湖南工学院招标采购管理办法
第一章 总则
第一条 为进一步规范学校招标采购工作，确保招标采购项目质量，提高招标采购资金使用效益，完善监督机制，根据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》以及湖南省招标采购管理的有关规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称采购，是指以合同方式有偿取得工程、货物和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。
工程建设项目，是指工程以及与工程建设有关的货物和服务。工程是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建及其相关的装修、拆除、修缮等；所称与工程建设有关的货物，是指构成工程不可分割的组成部分，且为实现工程基本功能所必须的设备、材料；所称与工程建设有关的服务，是指为完成工程所需的勘察、设计、监理等服务。
货物，是指可以与工程分别设计、施工或者不需要设计、施工的各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品。
服务，是指除工程建设项目和货物以外的其他采购对象，包括采购人自身需要的咨询、服务和采购人向社会公众提供的公共服务。
第三条 一个采购项目中含有工程、货物和服务中两项及以上且不可分割实施的项目，按照采购资金比重较大的项目确定其属性。
第四条 招标采购工作应遵循公开、公平、公正、科学、择优，维护学校及各采购当事人的合法权益，方便管理与决算，相互监督的原则。
第五条 涉及国家安全、秘密和因不可抗力或者其他不可预见因素需紧急进行采购的项目可不按本办法执行。上级政府或其职能部门制定了具体管理办法的项目，按其相关规定执行。
第二章 组织机构及其职责
第六条 设立湖南工学院招标委员会（以下简称招标委员会），负责招标采购管理工作，主要职责：
1．统一管理全校招标工作，审定有关招标采购的制度、规定。
2．研究确定工程、货物、服务项目招标采购方式，按权限审定招标采购文件。
3．审议和批准有关招标采购项目实施方案，重大事项提交院长办公会、学校党委会批准后实施。
4．核准有关招标采购的其他重要事项，处理招标采购工作中出现的问题。
5．审批学校招标采购评委专家库组成人员。
第七条 招标委员会由分管招标工作的校领导担任主任，成员由招投标管理与服务中心主要负责人及分管负责人、国有资产管理处处长，财务处处长、审计处处长等组成，招标委员会主任可根据实际需要，指定其他人员担任列席人员。
招标委员会下设办公室，具体负责组织和协调全校各类招标采购工作流程与日常管理。办公室设在招投标管理与服务中心，招投标管理与服务中心主要负责人兼任办公室主任。
第八条 采购活动实施过程中，各部门职责规定如下：
（一）申购部门主要职责：
1．编制并发起采购需求，明确项目关键性指标，含项目概况、采购范围、技术要求、质量要求、合作周期、验收标准、人员配置等，协助编制招标采购文件文件。
2．参与答疑，为采购全过程提供技术支持。
3．编制采购上限值或采购预算。
4．编制采购合同并提交相关部门审核。
5．组织工程项目清标。
6．负责合同签订和跟进项目实施。
7．参与项目的验收。
8．对合同履行情况进行跟踪和管理。
（二）招投标管理与服务中心主要职责：
1．负责起草学校有关招标采购的制度、规定。
2．接受各申购部门的招标采购项目申报，负责招标采购文件审核与项目初审。
3．提出对项目的采购方式、分包方式、招标方式、评标办法的合理化建议，报请招标委员会批准。
4.委托代理的项目，负责代理机构的确定和对招标代理机构的监督与考核。
5.组织自主招标项目评审工作或配合代理公司进行评审。
6.根据评审报告，确定成交供应商。
7.受理答复招标采购活动中的异议或质疑。
8.负责招标采购过程的记录和招标采购资料的搜集、整理和归档，建立采购项目台账，资料保存期限不少于15年。
9.督促、检查项目申购部门合同执行情况。
10.负责学校招标采购评委专家库的组建及管理，以及招标年度工作报告。
（三）财务部门主要职责：
1．负责审核采购预算，确认资金来源。
2．对采购项目结算方式进行把关。
3．根据项目进度，及时足额落实项目资金来源。
4．依法管理履约保证金，支付采购款项。
（四）审计部门主要职责：
1、负责采购预算审计，出具招标控制价和工程量清单。
2、对项目关键性指标、技术要求等进行审核。
3、参与工程项目合同签订前的清标。
（五）国有资产管理部门主要职责：
1.按相关规定提供大型仪器设备的查重报告；
2.合同签订后，组织相关部门开展验收。
第九条 学校纪检监察部门对招标采购活动实施监督，受理相关投诉举报，对招标采购活动出现的违纪违规行为进行查处。
第十条 招标工作责任的确定。
（一）招标委员会的工作，招标委员会主任为第一责任人。
（二）招投标管理与服务中心的工作，招投标管理与服务中心主任为第一责任人。
（三）项目申购部门在招标过程中所负责的工作，项目负责人为第一责任人，其行政主要负责人为监督责任人。
第三章 方式及限额标准
第十一条 招标方式：
（一）招标方式分为：政府采购招标、湖南省政府采购电子卖场采购与校内招标三种。
（二）达到政府采购招标限额的项目，原则上应依法实行政府采购招标。涉及国家安全、秘密和因不可抗力或者其他不可预见因素需紧急进行采购的项目需采取其他采购方式的，需经招标委员会审批。
政府采购招标可采用政府公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购等各种符合相关法律法规和政策规定的形式进行。
