湖工党字〔2012〕5号

为正确使用和处理各类公文，进一步规范学院各类公文的制发程序，提高办文质量和效率，根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式GB/T 9704-1999》、《湖南省党的机关公文处理细则》、《湖南省行政机关公文处理办法》、《湖南省教育厅 中共湖南省委教育工委发文、收文工作规定》及《湖南工学院党政公文处理办法》等有关规定，特制定我院公文的发文管理规范及实施细则如下：

一、文件种类及公文版头

（一）文件种类

学院文件种类主要分为党群系统文件和行政系统文件。

1、党群系统文件

党群系统文件包括学院党委文件、纪委文件、工会文件、团委文件等。

（1）学院党委文件包括版头为《中共湖南工学院委员会文件》、《中国共产党湖南工学院委员会（××）》、《中共湖南工学院委员会》、《中共湖南工学院委员会会议纪要》等学院党委层面和相关职能部门以学院党委名义发文的文件、函件、会议纪要等。

（2）学院纪委文件主要为版头为《中共湖南工学院纪律检查委员会文件》、《中共湖南工学院纪律检查委员会》的文件、函件。

（3）学院工会文件主要为版头为《中国教育工会湖南工学院委员会文件》、《中国教育工会湖南工学院委员会》的文件、函件。

（4）学院团委文件主要为版头为《共青团湖南工学院委员会文件》、《共青团湖南工学院委员会》的文件、函件。

2、行政系统文件

学院行政文件包括版头为《湖南工学院文件》、《湖南工学院》、《湖南工学院院务会会议纪要》、《湖南工学院会议纪要（××）》等学院行政层面和相关职能部门以学院名义发文的文件、函件、会议纪要等。

3、党政联合文件

学院党政联合文件包括版头为《中共湖南工学院委员会湖南工学院 文件》、《中共湖南工学院委员会 湖南工学院》等学院层面文件、函件。

（二）公文版头

公文版头体现文件种类和行文关系，是发文机关为公文处理预制的格式化的文件标识，通常包括发文机关标识和红色反线（或武文线和文武线）。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成，对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称；红色反线或武文线、文武线主要用于区分公文的眉首和主体的固定线条。学院公文版头分为文件格式（带“文件”字样）版头和函件格式（不带“文件”字样）版头，学院二级机构和单位内部公文版头则只为函件格式版头。

1、公文版头的印制

学院层面党、政文件（含以学院名义行文的各职能部门文件）各式公文版头由党政办印制；纪委、工会、团委文件的公文版头则分由纪委办、工会、团委印制；学院二级机构和单位内部文件的公文版头由各二级单位分别印制。

2、公文版头的适用

（1）《中共湖南工学院委员会文件》和《湖南工学院文件》版头用于学院党委、行政向上级请示报告工作、传达贯彻中央、省委及上级机关的重大路线、方针、政策，发布学院党委和行政作出的全局性的政策、重大决策和重要工作部署，批转学院有关部门的重要报告、请示等事项。学院党政各部门以学院党委、行政的名义向全校发布本部门职权范围内、涉及全局性的重要事项，也可用此公文版头，但需加编相关部门代字，加盖学院党委或行政印章。

《中共湖南工学院委员会》、《湖南工学院》用于学院党委和行政以函件的形式向上级直属机关、兄弟高校及不相隶属的有关部门商洽工作、询问和答复问题或发布一般性通知事项等。

（2）《中共湖南工学院委员会 湖南工学院 文件》版头用于学院党委和行政联合发文向上级机关报告、请示工作，公布学院中长期发展规划、年度工作要点和总结等事项。

（3）《中国共产党湖南工学院委员会（××）》，括号内标注文种（如通知等），该版头用于党委各职能部门和常设机构（如党委办、组织部、宣传部、统战部、学工部、维稳办等）发布重大工作事项。

（4）《中共湖南工学院纪律检查委员会文件》、《中国教育工会湖南工学院委员会文件》、《共青团湖南工学院委员会文件》等版头分别用于纪委、工会和团委传达上级组织指示、精神，部署校内工作等事项。

《中共湖南工学院纪律检查委员会》、《中国教育工会湖南工学院委员会》、《共青团湖南工学院委员会》分别用于纪委、工会、团委以函件的形式向非隶属单位进行商洽工作、询问和答复问题或发布一般性通知。

（5）《中共湖南工学院委员会会议纪要》、《湖南工学院院务会会议纪要》、《湖南工学院会议纪要（××）》用于记载和发布学院党委会、党政联席会、院务会、院长办公会、各种专题会议及专门委员会或领导小组会议等会议决议事项。

（三）公文格式

公文的格式具体标准参照GBT904－1999《国家行政机关公文格式》国家标准。公文用纸统一采用A4型纸（210 mm×297mm）,公文用纸天头（上白边）为37 mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。

