湖工政发〔2013〕52号

第一章 总则

第一条 为加强对我校档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》、《湖南省档案管理条例》的规定,结合我校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称档案，是指学校在教学、科研、党政管理以及其他活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 各部门、各单位在工作活动中形成的各种门类、不同载体的档案，均由学校档案管理部门集中统一管理，以确保档案完整、准确、系统和安全，便于档案信息资源的开发利用，实现资源共享。

第四条 档案工作是维护学校历史真实面貌的重要事业，是办好学校的重要基础工作之一。学校把档案工作纳入总体发展规划和年度计划，在人员配备、经费投入上给予保障。

第五条 档案工作是衡量和检查学校所属机构工作质量、管理水平的重要标志。学校所属机构应将档案工作列入本部门的议事日程，加强领导，将立卷归档工作列入本部门有关人员的职责范围，并作为检查、考核其工作业绩的重要依据。

第六条 档案管理部门应严格执行国家、学校的有关规定，确保档案实体安全，严守档案秘密，大力开发档案信息资源，满足学校和社会的需要。

第二章 管理体制与岗位职责

第七条 我校档案工作由学校领导，同时接受省、市档案局及省教育厅的指导、监督与检查。

第八条 我校档案工作实行统一领导。学校为档案工作设立的统一管理机构（档案馆或校综合档案室）是学校档案工作的职能管理部门(以下简称档案管理部门)。学校二级机构可根据实际需要，经学校批准设立档案分室，管理本部门档案，业务上接受校档案管理部门指导、监督，并定期向校档案管理部门移交档案。

第九条 档案管理部门负责保存和提供利用本校档案。其主要职责为：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，制定全校档案工作规划。

（二）推动学校档案工作实现“三纳入”（即纳入学校计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围），协调各部门档案工作“四同步”（即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作）的关系，确保档案工作与学校其他工作同步发展。

（三）负责全校档案的接收（征集）、整理、分类、保管、鉴定、统计等工作。

（四）制订和组织实施本校档案工作的各项规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。

（五）起草全校档案工作年度计划和总结。

（六）负责建立、健全学校档案工作网络，做好学校二级机构的立卷归档指导和档案分室的业务指导工作。

（七）保守档案秘密，确保档案实体安全，维护档案的完整、准确、系统。做好“防火、防盗、防虫、防鼠、防强光及温湿度控制”等档案实体的保护工作，最大限度地延长档案寿命。

（八）组织实施学校档案信息工作整体化建设，编制检索工具，开展档案编研工作，多途径、多形式地开发档案信息资源，做好计算机、光盘辅助管理档案工作。

（九）开展档案利用工作，为校内外人员利用档案提供优质服务。

（十）积极开展档案宣传工作，不断提高全校师生员工的档案法制意识。

（十一）开展档案学理论和档案工作实践研究，积极参加各种档案学术交流活动；负责对全校专（兼）职档案员进行档案业务培训。

（十二）对各部门档案工作进行监督、检查与考核。

（十三）围绕学校中心工作，完成校领导交办的其他任务。

第十条 学校二级机构档案工作的主要职责为：

（一）学校二级机构分管档案工作的负责人，应将涉及相应范围的文件材料归档工作列入自己的职责范围，督促检查本部门专（兼）职档案员做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

（二）认真组织本部门人员学习《档案法》及其配套法规，根据学校档案工作的有关规定，做好本部门文件材料的收集、整理、分类、立卷等工作。按照学校档案管理部门的要求，完整、规范按时完成归档工作。

（三）根据本部门立卷归档的工作量配备相应人员，并将有关设备、档案装具（盒、箱柜）及档案业务培训等所需经费列入部门的年度预算。

第三章 档案工作人员

第十一条 档案管理部门人员及各部门专（兼）职档案员要忠于职守，严守纪律，热爱档案事业，刻苦钻研业务，努力提高政治素质与业务水平，以保证档案工作任务的顺利完成。

第十二条 各部门专（兼）职档案员应相对稳定。经学校同意的兼职档案员，可申请图书资料和档案专业技术职称。

第十三条 学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生。

第四章 文件材料的移交与接收

第十四条 我校实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。由立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，交本部门档案工作人员检查后向校档案管理部门移交。学校档案管理部门应组织指导立卷工作。

第十五条 学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围分为十二类（附件《湖南工学院文件材料归档范围》）。

第十六条 部门立卷归档分工为：全校性、综合性的材料由党政办公室负责立卷归档。其余均按职能部门分工负责相应门类材料的立卷归档。立卷归档涉及多个部门的大类由文件的主办部门归档，其他部门协办。

第十七条 学校所属机构立卷归档的文件材料，应符合下列要求：

（一）归档的文件材料应齐全完整。已破损文件应予复制，复制件附于原件后一并归档。

（二）归档的文件材料，应遵循文件之间的形成规则，保持文件之间的有机联系，区分保存价值，分类组卷。

（三）归档文件用纸规范，纸质优良，字迹清楚、耐久，严禁用圆珠笔、红笔、铅笔等不耐久笔书写。

（四）案卷标题简明确切，填写备考表、编制卷内目录符合规范要求。

（五）归档材料符合档案计算机管理要求。

（六）电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB／T 18894-2002）执行。

第十八条 归档时间及手续：

（一）学校档案归档要求即时归档，各部门在工作办结或形成归档材料后及时归档。需按自然年度归档的文件材料应于当年12月31日前完成归档；按教学年度归档的文件材料应于当年10月31日前完成归档；科研类档案应在项目完成后两个月内归档，暂不申报或中断、停止的研究课题在课题结束或中断、停止后两个月内归档；基建类档案应在项目完成后三个月内归档；财会类档案应在财务处保管一年后交学校档案管理部门保管。

