（湖工教[2022]33号）

教育教学档案是学校档案的重要组成部分，是记录教育教学过程的重要环节，是教育教学开展的重要参考依据，是教育教学研究的重要基础。根据《中华人民共和国档案法》《高等学院档案管理办法》和《湖南工学院档案管理办法》等有关文件规定，结合学院实际，制定本办法。

第一条 教育教学档案是指在教学管理和教学实践活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子载体材料等不同形式的历史记录，是反映教学运行、教学管理和教学建设的重要标志性材料。

第二条 归档原则

（一）归档的教育教学档案须对本单位发展具有长远参考价值和凭证作用。

（二）归档的教育教学档案须反映教学管理与教学活动的全过程，保证其完整、真实、准确、系统，便于查阅使用。

（三）归档的教育教学档案应保持文件内部的有机联系，符合教育教学管理和教育教学活动的系统性特点。

第三条 归档材料

（一）上级教育主管部门及学校下达的政策性、指导性文件及有关规定等材料；

（二）学校制定的各项教学文件和教学规章制度；

（三）各二级院（部）上报的有关教学工作的汇报、请示、批复等；

（四）学校及各二级院（部）制定的各种规划和计划以及实施情况（包括学科建设规划、专业建设规划、师资队伍建设规划、教材建设规划、实验室建设规划等）、教学工作会议（教学工作例会、教学工作委员会、学位评定委员会、教材工作委员会等）相关资料、调研报告等材料、各种统计数据等资；

（五）学校、各二级院（部）和教研室（实验室）的学期计划和总结；

（六）制定人才培养方案的各项材料，包括原则性意见、纸质稿、调研报告、审批表等；

（七）学科与专业建设的各项材料，包括重点（优势）学科论证、申报、审批以文件等；专业建设规划、专业建设（专业增设与调整、招生专业目录、一流专业、重点专业、特色专业、综合改革试点专业）等的申报、审批、建设、检查、评估等材料；

（八）师资队伍建设材料，包括教师队伍现状汇总、青年教师培养材料及实施办法、国家、省、校各级人才培养工程对象有关材料、教师教学综合业务考核表、教师教学业务档案、各类教师获奖典型事例汇总、教师科研成果汇总、每学期专兼职教师、外聘教师审批及统计表；

（九）课程建设的各项材料，包括课程大纲、各类课程（一流、精品、混合式、探究式等）申报、审批、建设、检查、评估等材料；

（十）教材建设计划、自编教材、实验指导书等的资料，教师参加全国统编教材资料，各专业使用教材的目录，双语教学教材与教案等文件资料；

（十一）实验室、实习基地建设相关文件和情况资料，实习（实践）计划安排、经费使用等资料；

（十二）教学运行的各项材料，包括教学行政日历、全校性总课表、教学任务安排表、教师任课资格审批表等，教师工作量核算、登记材料；

（十三）考务运行相关材料，包括课程考核安排与检查情况，试题库建设与汇总、试卷分析材料、考试情况、违纪舞弊统计与分析，全国英语、计算机等级考试情况等材料；

（十四）学籍与学位材料：学生名册，学生成绩总册；学生学籍变更（升级、留级、休学、复学、转学、退学）材料；学生毕业、结业、肄业等证书存根；辅修学位、第二学士学位、毕业生学位申请表、学位授予等原始学位材料；毕业生质量跟踪调查等材料；

（十五）毕业设计（论文）安排、检查与总结，答辩安排与记录，成绩评定等材料；

（十六）教学检查、评估、督导材料，评教评学以及各类竞赛和教学质量评奖材料，学生座谈记录及整理分析等材料。

（十七）教学研究与改革，包括教学研究与改革计划、教学研究改革调研材料、各类项目（教学改革研究项目、课程思政项目、教学团队、教研室建设）等申报、建设与检查评估材料；