1、公文版头格式

公文版头中发文机关标识字体字号、位置、颜色都有明确要求，学院发文机关标识字体为小标宋体字，字号标准不超过22mm×15mm，以美观为宜，为红色标识（所以常称“红头”）；发文机关标识位置不同，公文版头就不同，公文的适用范围也就不同。不同公文版头的格式如下：

（1）带“文件”字样的公文版头，大体有两种：第一种用于平行文或下行文，其发文机关标识上边缘距上页边（含上白边）的距离为62 mm。第二种仅限于学院党、政方面上行文，发文机关标识上边缘距上页边（含上白边）的距离为117 mm。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽（156mm）的红色反线，其中，党委文件、工会文件红色反线中间应印一个“★”；团委文件红色反线中间应印一个“ ”。学院各类会议纪要版头、学院纪委、工会、团委等带“文件”字样的公文版头均为第一种平行文和下行文的版头格式。

（2）不带“文件”字样的公文版头，适用于函件、阅件、一般性通知或学院二级机构和单位内部行文，其发文机关标识上边缘距上页边的距离为30mm，发文机关全称下4mm处为一条红色武文线（上粗下细），距下页边20mm处也有一条红色文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。

2、正文格式

（1）公文标题。位于红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（2）公文正文。标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋体字标识主送机关，后标全角冒号。公文正文在主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格（数字、年份不回行），用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。

（3）公文附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”。

（4）公文落款。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”；成文日期右空4字。两个机关联合行文应将成文日期拉开，左右空7字；3个以上机关联合行文，成文日期在最后一个落款机关印章下右空2字标识。正文与落款应在同一页面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决，适当时应调整行距、字距压缩公文排版内容。

二、发文字号及适用范围

（一）发文字号的要素及格式要求

发文字号由三个要素即发文机关代字、年份和序号依次编排组成。发文字号在发文机关标识下空2行的第3行，用3号仿宋体字，居中排布或置于左下方（前空一格）；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

1、以学院名义印发的公文，发文字号由党政办公室负责统一编号。机关代字及发文字号格式规定为以下几种：

（1）以学院党委名义印发的上行文，发文字号为“湖工党〔20××〕×号”，下行文，发文字号为“湖工党发〔20××〕×号”。

（2）以学院行政名义印发的上行文，发文字号为“湖工〔20××〕×号”，下行文，发文字号为“湖工政发〔20××〕×号”，部门以学院行政名义印发的文件，机关代字应包括“湖工”和主办文件部门代字，如人事处起草的文件为“湖工人〔20××〕×号”。

（3）以学院名义印发的信函式公文，发文字号为“湖工党函〔20××〕×号”、“湖工函〔20××〕×号”。

（4）各类校级会议纪要的发文字号为“党委会纪〔20××〕×号”、“党政联会纪〔20××〕×号”、“院务会纪〔20××〕×号”、“院长办公会纪〔20××〕×号”、“专题会纪〔20××〕×号”、“专委会纪〔20××〕×号”等。

2、以学院二级机构和单位名义印发的公文为二级机构和单位在职责范围内的内部行文，不能对校外行文。其发文字号不能冠以“湖工”字样，发文代字（单位简称）经统一发布后，不得随意更改。发文字号中的序号由本部门自行编排。

（二）发文代字及适用范围

1、学院层面的党政公文发文代字及适用范围

湖工党：适用于学院党委向省教育工委或其他上级党委部门报送的请示、报告、意见等事项。

湖工党发：适用于学院党委传达贯彻党的路线、方针、政策；发布全局性、政策性和指令性的重大决策或重要工作部署；批复院属各部门、各单位的重要报告、请示等事项。

湖工：适用于学院向省教育厅和其他上级部门报送的请示、报告、意见等事项。

湖工政发：适用于学院传达贯彻上级机关的方针、政策、部署相关工作；发布校行政作出的全局性的重大决定、重要工作部署；批转校内有关部门的涉及全局、有指导意义的文件等事项。

湖工党函：适用于学院党委与上级直属机关、兄弟高校党委等无相隶属关系的校外有关部门商洽工作、询问和答复问题、沟通交流等事项。

湖工函：适用于学院与上级主管部门各职能处室、兄弟高校等不相隶属关系的校外有关部门商洽工作、询问和答复问题、沟通交流等事项。

党委会纪：适用于记载和发布校党委会会议议定事项的纪要。

党政联会纪：适用于记载和发布校党委、行政联席会会议纪要。

院务会纪：适用于记载和发布院务会会议议定事项的纪要。

院长办公会纪：适用于记载和发布院长办公会议议定事项的纪要。

专题会纪：适用于记载和发布校领导受校党委和行政授权就某一项或几项重要工作召开的专题会议议定事项的纪要。

专委会纪：适用于记载和发布学院各专门委员会或领导小组会议议定事项的纪要。

2、学院部门以学院党政名义行文的发文代字及适用范围

学院各职能部门以学院名义行文，其发文代字及适用范围规范如下表，学院纪委、工会、团委等组织代字分别由纪委、工会、团委参照本文有关规定自行编制。

3、学院各部门内部行文的公文代字及适用范围

学院二级机构和单位在职责范围内的内部行文，主要用于向学院党委、行政请示、报告工作、向校内其他单位商洽和答复工作、向本单位布置工作等。其代字或简称统一规范如下：

三、发文流程及签发权限

1、文件的草拟、校核

（1）拟制党政公文，由党政办或主办处室负责起草。凡以“湖工党发”、“湖工党”、“湖工政发”、“湖工”等为代字发文，由有关职能部门或党政办负责起草，党政办核稿；凡以“湖工+部门代字”发文，由相关职能部门起草、核稿，党政办会签；会议纪要由记录员起草，党政办列席人员核稿，分管院领导审核。

