第一章   总  则

第一条 校友是学校建设发展的宝贵资源，是学校办学实力和水平的集中体现，是学校“立德树人”根本任务的延伸和发展。培育校友文化，凝聚校友力量，对学校的建设和发展有着积极的影响。为推动学校校友工作深入开展，制定本办法。

第二条 湖南工学院校友工作坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，坚决落实“立德树人”根本任务；以建设特色鲜明的区域性高水平应用型大学为目标，以《湖南工学院校友会章程》为行动指南，实现母校和校友互惠共赢；以终身服务为导向，培育健康校友文化；整合校友资源，推动学校内涵式高质量发展。

第三条 校友工作以“共生、共享、共赢”为宗旨，充分调动各方面力量，着力构建全员参与的工作格局。加强与各地、各届校友间的互动交流，构建覆盖全国主要地区、充分支撑学校和校友事业发展、充满活力的校友工作体系，形成学校关心校友、校友热爱母校，学校和校友互相支持、共同发展的校友工作局面。

第二章   校友范围

第四条 湖南工学院校友包括：在湖南工学院（含原湖南大学衡阳分校，湖南建材高等专科学校、衡阳基础大学、衡阳二轻职大等）学习过的各类各层次学生(含全日制本、专科；成教本、专科等和各类培训班学员)和工作过的教职工（含外籍教师、兼职教授、客座教授、名誉顾问等）。

第三章   组织机构

第五条  学校构建校院两级校友工作体系，学校与各二级学院发挥各自优势，协同做好校友工作。

第六条 湖南工学院校友总会是湖南工学院校友自愿组成的联合性、非营利性社团组织，旨在广泛联络和凝聚校友，加强校友与母校、校友与校友之间的联系，服务校友、服务母校、服务社会，促进教育、科技、经济发展和社会进步。湖南工学院校友总会接受湖南省教育厅、湖南省民政厅的业务指导和监督管理。

第七条 校友总会办公室（以下简称“校友办”）是学校开展校友工作的常设机构，负责全校校友工作的部署、协调、统筹与管理，二级学院负责本学院的校友工作。校友办与校友总会秘书处实行合署办公。

第八条 各二级学院应建立高效运转的校友工作机制，二级学院党委（总支）书记履行本院校友工作的领导职责，并部署安排各项具体工作的落实。各二级学院可成立校友分会，凝聚校友力量，校友分会的组织、管理与运行由所在二级学院统筹安排。

第九条 湖南工学院校友会备案组织指在湖南工学院校友总会正式备案的二级校友组织。备案组织具体包括二级学院校友分会、地方校友组织、海外校友组织、行业校友组织及其他校友组织，不包括上述校友组织发展的次级组织。校友备案组织由校友总会秘书处（校友办）进行业务指导和监督管理，备案组织对其发展的次级组织具有监督管理的责任。

第四章  工作职责

第十条  校友总会办公室工作职责：

（一）制定校友工作制度，完善校友工作的体制、机制建设；

（二）搭建校友交流联络的网络平台，汇总二级学院收集的校友信息，完善平台建设。

（三）结合学校发展中心工作和重点工作，充分发掘校友资源，对校友资源进行分类，为相关职能部门提供校友信息资源支持。

（四）多渠道联络校友，开发、整合校友资源，实现校友与学校资源共享，互助互利，优先支持与校友企业建立战略合作关系；

（五）指导协调召开校友代表大会、理事会及校级大型校友活动，策划校庆活动；

（六）指导、审核各级校友备案组织的有关工作方案；

（七）负责校友刊物的编撰与发布；

（八）负责与上级业务主管单位及监管部门的沟通协调，做好校友会年检工作；

（九）做好校友捐赠管理及服务。规范校友捐赠管理，并做好捐赠者的服务及咨询工作，对校友捐赠的实物和礼品统一登记造册，按捐赠物品的用途和捐赠者的意愿分类管理。

第十一条  各二级学院校友工作职责：

（一）建立和完善校友信息库。做好校友信息收集与更新工作，发挥二级学院校友资源禀赋优势，完善本院校友信息资料，促进校友网络平台的建设，挖掘信息资源价值，为校友提供增值服务，增强校友对母校发展的支持力度。

（二）做好校友联络与服务工作。有计划地开展具有学院特色的校友联谊活动，认真做好校友毕业值年返校接待工作，及时向学校校友总会反馈活动信息，推动校友会持续发展；

（三）做好在校生校友情结培育工作。充分利用新生入学、毕业教育和老校友返校等机会，采取各种形式，培育和增进在校学生的校友意识；

（四）为校友的发展提供信息与服务。结合科研、教学、学术交流和学生实习、就业等工作，不断加强学校与校友或校友企业（单位）的密切合作，以灵活多样的形式将学校的关心和支持传递到校友身边，增强校友对学校的归属感。

