学科建设与发展规划处

湖南工学院科研经费管理办法（2019年修订）

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第一章 总则

 

第一条 为规范和加强科研经费管理，提高科研经费使用效益，落实中央和湖南省关于推进科技创新建设有关文件精神，进一步简政放权，简化手续，推动学院科研事业持续、健康发展，根据《关于扩大高校和科研院所科研相关自主权的若干意见》（国科发政〔2019〕260号）、《关于抓好赋予科研管理更大自主权有关文件贯彻落实工作的通知》（教党函〔2019〕37号）、《国务院关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》（国发〔2018〕25号）、《国务院办公厅关于抓好赋予科研机构和人员更大自主权有关文件贯彻落实工作的通知》（国办发〔2018〕127号）、《国家自然科学基金委员会关于国家自然科学基金资助项目资金管理的补充通知》（国科金发财〔2018〕88号）、《关于进一步加强省属高校科研经费管理工作的若干意见》（湘教发〔2018〕10号）以及财政部、教育部、湖南省等关于科研经费管理的文件要求，结合学院实际，制订本办法。

第二条 纳入本办法管理的科研经费是指：

（一）纵向科研项目经费，指学院通过承担国家、地方政府常设的或者专项项目取得的经费。包括政府部门直接下达给我院的各类科研项目经费、学院作为合作（协作）单位承担上述来源项目并由项目主持单位转拨到我院的科研经费。

（二）横向科研项目经费，指学院承担的非财政性资金来源、非计划性财政资金及政府购买服务的项目经费。包括学院与行政事业单位、社会团体及个人签署合同（协议）合作进行的技术开发、技术转让、技术咨询、技术服务等项目经费，以及其他各类非财政资金来源的项目经费。

（三）学院科研经费，指由学院预算安排的院级科学研究项目经费、人才引进科研启动费和省级以上纵向科研项目配套费等经费。

第三条 各类科研收入不论其资金来源渠道，均纳入学院收入，实行统一核算与管理，专款专用，其它任何部门不得私设账户，严禁资金体外循环。

第四条 项目主管部门对科研经费使用和管理有文件规定的，按其文件规定执行；项目委托方或合作方在项目合同中对经费使用有明确约定的，按其合同约定执行；项目主管部门或项目委托方对经费管理没有明文规定的，按本办法执行。

 

第二章  管理职责

 

第五条 学院实行“统一领导、分类管理、集中核算、责任到人”的管理体制。学院作为科研经费使用和管理的责任主体，分管科研、财务工作的院领导协助院长承担领导责任。

第六条 学院各职能部门根据分工协同、各司其职的原则，在各自职责范围内，履行与科研经费管理相关的管理职责。

（一）科技产业处负责科研项目和科研合同的管理，会同财务处指导项目负责人编制项目经费预算，监督合同执行，审核预算调整，督促项目负责人按有关规定结题结账，配合财务处做好经费管理工作，配合审计处做好经费审计工作。

（二）财务处负责科研经费的会计核算和财务管理，指导项目负责人编制项目经费预算和决算，监督和指导项目负责人按照项目立项通知书（任务书）或科研合同约定的经费预算合理使用科研经费。协助项目负责人结题审计。

（三）资产与设备管理处负责对使用科研经费购置的科研仪器设备、实验耗材进行招标、采购、验收、登记、入库、出库等管理工作。

（四）图书馆负责对使用科研经费购置的图书进行验收、登记、入库、借阅等管理工作。

（五）审计处负责科研经费的审计工作，按照国家、省、市及相关部门的要求，对科研经费使用和管理进行专项审计工作。

（六）各二级学院（教学部、研究院）（以下简称二级单位），是科研活动的基层管理单位，负责领导和督促本单位科研工作的正常开展，指导和监督本单位的科研经费使用。各二级单位要根据学科特点和项目实际需要，合理配置资源，为科研项目执行提供条件保障；要监督预算执行，督促项目进度；配合学院对科研工作进行项目绩效考核。

