湖工院字〔2009〕15号

第一条  为规范学院审计档案管理工作，保证审计档案的质量,充分发挥审计档案的作用，根据审计署、国家档案局下发的《关于审计档案管理工作的规定》、《审计文件材料立卷归档工作程序》（审办发[1991]158号）和《湖南工学院内部审计工作规定》等规定，制定本办法。

第二条  本办法所称审计档案，是指学院审计处在审计活动中直接形成的具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史记录。审计档案是学院档案的重要组成部分。

第三条  审计档案管理是指学院审计处建立审计档案并进行收集、整理、保管、利用、编研、统计、鉴定和移交的活动。

第四条  学院审计档案管理按审计项目案卷形成过程实行分工负责制，同时，在业务管理上接受上级审计机关和学院综合档案管理部门的指导和监督。审计处设兼职档案员，负责完成案卷的收集、登记、保管及次年6月30日前向学院综合档案管理部门的移交。

第五条  审计档案的建立实行审计组负责制。审计项目确定后，该审计项目的组长即为负责该项目立卷归档的责任人。审计项目一旦实施，立卷归档责任人应注意及时收集该项目的全部文件和材料，待审计项目终结时，立卷归档责任人应认真细致地对该项目所有文件、材料进行整理、鉴别和取舍，并按立卷方法和规则进行归类整理组卷，经审计处兼职档案员复查后，依照有关规定进行案卷的编目和装订。

第六条  审计档案的建立，采取谁审计谁立卷、审结卷成、定期归档的责任制度，并采取按项目立卷、按单元排列的立卷方法。

第七条  财务审计项目应归档的文件资料主要包括：

（一）审计委托书、审计立项表、审计通知书、审计报告、审计决定、审计建议书、移送处理书、后续审计报告等审计文书；

（二）承诺书、审计日记、审计证据、审计工作底稿；

（三）审计方案、审定审计报告的会议纪要等文件资料；

（四）有关审计项目的请示、报告、批示等文件资料；

（五）与具体审计项目有关的群众来信、来访记录等材料；

（六）其他应归入审计档案的文件材料。

第八条  工程审计项目应归档的文件资料主要包括：

（一）项目批准文件、设计文件、招投标文件、施工合同、施工现场签证单、隐蔽工程记录、竣工验收资料等；

（二）初审资料、准审通知书、审计报告和审定结算书等审计文书；

（三）其他应归入审计档案的文件材料。

第九条  审计档案应按审计项目立卷，一个审计项目立一个卷或几个卷，不得将几个审计项目的文件材料合并立为一个卷。对跨年度的审计项目，在项目终结的年度立卷。归档时间不得迟于审计项目结束后的次年4月份。

第十条  审计案卷内的文件材料按结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料三个单元为序进行排列。

第一单元为结论性文件材料，采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列；第二单元为证明性文件材料，按与审计报告所列问题和审计评价意见相对应的顺序，对审计证据、汇总审计工作底稿、分项目审计工作底稿、审计法规依据进行排列；第三单元为立项性文件材料，按文件材料形成时间顺序并结合文件材料的重要程度进行排列。

第十一条  除审计活动中直接形成的档案外，下列档案也由审计处档案管理人员负责管理：

（一）上级部门及学院领导对审计工作的指示、讲话、批复及有关规定、办法、通知及文件；

（二）学院有关审计工作的规章制度、工作计划、工作总结、请示、报告等文件；

（三）在审计工作会议或审计学术交流会议上，学院代表的发言稿及会议的主要文件；

（四）审计处的机构改革、人事任免文件及岗位责任制；

（五）群众来信、来访记录；

（六）其他与审计有关的档案。

第十二条   审计案卷内的文件材料排列规则和顺序如下：

（一）正件在前，附件在后；

（二）定稿在前，修改稿在后；

（三）批复在前，请示在后；

（四）批示在前，报告在后；

（五）重要文件材料在前，次要文件材料在后；

（六）汇总性文件材料在前，基础性文件材料在后。

第十三条  审计档案的保管期限应按审计项目案卷的保存价值确定，分为永久、长期、短期三种。

第十四条  审计档案的密级及保密期限应按卷内文件的最高密级确定，一般永久性档案定为绝密级，长期性档案定为机密级，短期性档案定为秘密级，并在档案卷封面页上作出标识。 

第十五条  查阅审计档案，一般限定在审计处内部。如有特殊情况需要查阅、借出或要求出具审计档案证明的，需经审计处主要负责人批准，并办理登记手续。

第十六条  审计档案的销毁，由审计处根据保管期限提出销毁意见，与学院综合档案管理部门共同鉴定和清点核对，编造内部审计档案销毁清册，经审计处负责人审核、学院主管院领导批准后销毁。销毁时，审计处派人监销并在销毁清册上签名或盖章。审计档案销毁清单（册）要永久保存。

第十七条  本办法由审计处负责解释。

第十八条  本办法自发布之日起执行。

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二00九年七月二日