湖工党发〔2015〕13号

第一章  总则

第一条 为进一步转变工作作风，加强效能建设，规范会议管理，提高会议效率和质量，根据《中共湖南省委办公厅湖南省人民政府办公厅关于进一步改进文风会风的意见》（湘办〔2014〕13号）和省教育厅《关于进一步改进文风会风的意见》（湘教办发〔2014〕4号）等文件要求，结合学院实际，特制定本规定。

第二条 各类会议是学院贯彻上级精神、部署有关工作、推动学院发展的重要手段，各部门（单位）应高度重视会议的组织和管理工作。

第二章  会议原则

第三条  会议坚持必要、高效、节约的原则。学院设立“无会周”、“无会日”，原则上每月第四周定为无会周，每周星期五定为无会日，除重大紧急事项外，学院不安排会议。

1.必要原则。没有实质性内容的会议坚决不开，能以文件形式或利用现代通讯工具部署工作的，不再召开会议，能合并召开的会议要统筹合并召开。

2.高效原则。大力提倡“少开会、开短会”,注重会议实际效果和质量。各类会议的时间应尽可能缩短,会前应充分做好调研和沟通协调工作，会中发言应紧扣议题、言简意赅，切忌空话套话、泛泛而谈。

3.节约原则。坚持节俭办会、务实办会。学院举行的各类会议，一律不发放纪念品或有价证券，除校外来宾外一律不发请柬。会场的安排和布置等要简洁大方、讲求实用、节约开支，一律不摆放水果、香烟等。

第三章   会议类型

第四条 本规定所指的会议主要有：

1.党委会和院务会。

2.全院大会。如全院性的教职工（代表）大会、党员（代表）大会、学生（代表）大会、团员（代表）大会等。参加人员根据会议内容确定。

3.以学院名义召开的党政工作会议。如干部大会、学生教育管理工作会议、维护稳定工作会议、党风廉政建设工作会议、党建与思想政治工作会议、教学工作会议、科研工作会议等。会议内容主要是传达上级精神，总结和部署工作等。参加人员根据会议内容确定。

4.工作协调会议。会议由院领导主持召开，参会人员涉及多个部门。会议内容主要是部署有关工作或协调关系，解决问题，推进工作开展等。

5.专项工作会议。会议由院领导主持召开，会议内容为研究处理学院工作中的专门问题。如教学工作例会、学生工作例会等。参会人员为与议题相关的部门负责人或有关人员。

6.学院主办或承办的其他会议，如学术交流会、研讨会、洽谈会等。

第四章  会议的审批

第五条  严格各类会议的审批程序。根据会议类型，其审批方式如下：

1.党委会、院务会。按照《湖南工学院党委领导下的院长负责制实施细则》所规定的议事规则进行。

2.全院大会。按上级有关规定履行相关程序后，报学院党委审批。

3.以学院名义召开的党政工作会议。分别由学院党政主要领导审批。

4.工作协调会议。牵头承办部门在会前应与有关部门协商确定参会人员，报主持会议的院领导审批。

会议一般由各部门（单位）分管相关工作的负责人参加。如需各部门（单位）主要负责人参会，或需要3位（含）以上院领导同时出席的会议，还应根据会议性质，分别报学院党政主要领导审批。

5.专项工作会议。由分管专项工作的院领导审批。

6.学院主办或承办的其他会议。由牵头承办部门报分管院领导同意后再报学院主要领导审批。

第六条  会议地点原则上安排在校内。确因特殊情况需要到校外举行的会议，牵头承办部门须书面报分管院领导同意后再报学院主要领导审批，经批准后报院纪委备案；会议地点的选择严格按《湖南省省直机关会议费管理办法》的有关条款执行。

第七条  会议应列入周工作安排。牵头承办部门要在会议召开前一周周五12：00前向党政办书面报送《湖南工学院会议审批表》（见附表）。会议需使用公共会议场所的，由党政办统筹安排。要强化会议计划，避免会议无序，未列入周工作安排的会议，在报学院主要领导同意后，其会场由党政办进行调配。

第五章  会议的准备和会务

第八条  会前准备。

1.会前调研和协商。需提请学院党委会、院务会讨论决定的事项，有关部门（单位）会前应充分协商和征求意见，提出多个建议方案；需提交的会议材料，原则上应提前三天将有关材料（尽可能以电子邮件形式）送达参会人员，会上一般不再印发文字材料。

2.做好会议筹备工作。牵头承办部门要提前落实会议召开时间、地点和出席人员范围、人数；及时通知参会人员，提前邀请与会领导和嘉宾；并提前安排好会场布置工作。

第九条  会中服务。牵头承办部门要做好会中服务工作，要安排好会议签到、会议入场、会议进程，分发会议材料，维持会场秩序，做好会议记录（含录音），协调好摄影摄像、安全保卫、后勤保障、紧急情况处理等服务工作。

第十条  会后服务。牵头承办部门要及时整理会议纪要，做好会议资料的归档（含音频、视频、文字材料等）；督促落实会议形成的决议、决定，并根据需要编写新闻报道。

第十一条  牵头承办部门负责会议的筹备和组织实施，相关部门要积极配合做好有关会务工作。

第六章  会议考勤

第十二条  各部门（单位）应指定专人，及时关注校园网发布的会议信息，并及时通知本单位的与会人员按时参加会议，提前做好工作安排。

第十三条  会议考勤由牵头承办部门负责，实行会议签到制度。考勤结果会后报人事处、监察处备案，需通报的由牵头承办部门、人事处、监察处联合通报。

第十四条  会议请假。参会人员不得无故迟到、早退，确因公务活动或其他特殊情况不能参加学院召开的会议，必须向会议主持人或牵头承办部门履行请假手续，否则视为缺席会议。

第七章  附  则

第十五条 各部门（单位）根据需要可参照本规定制定各类会议管理的实施细则。

第十六条  本规定由党政办负责解释。

第十七条  本规定自发布之日起实施。

2015年4月9日

湖南工学院会议申请审批表