（二）接收档案必须履行相关手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间。交接双方必须签名盖章。

（三）随时接收上级规定应接收的档案。

第十九条 个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料，必须按照规定向档案部门移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

第二十条 个人在其非职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，档案管理部门可通过征集、代管等多种形式进行管理。学校鼓励个人向档案管理部门捐赠有价值档案。

第五章 档案的管理

第二十一条 档案管理部门根据《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》对库藏档案进行分类、编号、排列上架、编制检索工具。根据档案的保密程度，确定不同的利用范围，建立档案借阅和审批制度。做好档案的利用登记。

第二十二条 档案管理部门要注意研究、改进档案保护技术，及时修补、修复残破档案。要建立和健全库房管理制度，落实防火、防盗、防虫、温度湿度控制等安全措施，确保档案安全。

第二十三条 档案管理部门要建立档案统计、检查制度，定期对档案的收集、整理、保管利用和库内各种数据情况进行检查和统计。

第二十四条 档案保管期限定为永久和定期两种，党群、行政类的定期分为30年和10年，教学、基建等类的定期分为长期和短期。档案管理部门组织做好档案鉴定工作。对保管期限已满、已失去保存价值需要销毁的档案，应征得有关部门的同意，并编制清册，报主管校领导审批。销毁时应指定专人监销，校有关部门要派人参加，并在会签单上签名、盖章。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十五条 档案信息是学校管理信息的重要组成部分。档案管理部门是学校档案信息化、数字化建设的主要部门，要建设并不断改进、完善档案计算机管理系统，以实现档案信息资源共享。

第二十六条 为加强档案信息系统的基础建设，各部门应积极推行档案计算机管理，按照档案管理部门统一规定的机读文件目录格式建立档案数据库。

第二十七条 单位撤销、合并或有关部门人员调动时，必须办理档案和文件材料交接手续，不得私自带走或销毁。

第二十八条 凡密级文件及不宜公开（内部）文件材料，必须单独组卷，单独存放，专人管理，非相关人员不能接触。未经批准，任何人不得私自将该类档案带出库房。

第二十九条 对违反《中华人民共和国档案法》并有下列行为之一的，要按照规定给予当事者以通报批评直至行政处分，构成犯罪的移交司法部门处理：

（一）损毁、丢失属于学校所有的档案的。

（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有的档案的。

（三）涂改、伪造档案的。

（四）擅自出卖或者转让档案的。

（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的。

（六）不按规定归档或者不按期移交档案的。

（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施、造成档案损失的。

（八）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

第六章 档案的利用

第三十条 档案管理部门应当按照国家有关规定开放档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不对外开放：

（一）涉及国家秘密的。

（二）涉及专利或者技术秘密的。

（三）涉及个人隐私的。

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第三十一条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已开放的档案。境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第三十二条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案管理部门负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者个人同意，必要时报请主管校领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，须经校长批准。

第三十三条 学校各部门查阅归档档案，查档人须经归档部门同意。

第三十四条 库藏档案原则上不外借，特殊情况须经档案管理部门的主管校领导批准后方可借出。档案管理部门应定期检查外借档案的归还情况，如发现损坏或丢失，当事者要写出书面报告，报请学校处理。

第三十五条 档案由档案管理部门保管。在国家需要时，学校应当提供所需的档案原件或者复制件。

第三十六条 档案管理部门提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案管理部门负责人批准。档案管理部门是学校出具档案证明的唯一机构，加盖学校档案管理专用章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十七条 社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应当无偿和优先提供。

第三十八条 档案管理部门工作人员要熟悉库藏，主动提供利用，当好学校领导、有关部门的参谋和助手。积极发挥档案的信息功能，提高档案利用率。

第三十九条 为高效快捷提供档案利用，档案管理部门应根据学校和社会需要，有计划、有步骤地对档案资料做好编研工作，为学校教学、科研、管理与领导决策提供有价值的参考资料。

第七章 附 则

第四十条 档案管理部门可根据本办法制订实施细则。

第四十一条  本办法由党政办公室负责解释。

第四十二条  本办法自发布之日起施行。

湖南工学院文件材料归档范围

1、党群类：主要包括党群部门在工作中形成的文件材料；

2、行政类：主要包括行政职能部门（教务、科研、产品生产与开发、基建、设备、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料；

3、教学类：主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料；

4、科学研究类：主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料；

5、产品生产与科技开发类：主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料；

6、基本建设类：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料；

7、仪器设备类：主要包括仪器设备管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改选、申请报废等各个环节中形成的文件材料；

8、出版类：主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料；

9、外事类：主要包括外事工作管理和外事活动过程中形成的各种文件材料；

10、财会类：主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料；

11、干部人事类：主要包括教职员工在思想、工作、学习和生活等活动中形成的文件材料；

12、专业技术职务类：主要包括教职员工从事专业技术工作和评聘专业技术职务活动中形成的文件材料。

以上各门类归档文件材料包括纸质、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。

2013年12月25日