（五）做好校友档案管理工作。做好校友信息、校友活动的文字、图片等资料收集工作，以自然年为时间段，每年及时将资料汇总报送校友总会办公室和学校档案馆存档；

（六）配合学校校友总会工作。落实学校校友总会的各项工作安排，及时做好校友活动信息及相关工作动态的汇总、报送和联络工作。

第五章   备案组织管理

第十二条  各备案组织的命名要求如下：

（一）在校内各二级学院成立的校友会，以“湖南工学院××学院校友分会”命名；

（二）校友在各地方成立的校友联络机构，以“湖南工学院××（地域）校友会”命名；

（三）根据专业或兴趣爱好、行业等类别设立的校友联络机构，以“湖南工学院××（行业类别）校友会”命名；

（四）各地区校友组织成立应遵守所属地社会团体主管部门的相关法律法规，合法登记。尚未合法登记的校友组织应以“联络处”的方式命名，并依据相关规定开展活动。备案组织名称中包含“湖南工学院”字样的应取得湖南工学院的授权，遵守《湖南工学院校友会章程》，登记后按照各自章程独立开展活动，接受湖南工学院校友总会的业务指导。

第十三条  各备案校友组织名称经校友会秘书处（校友办）审核备案后，在活动场地、新闻媒体报道、宣传品编印等的使用上必须严格按照通过审批的组织全称或简称，不得随意删改。

第十四条  筹备成立备案校友组织申报程序如下：

（一）由筹备学院/地区/部门向校友总会秘书处（校友办）提出书面申请，并提交校友会筹备委员会组织机构负责人候选名单以及筹备方案；

（二）校友总会秘书处（校友办）报分管校领导和校友总会会长批准后，筹备单位根据批准方案实施。

筹备方案应当包含以下内容：

1. 筹备委员会名单；

2. 组织机构负责人候选名单；

3. 分会章程（草案）/联络处工作规则（草案）；

4. 成立大会议程；

5. 成立大会其他事项。

第十五条  申请批准后，筹委会在校友总会秘书处（校友办）协助指导下完成各项筹备工作，直至成立大会的召开。

筹备期间，筹委会应向校友总会秘书处（校友办）提交成立大会的具体材料，包括会议举行时间、地点、议程及参会人员等；

成立大会召开后，新成立的校友组织应整理成立大会的活动宣传文件、影像、校友通讯录等相关材料交校友总会秘书处（校友办）存档。

第十六条  备案校友组织开展换届筹备工作时，应将换届议程和新一届理事会成员建议名单在换届前30日提交至校友总会秘书处（校友办），经审核后方可执行。

备案校友组织换届后，应向校友总会秘书处（校友办）报送以下材料：

（一）新一届理事会成员名单；

（二）会长及秘书长简历；

（三）校友会成员通讯录。

第十七条  需要注销的备案校友组织，由其理事会提前30日向校友总会秘书处（校友办）提交书面报告，经批准后进行注销备案。

第十八条  备案组织成立、换届、注销等事项，应邀请湖南工学院校友总会领导到会指导，各地已经注册登记的备案组织，应邀请主管民政部门和挂靠单位领导到会指导。境外及海外备案组织遵从属地法规或惯例。

第六章   校友捐赠管理

第十九条  鼓励各校友会、校友分会或校友捐款捐物支持学校的建设和发展，校友捐赠遵循自愿的原则。

第二十条 捐赠的款项与物资可用于学校教学科研仪器设备、图书资料、 校舍建筑、道路以及广场、园林、树木、绿地、水系等校园景观的建设。学校参照《中央高校捐赠冠名管理暂行规定》的相关规定，对符合冠名条件的，可按照捐赠人意愿对其捐赠对象冠名以资纪念。

第二十一条 校友捐款必须统一纳入湖南工学院教育基金会账户管理。基金会秘书处严格按照捐赠人意愿，规范使用和管理捐赠基金，定期向捐赠人报告基金使用情况，不得将捐赠款项挪作他用。

第二十二条 校友向学校捐赠的仪器设备、图书资料等属于固定资产范畴的物资按照《湖南工学院资产管理办法》的规定管理。捐赠的礼品由校友会秘书处（校友办）代为收取，造册登记，可按来源单位存放在各单位。贵重物品及有历史价值的捐赠物品需交由校友会秘书处（校友办）办理相关手续，存放在校史馆。

第二十三条  校友缴纳的校友活动资金，必须统一纳入湖南工学院教育基金会账户管理。资金可用于学校校友会活动及相关工作，优先给款项来源单位的校友活动使用，所在单位（校友会备案组织）必须指定专人负责，并严格按照指定范围使用基金，不得将款项挪作他用。

第七章  考核与奖惩

第二十四条 学校将校友工作考评激励纳入年终工作考核体系，根据学校发展需要可以适时适度调整。

第二十五条 对工作突出的校友工作者，学校将予以表彰与奖励。

第八章   附  则

第二十六条  任何单位和个人不得以校友会、校友分会、校友联络处或校友的名义从事个人目的的行为和活动，不得损害学校、校友会、校友组织以及校友的利益和声誉。

第二十七条  本办法由校友总会秘书处（校友办）负责解释。

第二十八条  本办法自公布之日起施行。