第七条 科研项目负责人是科研经费使用的直接责任人，对经费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担法律责任。项目负责人要依据有关财政法律法规和科研经费管理制度，据实编制科研项目预算和决算。按照批复预算和合同（任务书）使用经费，接受上级和学院相关部门的监督检查。

第八条 科研经费较多的科研团队或项目组可设立科研财务助理，为科研人员在项目预算编制和调剂、经费支出、财务决算和验收等方面提供专业化服务。

 

第三章 预算编制管理

 

第九条 科研经费预算是科研经费收支和管理的基本依据。学院对科研经费的使用实行预算控制和管理。项目负责人应在财务处、科技产业处的指导下，根据相关主管部门规定以及项目研究开发任务的特点和实际需要，按照政策相符性、目标相关性和经济合理性的原则，科学、合理、真实地编制项目经费预算，严禁编制虚假预算套取科研经费。

第十条 科研经费的预算指与科研相关的各类开支预算。包括直接费用、间接费用。

第十一条 直接费是指项目实施过程中发生的与之直接相关的费用。直接费预算应当按照经费开支范围确定的支出科目和不同经费来源编制，直接费预算编制说明和测算依据根据项目主管部门有关要求进行填报。

直接费开支范围及编制要求如下：

（一）设备费：指在项目实施过程中购置或试制专用仪器设备，对现有仪器设备进行升级改造，以及租赁外单位仪器设备而发生的费用。对通过共享服务能够满足项目实施需要的大型科学仪器设备，应避免重复购置、试制。

（二）材料费：指在项目实施过程中消耗的各种原材料、辅助材料、低值易耗品等的采购及运输、装卸、整理等费用。

（三）测试化验加工费：指在项目实施过程中支付给外单位（包括依托单位内部独立经济核算单位）的检验、测试、化验及加工等费用。

（四）燃料动力费：指在项目实施过程中相关大型仪器设备、专用科学装置等运行发生的可以单独计量的水、电、气、燃料消耗费用等。

（五）会议费/差旅费/国际合作与交流费：指在项目实施过程中开展学术研讨、咨询交流、考察调研等活动而发生的会议、交通、食宿等费用，以及项目研究人员出国及赴港澳台、外国专家来华及港澳台专家来内地开展学术合作与交流的费用。

国际合作与交流费应当严格执行国家外事资金管理的有关规定。出国人员应为项目组成员，出国任务应与项目研究相关。

（六）出版/文献/信息传播/知识产权事务费：指在项目实施过程中，需要支付的出版费、资料费、专用软件购买费、文献检索费、专业通信费、专利申请及其他知识产权事务等费用。

资料费是指在项目实施过程中需要支付的图书（包括外文图书）购置费，资料收集、整理、复印、翻拍、翻译费等。

出版费是指在项目实施过程中支付的打印、印刷及阶段性成果出版、成果推介等费用。项目主管部门规定不得支出论文发表版面费的人文社会科学项目，出版费中不得列支论文版面费。

（七）劳务费：参与项目研究的研究生、博士后、访问学者以及项目聘用的研究人员、科研财务助理、科研辅助人员等，均可开支劳务费。

（八）专家咨询费：指在项目实施过程中支付给临时聘请的咨询专家的费用。

（九）数据采集费：指在项目实施过程中发生的调查、访谈、数据购买、数据分析及相应技术服务购买等支出的费用。

（十）其他支出：指在项目实施过程中发生的除上述费用之外的其他支出，如审计费、成果推广费、通讯费、互联网服务费、税费等费用（横向科研项目可按实际需要开支少量科研活动接待费）。其他支出应当在申请预算时单独列示，单独核定。

第十二条 间接费用指学院在组织实施项目过程中发生的无法在直接费用中列支的相关费用，由资源占用费、绩效支出和管理费组成，主要用于补偿依托单位为了项目研究提供的现有仪器设备及房屋，水、电、气、暖消耗，有关管理费用以及绩效支出等。其中绩效支出是指学院为了提高科研工作的绩效安排的相关支出。间接费用的预算按《湖南工学院科研项目间接费用管理暂行办法》（湖工科〔2018〕3号）执行。

