第一章 总则
第一条 为规范学校招标采购代理机构(以下简称：代理机构)监督管理，维护学校合法权益，提高招标采购工作效率和质量，促进廉政建设，根据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》《政府招标采购代理机构管理暂行办法》等法律法规和相关规章制度，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称代理机构是指政府集中采购机构以外，受学校委托从事采购代理业务的社会中介机构。
第三条 招投标管理办公室（以下简称：招标办）具体负责代理机构的遴选、使用、考核和管理。
第二章 遴选与委托
第四条 代理机构的遴选入围工作由招标办组织实施。入围代理机构数量由招标办根据学校近三年的采购执行情况进行设定。入围代理机构服务期原则上不超过三年。
第五条 招标办通过公开遴选的方式，从内控制度、代理费用、服务方案、服务团队、档案管理、信息化管理、业绩和信用等方面，对参与竞争的代理机构进行综合评价，确定入围代理机构。
第六条 代理机构的准入条件：
（一）满足《中华人民共和国政府采购法》第二十二条、《中华人民共和国政府采购法实施条例》第十七条及《政府招标采购代理机构管理暂行办法》第十一条的规定。
（二）遵守国家法律、法规及执业规范，具备健全的内控监督等管理制度，具有良好的商业信誉。
（三）具有确认采购需求、编制采购文件、审核采购文件、拟订合同文本、发布采购公告、抽取评审专家、组织项目评审、发放中标通知书等各环节业务所需的专业能力。
（四）在湖南省内具备独立办公场所和代理招标采购业务所必需的办公条件。
（五）从业人员未在其他代理机构重复执业。
（六）近三年内，没有发生与采购代理业务相关的严重违法、违约行为，没有与学校合作中发生过严重违法、违约情形。上一服务期限内，未发生考核不合格或因出现重大违法违规行为而被学校终止委托的情形。
（七）不存在其他可能影响代理服务正常开展的情形。
（八）符合法律、行政法规规定的其他条件。
第七条 学校与代理机构签订入库协议或委托代理协议，应当明确代理范围、权限、服务期限、工作内容、档案保存、代理费用收取方式及标准、协议解除及终止、违约责任等具体事项，约定双方权利义务。
第八条 采购项目业务委托由招标办按以下方式从入围代理机构中选用。
（一）重点项目：400万元（含）以上的货物、服务采购项目，1000万元（含）以上的工程采购项目，招标办在上一年度考核结果为优秀的代理机构中以比价方式，选用代理服务费报价最低的委托代理机构。
（二）其他项目：根据代理机构专业特点和年度考核结果，按货物、服务、工程类分类确定代理机构抽取名单，按项目类别在对应类别的抽取名单中随机抽取委托代理机构。
第九条 代理机构抽取工作由招标办负责组织，纪检监察处负责监督，抽取现场应不少于2人参与。抽取结束后填写《湖南工学院招标采购代理机构抽取记录表》（附件1），抽取人和监督人签名并存档。
第十条 已受学校委托代理业务，且有尚未发出中标通知书的项目数达到3个的代理机构，原则上不参与新项目委托代理的选取。
第十一条 招标办工作人员在代理机构遴选、考核、管理以及业务委托、工作配合中应认真履行岗位职责，做到客观公正、实事求是、廉洁奉公，切实维护学校的合法权益。
第三章 工作内容与要求
第十二条 代理机构应建立健全内部管理制度，依法合规、高效有序地完成委托项目。
第十三条 代理机构应成立为学校服务的工作团队，配备政治素质过硬、业务能力突出、工作认真负责和善于组织协调的人员担任团队负责人和固定经办人，人数原则上不得少于3人。
第十四条 代理机构主要工作内容与要求包括但不限于：
（一）自觉服从学校的监督和管理，严格遵守和执行相关法律、法规和有关规定，认真履行职责，遵守职业道德。
（二）确认采购需求、编制采购文件。编制的招标采购公告和采购文件应依法合规、科学合理，须认真排查、杜绝采购文件出现指向性、歧视性、排他性条款，原则上应在5个工作日内完成采购文件的起草。认真采纳学校提出的各项意见和建议；根据学校要求及时更换学校认为不胜任的工作人员。
（三）根据学校需要，协助学校开展需求调查，组织专家论证采购文件。向学校提供有关招投标采购的法律咨询服务。
（四）起草采购公告或资格预审公告，在相关媒介平台予以发布。按采购公告规定时间发出采购文件，对领取采购文件的响应人进行资格审查，根据需要组织现场踏勘。负责采购文件答疑、澄清等补充文件的起草、发放或备案工作。
（五）做好项目评审前的准备工作，抽取评审专家，按规定组建评审委员会，检查评审结果，提醒评审委员会异常情况。
（六）复核评审报告，发布候选人公告或结果公告，进行中标或成交公示，制作发放中标或成交通知书。
（七）在委托授权范围内协助学校处理异议、质疑答复及投诉事宜。
（八）对所代理的招标项目，具有保密义务。不得将采购文件的书面文件和电子文件泄露给与该采购无关的人员和单位；不得泄露投标人相关信息和文件以及评标、定标信息。
