为了进一步规范学院档案工作，提高档案管理水平，使档案管理规范化、标准化，有效保护和利用档案，更好的为学院各项工作服务，根据教育部《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部令第27号）、学校档案管理的相关制度，结合学院党政管理、继续教育管理和办学、教育技术及信息化建设等各项工作实际，特制定本细则。

一、组织体系及职责

继续教育学院档案工作网由学院领导、各部门负责人、全体工作人员、各函授站点专（兼）职档案员构成。学院档案工作实行院长负责制，由副院长分管。学院党政办公室主任为档案具体负责人，做好档案的日常管理和审核移交管理工作。学院设档案室，挂靠学院办公室，档案室设学院专职档案员1至若干名。

学院内设机构设兼职档案员，做好学院内部各部门的档案管理工作。原则上各部门应指定本部门工作人员任兼职档案员。各函授站均需落实1名专（兼）职档案员，并书面报学院办公室备案，如有变更，需及时报备。

二、归档范围

立卷归档范围、保管期限、存档机构、预立卷分工按《文件材料归档范围一览表》（附件一）执行。各函授站点依据本表并结合实际情况可增加必要的归档材料，不可以减少附件所列项目内容。

三、归档工作程序

1、文件材料形成积累

每位工作人员应根据工作职责分工，按照归档范围收集、积累、保管好相关的文件材料，并定期进行整理，在相关工作结束后将文件材料按一级类目（一级类目为党政文书类、教学类、科研类、声像类、荣誉类等类目）预分类、确立每份文件材料的保管期限，并按类预填归档文件材料目录或交接单（电子版），及时（指党政文书档案）或在规定的时间内（其余档案，具体时间由学院办公室通知）向部门兼职档案员移交。文件材料如有相应电子版，需同时移交电子版。

2、文件材料整理立卷

部门兼职档案员、函授站专（兼）职档案员分别负责审核本部门、本站应移交或保管的文件材料，核对、检查文件材料是否完整齐全，并按规范进行整理和预立卷。

党政文书类文件材料按照《湖南工学院（归档文件整理规则）实施细则》及归档范围准确定“件”和划分保管期限。文书文件材料以“件”为单位进行整理，整理时按“年代-机构-保管期限”模式分类，填写党政文书档案归档文件目录（纸质版、电子版）；党群类文件材料按“DQ11 党务综合”、“DQ16 工会”；教学类文件材料按“JX11 综合”、“JX12 学科建设与专业设置”、“JX13 招生”、 “JX14 学籍管理（含学生个人成绩）”、“JX15 教学管理”、“JX16 学位”、“JX17 毕业生”、 “JX18 教材”等二级类目分类整理和预立卷（其中综合性教学文件材料按文书类整理），案卷质量需符合学校档案馆教学档案文件材料立卷要求，并填写教学材料交接单；声像类、荣誉类等材料按“事由”分项目整理， 填写声像、荣誉材料交接单。

“归档文件目录”（指党政文书类）、“教学材料交接单”和“声像、荣誉材料交接单”样式见附件。

3、验收归档

（1）属于向学校归档的档案，移交前由分管副院长、党政办主任、学院专职档案员牵头，各部门负责人、部门兼职档案员参加，组成档案验收小组，对整理立卷的各类档案的正确性、完整性、齐全性、统一性及分类的合理性进行全面验收。验收合格后，报经院长同意，由专职档案员负责，部门兼职档案员配合向校档案馆移交并办妥移交手续（相关电子文件可通过档案管理系统在线或刻盘方式移交）。

（2）属于学院自行存放的档案资料、必备的备份、档案移交交接单等，由专职档案员负责，部门兼职档案员配合，做好档案材料的分类、整理、立卷，妥善保存于学院档案室，由学院专职档案员管理。

（3）各函授站点负责人须认真履行档案管理工作领导职责，专（兼） 职档案员按照归档范围和参照上述要求负责做好本站档案或文件材料的分类、暂存、立卷、移交（交至站点法人单位档案管理机构）。 

四、相关规定事项

1、学院工作人员离岗离职前、岗位变动后均应及时将本人手中存留的属于归档范围的文件材料移交相关人员，并在部门负责人、部门兼职档案员、学院专职档案员的见证下办理交接手续，交接清单一式三份，交接人双方、学院办公室各执一份。

2、已撤销函授站点的重要档案或文件材料由分管副院长落实相关人员做好取回、整理立卷、归档验收工作。

3、继续教育学院直属教学点其法人单位是湖南工学院，属于移交校档案馆的档案材料由院级兼职档案员负责，各相关人员配合及时收集、预立卷、整理立卷，并按归档工作程序第三条执行验收归档。

4、学院各类档案尽可能分大类形成电子文件，刻录成光盘一式两张存于学院档案室，经学院党政办公室主任批准由内部工作人员在学院档案室查阅。

5、教学教务管理系统尽可能与档案管理系统完成数据集成，实现毕业生电子信息的在线归档。

6、本细则由湖南工学院继续教育学院负责解释。如遇有上级文件政策、制度调整，另行补充通知或修订。

7、本细则从2019年1月1日起执行。

附件：继续教育学院教学档案归档范围和保管期限

分类号 JX11 综合
序号	归 档 范 围	保管期限
1	上级针对学校继续教育工作的文件材料	30年
2	继续教育工作计划、总结、决定、规章制度等	30年
3	继续教育工作各类统计报表	永久
4	关于继续教育工作向上级的请示及批复	永久
5	教学检查、评估及各级优秀教学质量评奖材料	30年
6	联合办学、非学历教育各种培训班、进修班材料	30年
7	与外单位签订的重要协议书、合同书	30年
8	有关继续教育专业设置、调整、撤销、合并的报告及上级批复	永久
9	其它重要的文件材料	30年
分类号 JX13 招生
序号	归 档 内 容	保管期限
1	上级针对学校继续教育招生工作的文件材料	30年
2	继续教育招生工作计划、总结、报告及上级批复	30年
3	继续教育招生简章、专业介绍	30年
4	录取新生名单	30年
5	新生保留、取消入学资格名单及有关材料	30年
6	其它重要的文件材料	30年
分类号 JX14 学籍管理
序号	归 档 范 围	保管期限
1	继续教育有关学籍管理的规定、办法	30年
2	入学登记表	永久
3	学籍表（卡）、成绩单及成绩总册	永久
4	学籍变更材料（休学、复学、转学、退学等）	30年
5	奖励材料（优秀学生、先进班级等）	30年
6	违纪、违法的处分决定及有关材料	30年
7	其它重要的文件材料	30年
分类号 JX15 课堂教学与教学实践
序号	归 档 范 围	保管期限
1	各专业教学计划、方案、教学大纲	30年
2	各专业课程安排表	30年
3	课件建设有关材料	30年
4	各专业教学实习、生产实习计划、总结	30年
5	其它重要的文件材料	30年
分类号 JX16 学位
序号	归 档 范 围	保管期限
1	有关继续教育学位工作的文件材料	30年
2	授予学士学位人员名单	30年
3	其它重要的文件材料	30年
分类号 JX17毕业生
序号	归 档 范 围	保管期限
1	毕业证书、学位证书领取签收册	永久
2	毕业生登记表名册	永久
3	各类培训班结业证书领取签收册	30年
4	其它重要的文件材料	30年
分类号 JX18 教材
序号	归 档 范 围	保管期限
1	主编、自编教材	永久或30年
2	其它重要的文件材料	30年
SX 声像
序号	归 档 范 围	保管期限
1	毕业生毕业合影（背后附名单）	永久
2	有保存价值的声像材料	永久或 30年