第十三条 对无明确要求编制间接费用预算的纵向科研项目，应根据项目主管部门所规定的管理费比例上限编制管理费预算；没有规定管理费比例上限的，按项目总经费的5%预算项目管理费。

第十四条 横向科研项目经费按合同约定的开支比例编制经费预算。间接费用预算编制与否由课题组成员根据需要自行确定，没有编制间接经费的，按合同进账经费的5%预算项目管理费。

第十五条 院级科研项目经费（包括学院设立的科学研究项目、人才引进科研启动费及各类科研项目配套经费等）只预算直接费用。

第十六条 跨单位合作的项目，确需外拨资金的，应当在直接费用预算中单独列示，并对外协单位资质及与项目相关人员的关联关系、承担的研究任务、外拨资金额度等进行详细说明。按合同规定转拨给合作单位的科研项目经费我院不设间接费用或管理费。

 

第四章  经费到账和配套管理

 

第十七条 科研经费按项目进行编号和建卡管理。科研经费到账后，由财务处通知科技产业处，科技产业处根据含有预算的纵向项目立项批准书或计划书（合同书）、横向科研项目合同书，办理进账后制作经费卡和项目预算表，并通知项目负责人办理领卡手续。

第十八条 对获准立项且我院为第一承担单位的省（部）级及以上科研项目，项目主管部门对经费配套比例有强制要求的，按相关管理文件或通知精神执行。没有强制要求的，学院按直接费实际进账经费的一定比例给予配套资助。

（一）国家级重大（重点）项目（含国家自然科学基金杰青、优青，国家社会科学基金重点项目等），按资助经费1:1.5配套，但配套经费总额不超过200万元/项。

（二）国家自然科学基金（面上、青年项目等）、国家社会科学基金（一般、青年项目等）、技术创新引导专项（基金）、国家级重大（重点）项目子项目等，按资助经费1:1.5配套，但配套经费总额不超过70万元/项。

（三）国家自然科学基金专项项目、国家社会科学基金专项项目、其他国家级项目，按资助经费1:1.4配套，但配套经费总额不超过60万元/项。

（四）省部级重大科学研究项目（含湖南省自然科学基金项目杰青等），按资助经费1:1.2配套，但配套经费总额不超过60万元/项。

（五）省部级重点科学研究项目（含湖南省自然科学基金项目优青、湖南省社科基金项目重点项目等），教育部人文社会科学研究一般项目等，按资助经费1:1.2配套，但配套经费总额不超过40万元/项。

（六）湖南省自然科学基金项目（含面目、青年等）、湖南省社科基金项目（含一般、青年等）、湖南省社会科学成果评审委员会课题、教育部人文社会科学研究青年项目、专项任务项目、其他部委办科学研究项目等，按资助经费1:1配套，但配套经费总额不超过10万元/项。

（七）省教育厅重点项目、优秀青年项目和其他省级项目（含各类专项）按资助经费1:0.8配套，但配套经费总额不超过5万元/项。

（八）国家级科技管理部门与省级政府设立的联合资助项目的经费配套，按照国家级项目相应级别资助经费的60%执行。省级科技管理部门和市级政府设立的联合资助项目的经费配套，按照省级项目相应级别资助经费的40%执行。以上项目配套经费总额不超过相应级别项目的配套经费限额。

第十九条 未经学院同意申请的科研项目、资助经费未进入学院财务账户的项目，学院对其立项资格不予承认，且不得作为经费配套、酬金发放、科研奖励、职称评定、岗位聘用、成果鉴定和成果报奖等的依据。

 

第五章  预算调整管理

 

第二十条 科研经费预算调整，是指项目组在科研项目执行过程中，发现科研项目原预算不能满足项目实际执行的需要，在符合项目主管部门相关政策的前提下，对科研项目经费预算所进行的调整。项目组在开展项目研究任务、执行经费预算的过程中，若因论证阶段费用测算不准确、工作任务细节调整，或者市场价格变化等原因，需要进行项目经费细项科目预算额度调整的，在符合项目主管部门相关政策条件下可申请预算调整。

