华、谢忠祥

成 员：徐慧、周政、姚思婕、20级各班班主任、团学干部

二、具体安排

（一）前期工作

迎新工作开展前期，团学会组织迎新成员开展迎新工作协调会议，分布迎新工作。

会议时间：2020年9月29日和10月9日

1、迎新宣传组

迎新氛围的营造及迎新工作的宣传报道（迎新横幅、海报、工作牌的准备）。10月9日前完成宣传板（含学院概况、团学活动等）报道流程图、指示牌、横幅、新生群群号、易班二维码与家长微信二维码等制作。

2、新闻报道组

（1）负责撰写迎新工作新闻，充分利用QQ、微信、微博、易班等平台进行报道。

（2）负责新生军训动员、阅兵式、开学典礼等摄影报道，并完成迎新词、广播稿的撰写等。

（3）充分利用QQ、微信、微博、易班等平台进行学院优秀组织和活动进行宣传，让新生及时了解院级活动动态。

（4）易班注册认证以及加入课群工作(此项负责人：赵诗雨)

3、学生资料准备组

负责将相关信息收集（学生分班、宿舍、钥匙、温馨提示、致新生信等）

4、卫生打扫组

（1）新生寝室卫生需要在寝室装修完一天内完成寝室卫生打扫。

（2）数理楼墙壁广告清理和周围垃圾清理，在10月9日前必须完成。

（3）组员待定，根据来校生自由组织分配。

（二）迎新接待

1、服务站（共两组，进行宿舍引导）

（1）第一组负责引导A区新生，第二组负责引导C区新生。

（2）要求注重礼仪，语气和气亲切，表达得体，礼貌热情，服务周到。

（3）提前来的新生可以选取进入迎新工作中，成员由20级班助决定，名单需要记录。

（4) 10月13日起，各部门继续做好晚到新生的相关服务工作；

2、接待报道组

（1）报道组：制作新生签到表、新生基本信息填写表等新生报到所需要准备的一系列工作。

（2）接待组：主要做好新生的接待工作。

（3）保险购买组：帮助新生填写好保险资料。

3、后勤组

（1）完成迎新中桶装水、盒饭的等其他方便的提供。

（2）完成桌椅的搬运。

（3）发放新生寝室生活用品。

（4）对迎新工作中所需要的工具进行购买。

（5）负责迎新工作中医疗服务工作。

（6）人员不足由学生会办公室进行调动。

4、保卫组

（1）做好迎新工作安全预案，牵头对迎新工作中的安全隐患进行排查。

（2）负责校区报道点的秩序维护。

（3）成员要求进行巡逻，在迎新工作中不断进行不同组的走动。

5、考勤组

由自律部进行严格考勤（一天三次，上午一次，下午一次，然后随机抽取一次），迎新结束后提交考勤表至学生会办公室。在确保迎新成员充足的情况下，各组可以根据实际情况进行成员安排执勤，提前必须向学生会办公室进行说明。

（三）工作人员请假安排

由自律部在10月9日之前为各个工作人员打好请假条

（四）迎新工作制度

1、学生干部及新生养成辅导员全程责任制

即新生办理好入学手续并落实好住宿后，接待学生干部应将其自己的电话联系方式及学生会的电话告之新生，以便新生如有未办完的手续或者遇到麻烦时尽快取得联系，该接待学生干部或者志愿者全力协助新生办理未尽事宜。

2、首席接待员制

首席接待员为第一位接待新生者。接待员应熟悉迎新流程，为新生提供热情且细致的服务；接待过程中应正面客观宣传学院学校发展情况；积极引导新生适应大学生活。

3、交接班责任制

接待员换班交接应做好记录，并完成交接。

4、迎新请假制度

安排与迎接接待工作的干部、党团员和志愿者，原则上不准请假，如有课需请假的，必须向学院老师提出申请。

（五）工作要求

1、热情服务

热情、耐心，全心全意的为新生办事，耐心解答新生及家长的问题，为新生解决实际困难。遇到不能解决的问题时要及时报告学生会或者老师。

2、维护形象

要注意维护学校及学院的形象，对新生的意见及情绪要注意疏导，对新生及家长反映的情况一时无法解决的要及时上报迎接办公室的老师。

3、熟悉流程

迎新工作人员必须提前半个小时到达工作岗位，做好各项准备工作。当班时间必须坚守岗位，不得无故缺岗，不得擅自离岗，各组组长做好考勤。

所有工作人员都应熟悉迎新流程，为新生提供热情且细致的服务；接待过程中应正面客观宣传学院学校发展情况；积极引导新生适应大学生活。

接待工作中要一视同仁，不得以老乡或亲朋好友的关系做超出规定范围的事情。对于新生或家长提出的超出工作范围的要求，要根据实际情况尽力帮助解决，如不能解决，要先做好学生及家长的思想工作，直至满意为止。

如果遇到计划外的特殊情况，工作需要调整时，工作人员一律服从学院统一调配。

（六）安排

具体安排见附录中表1。

（七）工作时间安排

迎新时间：10月10日14：00——10月12日18:00

工作时间如下（可根据实际情况予以调整）：

10号下午14：00-18：00

11号上午8：00—12：30

11号下午12：30—18：00

12号上午8：00—12：30

12号下午12：30—18：00

具体人员安排见附录中表2。

三、注意事项

1、各部门迎新准备工作必须在10月9日之前保质保量完成。

2、在确保迎新成员充足的情况下，各组可以根据实际情况进行成员安排执勤，提前必须向学生会办公室进行说明。

3、迎新期间,迎新工作人员必须坚守岗位,做到文明、高效、热情、周到。

4、迎新工作人员必须严于律己，认真工作，热情服务新生及家长，展现良好的精神风貌，通力合作，共同搞好本次迎新工作。

 

 

数理科学与能源工程学院

二〇二〇年九月二十九日