（十八）其他有保存价值的材料。

第四条 档案管理

（一）教学档案由学校、各二级院（部）、教研室三级共同管理。教务处和教学质量监控与评估中心是全校教学档案管理的总负责机构；二级教学单位是本单位教学档案管理工作的主体；教研室负责教学档案管理的具体工作。

（二）教务处、教学质量监控与评估中心和各教学院（部）应明确一名领导分管教学档案工作，另安排一名专（兼）职教学档案管理人员负责本单位教学档案的收发、登记、归档、保管等工作。

第五条 工作职责

（一）主管档案领导职责

1.制定和健全有关管理制度，切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中，并监督执行。

2.加强与有关职能部门的联系，共同做好业务指导和监督检查工作，保证教学档案质量。

3.对本单位管理人员和教学档案管理人员提出具体要求，并帮助他们解决工作中的实际困难。

（二）教学档案管理人员职责

1.做好本单位教学建档材料的形成积累工作。

2.督促有关人员按时上交教学建档材料。

3.将收集、积累的文件材料整理组卷（盒），做到组卷（盒）合理、编目清楚、标题准确、装订整齐；及时向有关职能部门移交应交档案。

4.做好存放在本单位的教学档案保管、使用等工作。

（三）教研室主任职责

1.负责收集教研室的教学文件、集体备课记录、试卷、毕业设计（论文）等，完整填写相应信息，向本单位教学档案管理人员移交。

2.督促本教研室教师向本单位按时、保质的上交各种业务档案。

第六条 归档流程

（一）形成与积累

1.教务处、教学质量监控与评估中心、各二级院（部）在学年（学期）布置工作时，同时向其科室、教研室、实验室、办公室等内设机构及相关人员布置形成积累教学档案材料的任务。

2.各单位有关人员按材料类别分别积累教学档案材料，并定期整理。

3.归档的教学材料必须字迹工整、格式统一、签字手续完备。

4.重要的教学文件材料，根据实际情况，酌加副本，以利于报送学校。

（二）整理建档

1.根据教学材料的形成规律，保持其有机联系和便于查阅使用进行建档。一般按学年或自然年立卷，并设总目录。原则上相同内容的材料组成一卷（盒），便于使用。同一内容的文件材料数量多时，可分别组成若干卷（盒）；也可以根据材料的内在联系，对内容单一、材料较少者合组成一卷（盒）。

2.教学档案保管期限定为永久和定期两种，定期分为长期、短期二种。凡在长久时期内具有利用价值的教学档案定为长期保存资料；长期保存资料年限为30年。凡在短时间内具有利用价值的教学档案定为短期保存资料，短期保存资料年限一般为6年。对于学生考试试卷、毕业设计等学生材料保存期限为5年。对保管期限已满、已失去保存价值需要销毁的档案，按销毁程序处理。

3.建档材料应加制封面，注明标题、责任单位、编制时间、保存期限。卷（盒）内原则上建立材料目录，以便查找。卷（盒）侧面应标出类目、编号，完整填写相应的栏目。

4.各种文字材料大小均为A4纸张规格，图件按此规格折叠，不宜折叠的非标准规格材料和其他载体材料由专柜保管，但需填写与文字材料一致的卷（盒）编号。

5.专项档案材料，已归于其他类档案，应在教学建档的相应卷（盒）内注明去向或放入复印件。

6.打印件材料，需附有与之内容相符的电子文档，以便永久保存和利用。

7.手写文字材料，填写需使用黑色碳素墨水钢笔，不得复写。

8.定期移交学校档案馆的档案，重要且常用的档案自存复印件；移交的电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质移交。

第七条 归档的教学文件应同时保存电子档和纸质档，电子档案与传统载体档案具有同等效力。确因困难无法采用纸质档案的资料可采用电子档案方式进行保存，但应当来源可靠、程序规范、要素合规。

第八条 其它未尽事宜按《湖南工学院档案管理办法》 执行。

第九条 本办法自公布之日起施行，原《湖南工学院教学档案建设与管理办法 》（湖工教〔2014〕37号）即行废止。

第十条 本办法由教务处负责解释。

（2021年6月20日）