（一）项目总预算、项目承担单位的变更或调整，应由项目负责人提出申请，经科技产业处和财务处审核同意、报项目主管部门批准同意后，方可按调整后的预算执行。

（二）项目总预算不变的情况下，项目直接费用预算确需调整的，项目主管部门的相关管理文件中有规定的，按文件规定执行；没有规定的，按以下规定予以调整：

1.材料费、测试化验加工费、燃料动力费、差旅/会议/国际合作与交流费、劳务费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、专家咨询费、数据采集费、其他支出预算如需调整，由项目负责人根据科研活动的实际需要提出预算调整方案，经科技产业处审核批准，报财务处同意后执行。

2.设备费预算原则上不予调增，如需调减可按上一点中程序调剂用于项目其他直接支出；设备费预算因特殊情况确需调增的，按照项目主管部门相关规定执行。

第二十一条间接费用预算总额原则上不得调整，确需调整的，按照项目主管部门有关规定执行。

第二十二条 横向科研项目经费预算的调整在取得项目合作方书面批准或同意后，由项目负责人提出预算调整方案，经科技产业处审核批准，报财务处同意后执行。

第二十三条 审批后的预算调整方案应由财务处办理项目经费预算调整备案及财务系统更新手续，项目经费预算调整申报及审批材料由财务处保管，作为财务调账依据，以备项目经费结题结算、审计和检查之需。

第二十四条预算调整手续每学期集中办理一次，项目验收结题前原则上只能调整一次预算。

 

第六章  经费支出管理

 

第二十五条 科研经费使用以预算为依据，严格控制在预算内开支，不得超预算支出。按真实性原则，项目立项前6个月内与项目有直接关系的费用可由项目负责人注明情况，在项目经费中凭发票按程序据实报销。

第二十六条 科研经费报账实行“一事一报”制，即同一科研活动事项的相关票据等汇总归类粘贴，填写一张科研经费单次报账单，一次性审批和报销。不得将同一事项分散报销，也不得将不同的科研活动事项混合为同一事项报销。

第二十七条 要严格结算管理。科研经费支出按《关于中央财政科研项目使用公务卡结算有关事项的通知》（财库〔2015〕245号）要求一般应当使用公务卡或银行转账方式结算。

（一）会议费、差旅费、小额材料费和测试化验加工费等，应当按规定实行银行转账或公务卡等非现金方式结算。

（二）设备费、大宗材料费、大额测试化验加工费、劳务费和专家咨询费等，应当通过银行转账方式结算。

（三）确因条件限制而难以通过公务卡结算的野外科考等发生的租车（船）费、快递费、农贸市场小批量购买鲜活农（水）产品等实验材料，部分应急实验设施、仪器设备维修费、科研资料购置费、打印、复印、彩扩等单次总计1000元以下的小额费用，以及无法办理银行卡汇款业务的偏远山区的季节性劳务用工费用，允许现金结算。

第二十八条 严格合同管理。合同的主体是湖南工学院。合同应由院长或院长授权委托的主管科研副院长或科技产业处负责人签署合同。未经院长授权，任何部门（单位）和个人不得以学院或本部门（单位）或个人的名义对外签署合同。

第二十九条 严格票据管理。科研经费报账应提供合法、真实、有效、规范的发票或财政收据，以及按规定要求需提供的《湖南工学院（科研类）物资申购计划审批表》（附件1）、明细清单、合同等相应附件材料。

（一）购买科研物资（含仪器、设备（软件）、材料、大型设备维修等）（不含政府集中采购目录内产品），1万元以上的采购还须附《湖南工学院（科研类）物资申购计划审批表》（附件1）。5万元以上的还须提供合同。