（九）汇总编制全过程采购资料并向学校移交，妥善保管留存采购文件。
（十）遵守有关廉政纪律，并按要求签订廉洁承诺书。
（十一）其他学校交办的相关工作。
第十五条 代理机构及其分支机构不得在所代理的采购项目中投标或者代理投标，不得为所代理的采购项目的投标人参加该项目提供投标咨询。
第十六条 代理机构接受委托项目实行回避制度。代理机构应当严格遵守有关规定，凡与所代理采购项目的招标人、投标人有合作经营关系以及其他利益关系的情形，应当主动申请回避。
第四章 考核与监督
第十七条 代理机构的工作考核分为项目考核和年度考核，由招标办负责考核，考核结果经招标委员会审议后予以确定。
项目考核：代理机构完成项目委托采购10个工作日内，由采购人代表、监督人、项目负责人依据《湖南工学院代理机构项目服务考核表》（附件3）分别对代理机构本次项目完成情况进行评价打分，代理机构年度所有项目的平均分作为本年度的项目考核得分。项目考核情况作为委托项目分配的重要参考依据。
年度考核：招标办根据代理机构本年度工作表现、业务能力、服务质量及被质疑投诉处理情况等综合考核打分，填写《湖南工学院代理机构年度考核表》（附件2）。
年度考核核算方法为代理机构项目考核得分*60%+年度考核得分*40%。考核结果分为优秀、合格、不合格三个等次，其中，评定为优秀等次的代理机构不超过入围代理机构数量的45%。最终得分在90分（含）以上的按分数高低排名靠前的评定为优秀；80分（含）以上未评定为优秀的评定为合格；80分以下为不合格。
评定为不合格的代理机构将退出下一年招标采购代理机构库。代理机构的年度考核结果作为以及下一轮遴选的重要参考依据。
第十八条 代理机构有下列情况之一的，暂停项目委托或终止代理合作，并在代理机构考核中予以扣分：
（一）招标采购全过程文件存在差错、疏漏、缺陷等情形；存在违反国家有关强制性规定内容；以不合理条件限制、排斥供应商参与招标采购活动或其他原因导致潜在供应商无法正常参与招标采购活动。
（二）在组织开标、评审过程中，未按照规范履行职责，影响招标采购质量、效率或结果。
（三）信息公开不规范、不及时、内容不完整等。
（四）因代理机构原因，导致项目进度滞后、未及时退还投标保证金。
（五）未对开标和评审过程进行文字和音像记录，或文字和音像记录不全、不清晰可辨。未妥善保管或及时移交委托项目资料或委托项目资料不全、不规范、不清楚或错漏等现象。
（六）招标采购业务推进过程中未及时与学校沟通反馈相关情况。
（七）其他可能影响招标采购项目实施或资料归档的行为。
以上行为未对招标采购项目造成实质性影响的，暂停项目委托 1 至 6个月；对招标采购项目造成实质性影响的，终止代理合作。
第十九条 代理机构有下列情形之一的，学校可随时终止代理合作。同时，年度考核结果确定为不合格。造成损失的，学校保留追究法律责任的权利。
（一）无正当理由拒绝接受项目委托。
（二）经营过程中出现重大违法记录或不良信用记录。在监督检查中有被责令停业、吊销执照等直接影响经营的情况。与供应商、评审专家或其他第三方串通，进行虚假招标、围标、串标等活动，损害国家利益、社会公共利益或学校合法权益。评审期间，工作人员私下就评审事宜与供应商联系；干预评审专家独立评审，发表有倾向性或不当言论。
（三）泄露应当保密的相关信息资料、评审过程情况或其它可能影响公平竞争的信息。
（四）除相关监督检查，未经招标办同意，允许其他单位、部门或个人查阅我校招标采购项目资料。
（五）在招标采购项目中获取不正当利益。为委托项目的供应商提供项目咨询或在所代理的招标采购项目中投标或代理投标。
（六）将委托项目外包给其他代理机构或单位。
（七）与供应商存在利害关系应回避而未主动提出回避。
（八）拒不接受学校或上级部门对采购活动的监管，或在汇报工作或接受监督检查时，弄虚作假、隐瞒事实真相。
（九）篡改与招标采购项目相关的文件和音像资料。
（十）因代理机构原因导致供应商投诉成立，项目被废标、重新招标或被勒令整改或处罚。
（十一）超额收取招标代理服务费、投标保证金或其他不合理费用。
（十二）法律法规禁止和委托合同中约定的其他禁止行为。
第二十条 被学校暂停或终止代理招标采购业务的代理机构，应及时终止代理业务，其代理项目按下列情况分别处理：
（一）尚未开始执行的委托项目即时终止。
（二）已经开始执行的委托项目，可以终止的即时终止，确因客观原因无法终止的应当妥善做好移交等善后工作。
第二十一条 服务期满，再次遴选未能入围的代理机构，尚有已签订委托协议委托的项目未完成采购的，原则上由原代理机构继续完成。
第五章 附则
第二十二条 本办法由招标办负责解释。
第二十三条 本办法自2025年6月起施行。
附件:1.《湖南工学院招标采购代理机构抽取记录表》；
2.《湖南工学院代理机构年度考核表》；
3.《湖南工学院代理机构项目服务考核表》。