（2）草拟公文要符合国家的法律、法规及其他有关规定，如拟制规范性文件需同时起草制定说明，并通过合法性审查（由学院法律顾问或专门机构审查），拟制合同文本、处分文件等也均需通过合法性审查，经党委会或院务会（涉及职工重大利益的还需经教职工代表大会）等讨论通过后，再按发文程序进行办理；公文文稿要求观点显明、主题突出、结构严谨、条理清楚、直述不曲、言简意赅、字词规范、标点正确，符合行文格式和行文规定，文种应根据行文目的、发文单位职权和与主送机关的行文关系确定。行文关系要根据隶属关系和职权范围确定，报送上级有关单位职权范围内的文件，不得同时报送主送单位以外的别的单位，严禁越级行文、越位行文。报送解决问题的“请示”，应一文一事，并列明需上级批复的问题、联系人及联系电话。“报告”中不得夹带“请示”事项。需请求上级机关的事项，一般应给上级机关留出一定的研究、决策时间；紧急事项应先与上级办公厅（室）沟通说明，并在行文中标注“急件”字样。

（3）对发文事项涉及到其他部门职权的，需执行会签制度，主办处室应主动与相关部门协商，取得一致意见后方可行文。

（4）有关会议的记录和纪要，党委会、院务会、院长办公会、党政联席会由党政办负责记录并编制纪要；其他专题会由提请事项的相关职能部门指定专人记录并起草纪要，送党政办审核、会签并制发；专委会由专门委员会或临时机构的下设办公室安排专人负责记录并起草纪要，送党政办审核、会签并制发。各二级机构和单位的最高集体决策会议，如处务会、二级学院院（部）务会、党总支会、党政联席会等会议的纪要，应由所在单位安排专人记录并编写会议纪要，并抄报党政办备案。

2、文件的送审、签发

（1）主办处室起草文稿后，填写发文签批单，处室负责人须对文稿从政策、文字、体式、格式、行文规则等方面进行核稿，并提出拟办意见，送党政办会签、复核，党政办根据发文范围和权限呈送院领导审阅签发，再由党政办编制文号并交付印刷。

（2）凡报送上级机关的请示、报告等公文，由党委书记或院长签发，如其外出期间由主持工作的院领导签发；凡以校党委、行政名义制发的涉及学院全局性的政策方针、重大决定及重要工作部署的文件，需经学院党委会或院务会讨论通过后，由党委书记或院长签发。

（3）以学院党委、行政名义制发的学院某一方面工作的文件，或学院日常的一般业务工作文件，在分管院领导职责范围内事项的文件，由各分管院领导签发；涉及不同分管领导职责范围内事项的文件，或联合行文，由主办部门分管领导签发，相关部门分管领导会签，特别重要的文件报党委书记或院长会签。

（4）会议纪要由主持会议的院领导签发，党政联席会议需党委书记签发，院长会签。

（5）学院纪委文件由纪委书记签发，特别重要的文件报党委书记和院长会签；工会、团委文件一般由其分管院领导签发。

院领导签发公文，一般应明确签署意见，并签名、写上日期，如只签名未明签意见或圈阅，也视为同意。

3、文件的发放、存档

（1）经院领导签批同意印发的党政文件，由党政办统一制发。

（2）对已印发的党政文件，党政办统一登记、发放、暂存、归档；将发文底稿、文件签发单（会签单）、二份正式文件及电子文件及时交档案管理部门整理归档。以学院纪委、工会、团委名义印发的文件，分别由纪委办、工会、团委负责登记、发放、暂存、归档，重要文件交学院档案管理部门归档。二级机构和单位印发的内部文件由各二级机构和单位负责登记并归档。

四、附则

1、学院各类公文发文应当确有必要。凡是通过当面协商或者利用现代通讯和技术手段等方式能解决的事项，一般不行文。对开会已部署的工作，一般不行文。凡属例行工作通知等日常事务，部门发文或几个部门联合行文能够解决的，不以学院名义行文。

2、本细则中“二级机构和单位”是指各职能部门、群团组织、各二级学院、教学部、各直属党委和党总支、各教辅单位、各科研机构。

3、本细则由党政办负责解释，如本细则中有关事项与原相关文件有冲突，以本细则为准。

4、本细则自公布之日起施行。