1.购买金额在1万元以下的物资，可自行采购。

2.购买金额在1万元（含）-3万元的物资，由项目组会同资产与设备管理处指派的人员进行采购。

3.购买金额在3万元（含）-5万元的物资，实行议标采购，价格通过询价集体议定。

4.购买金额在5万元（含）-10万元的物资，应实行校内公开招标，经招标委员会批准，也可采用集体议价。

5.购买金额在10万元（含）-50万元的项目，应实行校内公开招标。

6.购买金额在50万元（含）以上的项目，均应实行政府采购。

7.购买金额在200万元（含）以上的项目，均应实行政府公开招标采购。

8.购买政府集中采购目录内物资和服务，无论金额大小，必须执行政府集中采购规定。

9.购买材料，报销时需附经各二级单位实验中心或实践教学中心主任签字的验收清单。

10.购买危化品按《湖南工学院化学危险品管理办法》（湖工教字〔2010〕59号）执行。

11.购买达到固定资产标准的仪器设备需到资产管理处办理入库、领用等手续。

12.简化科研仪器设备采购流程，对科研急需的设备和耗材，采用特事特办、随到随办的采购机制，可不进行招投标程序，缩短采购周期；对于独家代理或生产的仪器设备，按程序确定采取单一来源采购等方式增强采购灵活性和便利性。

（二）报销测试化验加工费。报销时须提供收费项目明细、测试清单等附件（如发票上已注明可不提供，确需保密的数据、记录、清单可不提供）。一次性支付3万元（含）以上的还须提供合同（协议）。购买服务程序参照本条第（一）点执行。

（三）报销数据采集费。按以下规定处理：根据复杂、难易程度，问卷调查按5-50元/人·份，心理测试按10-80 元/人·份，社会访谈、人物专访等按50-200 元/人·次的标准据实核定。报账时，需附开展工作的佐证材料（如科研活动工作方案或说明等）和《湖南工学院数据采集费发放表》（附件2）。

（四）报销印刷费、打印、复印、彩扩等费用，单笔5000元以上的大批量印刷应提供合同。购买服务程序参照本条第（一）点执行。

（五）报销图书资料购置费，单次300元以下凭发票报销，无须填报图书资料验收单和入库单；高于300元须附明细清单，以及学院图书馆和资产管理部门出具的登记、建账和入库手续。科研项目经费所购置的图书资料可供项目组长期借阅。著作（专著、编著、译著等）的出版费报销时须提供出版合同，

（六）报销差旅费。可以根据项目研究工作需要参照《湖南工学院差旅费管理办法》规定，上浮一档执行差旅费（交通费、住宿费）标准并报销（院领导、学生除外）。超过上述规定标准后的部分自理。

1.野外科研出差(以下简称“野外出差”)是指根据科研工作需要，在食宿条件艰苦地区有计划开展的地质调查、考古挖掘、田野考察、环境监测、气象观测、工地勘察、海洋科考、野外测绘等科学研究、调查和考察活动。野外出差前须填写《湖南工学院野外科研出差审批单》(见附件3)

2.野外出差可据实报销或者综合补助定额包干（含住宿费、城市间交通费、伙食补助、市内交通费补助）方式，综合补助标准由项目负责人自主核定：教授及以上相当职务人员不高于550元/人·天；副教授及相当职务人员不高于450元/人·天；其他工作人员及学生不高于350元/人·天。综合补助按自然(日历)天数核发，单趟出差原则上不超过10天，超过10天的，应当提交有关证明资料及承诺书，并经项目负责人批准同意。

3.科研出差确需租车或者自驾车的，填写《湖南工学院科研活动租车或自驾车出差审批表》(见附件4)，经二级单位负责人和项目负责人审批，租车应当优先选择租赁公司的车辆，报销时提供租车发票及相关支撑材料；确无租车公司的地区，须提供租车费收据、费用清单、汽车行驶证和驾驶员身份证复印件、驾驶员联系方式等材料，方可报销。对于租车或者自驾车所引起的安全等责任，由相关单位和出差人员依法承担。

