湖工政发〔2013〕22号

第一章   总则

第一条　为了促进学术交流，活跃学术气氛，提高学校教学和科技水平，增强科技积累，加强学科建设，学校鼓励并大力支持各院(部)积极开展各种学术活动。为使学校的学术活动的管理规范化、制度化，制定本规定。

第二条  学术活动类型

学术活动包括学术讲座、学术研讨会、学术交流会，学术年会、学术庆典及与外单位进行项目合作等。

学术活动类型分为两类，一类为由外单位组织而我校参加的学术活动，有国内和国际二种形式；另一类为学校组织的学术活动。学校组织的学术活动分为两级：即校级学术活动和院（部）级学术活动。

第二章   活动申请、审批及管理

第三条  学术活动的原则

1．学术活动的内容应遵守国家颁布的法律法规，与党和国家的方针政策相一致；学术报告主题要求明确、新颖，要紧密结合学校的科研方向、学科和专业建设，注重介绍某一学科的最新发展动态及新的研究成果。报告人对学术活动内容负有全部责任，不得发表不良言论。人文社会科学方面重大敏感性社会、政治问题的学术活动需主管校领导审批。

2．出国（境）人员必须严格遵守国家外事法律法规和我校关于因公出国（境）的相关规定。

第四条  学术活动申请的条件

1．参加由外单位组织而我校参加的学术活动，个人申请者应为我校在职职工，主要从事教学和科研工作，并在相关领域取得显著成绩，所参加的学术交流的内容与其本人所属学科一致。校级及以上重点学科骨干教师，省、部级及以上科研项目主持人优先考虑。

2．参加国际学术活动的个人应是国际会议论文的第一作者且至少是会议的口头报告人，或是合作项目的主要研究人员，并且参与人应具有所赴国家官方语言或会议规定的一种语言的听、说能力。

3．由学校组织的学术活动的报告人应是在该学科、该研究领域有较强理论基础和有较高研究水平的权威专家；校级学术活动的报告人一般应由具有正高级职称或博士以上学位的专家学者担任，以外聘专家、教授为主；院（部）级学术活动的报告人一般应由具有副高级职称或硕士以上学位的专家担任，以校内教师为主，外聘专家教授为辅。

第五条  学术活动申请要求及管理

1.学术交流活动的申请者，应提前1个星期向所在院（部）提出申请，填写《湖南工学院学术活动申请表》，并提交下列材料：会议通知书或会议的邀请函传真复印件、会议参会论文或论文入选通知的传真复印件；或项目合作方的协议书、项目合作方的邀请函。

出国（境）参加国际学术交流活动的申请者应提前3个月向所在院（部）提出申请，填写《湖南工学院出国（境）参加国际学术交流活动申请表》，并提交下列材料：国际会议的通知书、国际会议的邀请函传真复印件（如为外文应译成中文）、国际会议参会论文或论文入选通知的传真复印件；或项目合作方的协议书、项目合作方的邀请函。

提交的上述材料同时报送科技产业处备案。

2.参加由校外单位组织的学术活动，必须做好学术活动记录，拍摄学术活动照片，参与者在学术会议结束后，须对会议进行总结，撰写会议综述，在所属学科范围内，向师生介绍会议主要内容及收获。

3．参加国际学术会议或与境外单位进行项目合作研究者回国后，还须撰写并公开发表1篇学术论文或研究报告。会议论文集、相关材料及背景支持照片交学校科技产业处存档保管。

4．由学校组织的每场学术活动要张贴海报，做好学术活动记录，拍摄学术活动照片，整理学术活动效果评价材料并填写《湖南工学院学术活动登记表》，提交的上述材料同时报送科技产业处备案后方可报销学术活动经费。

5．学校组织的校级学术活动每年不少于10场，院（部）级学术活动每年不少于15场。校级学术活动参加人数原则上不少于150人；院（部）级学术活动参加人数原则上不少于50人。

6．原则上每人每年获得出国（境）参加国际学术会议的经费资助不超过1次。每次参加国际学术会议在国（境）外停留的时间一般不得超过7天。

第六条  审批及组织管理

1.由外单位组织而我校参加的学术活动，由院（部）统一规划，年初经费预算前各部门将参与各学会的活动计划报科技处审核并备案后，方可组织实施。

2.举办由学校组织的学术活动，活动前必须填写《湖南工学院学术活动申请表》，由所在院（部）负责人初审后报科技产业处，科技产业处负责人审核同意后报主管校领导审批，批准后方可组织实施。

3.由学校组织的校级学术活动统一由科技产业处组织实施；院（部）级学术活动由各院（部）组织实施。

第三章   经费管理及报销程序

第七条  学术活动经费由科技处统一管理，根据各院（部）上一年度学术活动开展的情况和本年度开展学术活动的计划情况预算经费。学术活动经费主要用于组织校级学术活动及外单位组织而我校参加的学术活动的会费。出国（境）参加学术交流活动，所需经费一般应尽量争取由邀请方提供，院（部）级学术活动经费由部门自行筹措解决。

第八条  学术活动经费的开支范围为：学术报告人的讲座酬金、差旅费、食宿及招待费、学术报告宣传资料、会议资料及用品等，学术活动经费必须做到专款专用。

第九条　参加外单位组织的学术交流会、研讨会、学术年会、学术庆典及与外单位进行项目合作等学术活动，差旅、会务等费用由各部门自理，学会会费在科技产业处报销。

第十条  经学校审批同意出国（境）参加由知名的国际学术团体（学会、协会等）组织的高水平学术会议，或论文集篇数达200篇以上的国际学术会议，凭正式发票学校可报销国际往返机票及会议注册费;经学校审批同意出国（境）与外单位进行项目合作研究的，凭正式发票学校可报销国际往返机票。国际往返机票报销最高限额：亚洲地区为3000元，欧美等地区为9000元;会议注册费报销最高限额为4000元;超出的费用和其它费用可按照学校有关项目经费管理办法，从本人相关项目经费中支出。

第十一条  经学校审批同意出国（境）参加的其它国际学术会议，费用可按照学校有关项目经费管理办法，从本人相关项目经费中支出。

第十二条　校级学术报告可支付校内报告人400～800元讲座酬金（不再计算科研工作量），校外报告人500～5000元讲座酬金；博士生导师等著名专家2000～3000元讲座酬金，两院院士2000～5000元讲座酬金；院（部）级学术活动按校级学术活动报酬的50%计发。

第十三条  学术活动经费报销时，举办部门须持活动举办前填报的《湖南工学院学术活动申请表》或《湖南工学院出国（境）参加国际学术交流活动申请表》、

活动举办后填写的《湖南工学院学术活动登记表》，及由部门负责人签字的经费报销单到科技产业处签署意见，再由主管院领导签字后到计划财务处报销。

第十四条  学术活动经费各部门严格按当年预算金额的额度报销，超过部分由各部门自行承担。

第四章  附则

第十五条　本规定由科技产业处负责解释。

第十六条  本规定自公布之日起施行。2008年3月6日发布的《湖南工学院学术活动管理暂行办法》及2011年6月20日发布的《湖南工学院学术活动管理暂行办法补充规定》即行废止。其它相关规定与本规定不一致的，以本规定为准。

附件: 1.湖南工学院学术活动申请表

2.湖南工学院出国（境）参加国际学术交流活动申请表

3.湖南工学院学术活动登记表

2013年7月4日