4.因发生城市间交通费用而产生的订票费、退票费、民航发展基金、燃油附加费、交通意外保险、燃油费、过路过桥费和停车费在预算范围内凭据报销。

（七）报销会议费。

1.参加会议。在国内召开的学术会议，报销须提供事前经项目负责人审批的会议通知或会议邀请函等资料；在国外召开的国际学术会议，审批及费用参照《湖南工学院因公临时出国（境）实施意见》（湖工党发〔2014〕34号）和《湖南工学院学术活动管理规定》（湖工政发〔2013〕22号）执行。

2.举办会议。开支标准实行综合定额控制。可以根据项目研究工作需要参照《湖南工学院公务接待管理办法(修订)》（湖工政发〔2019〕4号）规定，其综合定额标准可在三类会议费综合定额基础上上浮30%（国内会议）、100%（我国境内国际会议）。会议各项费用之间可调剂使用，单项定额上浮原则上不超过一倍。开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议场地租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等；国际会议还可列支同声传译翻译费、同声传译设备租赁费用。

举办国内学术会议报销须提供事前审批的《湖南工学院学术会议申请表》（附件5）、会议通知或会议邀请函、会议签到簿、发票等资料，委托旅行社承办会议的还要提供合同；举办国际会议须按照国家的相关规定办理申报手续，报销时须提供邀请函或合作协议书、外国专家护照复印件、机票发票、登机牌等相关的材料。

会议代表参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费等，原则上由其回所在单位报销。对确需由项目组承担的可在会议费中报销。

（八）发放专家咨询费，需提供经项目负责人签字的《湖南工学院专家咨询费发放表》（附件6）。科技产业处负责录入“个人收入发放系统”，凭系统生成的《科研项目专家咨询费发放表》，经科技产业处负责人审批后，按第三十条规定的程序分级审批后通过银行卡进行发放。

1.专家咨询费支付标准按如下规定执行：高级专业技术职称人员的专家咨询费标准为1500-2400元/人·天（税后）；其他专业人员的专家咨询费标准为900-1500元/人·天（税后）。院士、学部委员、全国知名专家，可按照高级专业技术职称人员的专家咨询费标准上浮50%执行，即2250-3600 元/人·天（税后）。

2.以会议、现场访谈或者勘察、通讯等形式组织的专家咨询活动适用专家咨询标准如下：

3.不得将专家咨询费发放给项目组成员或支付给参与项目管理的工作人员。

4.邀请专家来校进行项目咨询所产生的交通费、食宿费，可凭发票报销，其标准参照《湖南省省直机关差旅费管理办法》执行。

（九）发放劳务费时，须提供经项目负责人签字的《湖南工学院劳务费发放表》（附件7）。科技产业处负责录入“个人收入发放系统”，凭系统生成的《科研项目劳务费发放表》，经科技产业处负责人审批后，按第三十条规定的程序分级审批后通过银行卡进行发放。

1.参与科研项目研究的研究生、博士后、访问学者以及项目聘用的研究人员、科研辅助人员劳务费开支标准（税前）为：

（1）无固定工资收入的不超过5000元/月，不超过6个月/年；

（2）有固定工资收入的不超过4000元/月，不超过5个月/年；

（3）博士研究生不超过3000元/月，不超过6个月/年,其中本人所带博士研究生不超过5000元/月，不超过10个月/年；

（4）硕士研究生不超过1500元/月，不超过6个月/年,其中本人所带硕士研究生不超过3500元/月，不超过10个月/年；

（5）本科生不超过1000元/月，不超过5个月/年。

2.根据其在项目研究当中承担的工作任务确定，其社会保险补助纳入劳务费科目列支。

3.科研人员的科研劳务收入，不纳入省人力资源社会保障厅调控的绩效工资总量管理。

（十）绩效支出的发放。参照《湖南工学院科研项目间接费用管理暂行办法》执行，发放时须提供经项目负责人签字的《湖南工学院科研绩效支出发放表》（附件8）。科技产业处负责录入“个人收入发放系统”，凭系统生成的《科研项目绩效支出发放表》，经科技产业处负责人审批后，按第三十条规定的程序分级审批后通过银行卡进行发放。绩效支出不纳入本单位绩效工资总量管理。

（十一）报销科研活动接待费。须提供经科技产业处审批的《湖南工学院科研活动接待审批清单》（附件9）。接待费标准参照《湖南工学院公务接待管理办法（修订）》上浮20%执行。

（十二）报销通讯费。科研活动发生的办公场所、实验室或野外观测站、科研活动发生的以个人名义支付固定电话费、手机费、家庭电话费和家庭网络费等通讯费用凭各通讯公司出具的实名发票据实报销。所有定额充值票据不予报销。

在编在岗科研人员通讯费用报销标准为：正高职称人员每人每月不超过300元，副高职称人员每人每月不超过200 元，中级职称人员每人每月不超过150 元，其他人员每人每月不超过100元。全职参与科研辅助工作的科研秘书可参照其他人员标准发放通讯补助。

同时承担多个项目（含横向）的课题组成员通讯补助每月可从任意一个项目经费中发放一次，不得重复发放。非项目组成员不得从科研项目经费中领取通讯费补助。领导职务的科研人员，若按职务等级发放了通讯补助的，如按此规定的补助标准高于已发放标准的，可补发差额。

（十三）项目管理费由项目负责人签批使用，用于科研项目中期检查、结题验收、成果鉴定、财务核算、经费审计和学术交流活动等工作中发生的费用，包括：资料费、评审费、专家咨询费费、会议费、差旅费、办公用品、招待费等。

第三十条 科研经费报账实行项目负责人负责和分级审批相结合的审批制度。即：所有需要报销的科研经费的票据及附件材料须首先经项目负责人签批后，根据单次报账金额履行分级审批程序；办理好审批签字手续后的票据及附件材料，连同经费卡和经费预算表送财务处核报。

1.单次报账金额在3万元以下的，项目负责人审批；

2.单次报账金额在3万（含）-5万元的，项目负责人签字，科技产业处负责人、财务处负责人审批；

3.单次报账金额在5万元（含）-10万元的，项目负责人签字，科技产业处负责人、财务处负责人、主管科技工作的副院长审批；

4.单次报账金额在10万元以上（含）的，项目负责人签字，科技产业处负责人、财务处负责人、主管科技工作副院长、主管财务工作副院长审核后报院长审批；

5.项目负责人本人作为经手人的业务，由项目组其他成员签字证明后，按以上相关规定履行审批手续。若项目负责人长期在外学习或出差等，应委托一名项目组成员把关签字，出具委托书并交计划财务处备案。

第三十一条合作（协作）单位报账支出管理。合作（协作）单位和个人参加我院主持的科研项目（或任务），其发生的相关科研费用可到我院报账，但发票抬头须是湖南工学院，并应严格遵照执行项目主管部门及我院的各项财经规章制度。

第三十二条 严格控制预借款。项目组借支科研项目经费总额不得超过项目到账总经费的30%，且单次借支金额不得超过5万元。借款审批程序参照《湖南工学院经费开支审批管理办法》执行。

第三十三条 严格经费转拨（外协）支出管理。项目负责人对合作（外协）业务的真实性、相关性负责。向合作（外协）单位转拨经费，应由项目负责人提出申请，认真填写《湖南工学院科研经费转拨审批单》（附件10），提供合作（外协）单位开具的“行政事业单位往来结算收据”、经批复的预算书（计划任务书）、合作（外协）合同和合作（外协）单位资质证明材料等资料，经科技产业处和财务处联签审批后，按照预算和合同约定的外拨经费额度、拨付方式、开户银行和账号等条款办理。

第三十四条 科研经费不得用于支付各种罚款、捐款、赞助、投资等项目支出，不得列支国家和项目经费下达部门禁止列支的支出。科研人员要依法依规使用项目经费，不得擅自调整外拨经费，不得利用虚假票据套取经费，不得通过编造虚假合同、虚构人员名单等方式虚报冒领劳务费和专家咨询费，不得通过虚构测试化验内容、提高测试化验支出标准等方式违规开支测试化验加工费，不得随意调账变动支出、随意修改记账凭证、以表代账应付财务审计和检查。

 

第七章 决算和结余经费管理

 

第三十五条 科研项目完成后，项目负责人应及时按规定编制决算和办理财务验收手续，配合做好财务审计、财务验收等工作。决算要求账实相符，账表一致。

第三十六条 科研项目应加强预算执行的管理，最大限度地减少经费的留存。

1.纵向科研项目实施期间，年度剩余资金可结转下一年度使用，在完成任务目标并通过验收后，结余经费由项目组按第二十一条规定重新编制预算，在原账户中留用。结余经费上级部门有留用期限规定的，按上级规定执行；没有明确规定或可以留用的结余经费，留用2年后仍有剩余的，除需上缴项目立项部门的经费外，剩余经费全部收归学院。未通过结题（验收）的项目，结余经费按原渠道收回。

2.横向科研项目结题验收后的结余经费，若合同有约定的从其约定；合同没有约定的，结余经费由项目组重新编制预算和绩效提取。结余经费在原账户中留用，留用2年后仍有剩余的，剩余经费全部收归学院。

3.学院科研项目完成任务目标并通过验收后，结余经费应全部转入项目负责人的“个人科研发展基金”账号，项目负责人根据依托项目（本人在研科研项目或已通过验收的科研项目）研究计划重新编制预算，科技产业处和财务处审核，用于开展相关项目预研究中的直接费开支。

4.结余经费编制预算手续每学期集中安排办理一次，报销审批程序与正常的科研经费报销相同。

5.间接经费结题后须进行结账，不进行结转。

第三十七条 中止项目、撤销项目的科研经费由学院统一收回，并按项目主管部门相关文件规定执行。

第三十八条 项目负责人离职（正常调动工作、退休或意外情况等）不再承担科研工作，其以学院名义申请的项目经费原则上应留在学院，可从项目组成员中指定专人负责管理经费，报学院科技产业处（或上级科技主管部门）批准后执行；非正常脱离工作岗位的，其主持（或负责）的科研项目经费一律由学院收回，统一安排。

 

第八章  境外科研项目和奖励基金管理

 

第三十九条 境外科研项目包括湖南工学院各级科研单位或个人与境外各类机构或个人，为开展学术交流或科研合作所设立的项目。奖励基金是指相关境外机构或个人为科研项目提供的各类直接或间接经费。

第四十条 境外合作项目申请立项时，由项目的校内主持（承担）单位或个人在征得二级学院（部）党政主要负责人审批同意后，向学院国际合作交流处、维稳办提交境外合作机构和个人的背景资料和项目研究计划，接受相关部门对境外合作机构和个人的背景审查。

第四十一条 境外项目的日常管理和资金管理需严格遵照《中华人民共和国境外非政府组织境内活动管理法》以及《湖南工学院科研经费管理办法》的相关规定规范执行。

第四十二条 境外合作科研项目在研期间，应接受二级学院（部）党委、党委宣传部、国际合作交流处、科技产业处的联合监督。项目期超过一年的，由主持（承担）单位或个人每半年向二级学院（部）党委和科技产业处提交书面进度报告，详细阐述项目开展的学术活动、重大科研进展、主要资金支出去向等情况。特殊情况下需要变更境外项目重要事项的，应及时向科技产业处申请备案。

第四十三条 境外合作科研项目的阶段性成果和最终成果在向境外组织和个人提交以及公开发表前，应提交二级学院（部）党委审核，由二级学院（部）组织专家论证科研成果是否存在意识形态风险。

第四十四条 境外合作科研项目的主持人为项目运行管理和意识形态安全的第一责任人；个人所在二级学院（部）党委对境外项目资金的来源、使用和相关意识形态风险防范负有主体责任；党委宣传部、维稳办、国际合作交流处、科技产业处、财务处等职能部门对境外合作科研项目资金管理负有监管责任。

 

第九章  附则

 

第四十五条 本办法由科技产业处负责解释。

第四十六条 本办法自2019年9月1日起施行。原《湖南工学院科研经费管理办法（修订）》（湖工科〔2017〕2号）同时废止。

 

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