采购需求客观、明确且规格、标准统一的采购项目，一般采用招标或者询价方式采购，以价格作为授予合同的主要考虑因素，采用固定总价或者固定单价的定价方式。
采购需求客观、明确，且技术较复杂或者专业性较强的采购项目，一般采用招标、谈判（磋商）方式采购，通过综合性评审选择性价比最优的产品，采用固定总价或者固定单价的定价方式。
不能完全确定客观指标，需由供应商提供设计方案、解决方案或者组织方案的采购项目，一般采用谈判（磋商）方式采购，综合考虑以单方案报价、多方案报价以及性价比要求等因素选择评审方法，并根据实现项目目标的要求，采取固定总价或者固定单价、成本补偿、绩效激励等单一或者组合定价方式。
除法律法规规定可以在有限范围内竞争或者只能从唯一供应商处采购的情形外，一般采用公开方式邀请供应商参与政府采购活动。
（三）未达到政府采购招标限额的项目，一般情况下应通过湖南省政府采购电子卖场完成采购。
（四）校内招标的主要形式为校内公开招标、竞争性谈判、校内集体议价等。通过校内招标完成采购后，需与供应商在湖南省政府采购电子卖场完成直购。
第十二条 政府采购招标限额以上的项目采购
政府采购招标限额以上的货物、服务、工程类采购项目，申购部门在办理了相应的申购审批手续后，由招投标管理与服务中心报招标委员会审核，委托具备相关法定条件的代理机构，按照国家法律法规的要求组织实施。
第十三条 政府采购招标限额以下的项目采购
（一）招标限额以下项目的采购原则上都要在“湖南省政府采购电子卖场”完成交易。
（二）由于各种原因确实不能在“湖南省政府采购电子卖场”进行交易的，由招投标管理与服务中心报招标委员会审批；招标委员会根据政府的相关政策和法规以及学校和相关规定，确定采购方式。
（三）采用校内招标的项目，可在线下完成采购，再与中标供应商在湖南省政府采购电子卖场完成直购。
（四）电子卖场竞价中标的确定：原则上按最低价中标，若以其他方式中标，申购部门应以书面形式向招投标管理与服务中心报告，报招标委员会审批。
第十四条 需重复购买的小额零星项目的采购
需重复购买的小额零星项目的采购或无法事先提出单个（次）预算的（如房屋及其附属项目的零星维修、食材配送、汽车维修、印刷、设备维修等）项目的采购，须向招投标管理与服务中心报备，经招标委员会审批后，按照招标委员会确定的采购方式，自行组织线下采购，与中标供应商签订服务合同，定期在电子卖场平台完成直购。
第四章 工作程序
第十五条 立项。项目申购部门负责完成拟招标项目的立项流程审批。
第十六条 招标申请。申购部门提出项目采购需求，10万元以上（含）的货物、服务应由申购部门通过咨询、论证、问卷调查等方式开展需求调查，了解相关产业发展、市场供给、同类采购项目历史成交信息，可能涉及的运行维护、升级更新、备品备件、耗材等后续采购，以及其他相关情况，面向市场主体开展需求调查时，选择的调查对象一般不少于3个，并应当具有代表性。工程类项目均需申购部门提供工程量清单。
若申购大型实验仪器设备，还需提交资产查重报告。
第十七条 根据《政府采购需求管理办法》的规定，对于下列采购项目，应当开展需求调查：
（一）1000 万元以上的货物、服务采购项目，3000万元以上的工程采购项目；
（二）涉及公共利益、社会关注度较高的采购项目；
（三）技术复杂、专业性较强的项目，包括需定制开发的信息化建设项目、采购进口产品的项目等；
（四）财务处或者采购人认为需要开展需求调查的其他采购项目。
编制采购需求前一年内，采购人已就相关采购标的开展过需求调查的可以不再重复开展。
按照法律法规的规定，对采购项目开展可行性研究等前期工作，已包含本办法规定的需求调查内容的，可以不再重复调查；对在可行性研究等前期工作中未涉及的部分，应当按照本办法的规定开展需求调查。
第十八条 招标申请的受理与审查。招投标管理与服务中心负责将申购部门上交的物资申购单、项目论证报告等审计所要求的材料交予审计处进行预算审计，并根据相关规定对项目的招标方式提出建议，提交招标委员会审批。招标委员会根据相关规定确定项目的采购方式。
第十九条 招标采购意向公示。采购限额标准以上的货物、工程、服务均应当公布采购意向。采购意向公开的内容包括采购项目名称、采购需求概况、预算金额、预计采购时间等（涉密信息除外）。原则上不得晚于采购活动开始前30日公开采购意向。因预算单位不可预见的原因，急需开展的采购项目，可不公开采购意向。
第二十条 招标文件的起草。招投标管理与服务中心负责起草或委托招标代理公司根据采购需求起草招标文件。项目申购部门负责以书面形式向招投标管理与服务中心提出采购的标的及其需要满足的技术、商务要求。
技术要求是指对采购标的的功能和质量要求，包括性能、材料、结构、外观、安全，或者服务内容和标准等。商务要求是指取得采购标的的时间、地点、财务和服务要求，包括交付（实施）的时间（期限）和地点（范围），付款条件（进度和方式），包装和运输，售后服务，保险等。
原则上应根据项目申购部门的要求制定招标文件，对不明确的内容，招投标管理与服务中心可要求其重新明确；对违反国家、地方法律法规和相关政策文件精神要求的，招投标管理与服务中心有权废除或修正。
招投标管理与服务中心与项目申购部门对招标文件意见有分歧无法取得一致时，应报招标委员会研究确定。
第二十一条 招标文件的审批。招标文件由招投标管理与服务中心报招标委员会审批。招标委员会根据学校“三重一大”的要求，经纪委审核后，按照管理权限分别报送院长办公会和学校党委会审批。
第二十二条 发布招标信息。招标文件获得批准后，由招投标管理与服务中心或学校委托的招标代理单位负责在相关网站或媒体上发布招标公告。
第二十三条 项目答疑。项目申购部门负责解答招标文件中的技术性问题。答疑可以以书面形式进行，也可以通过举办答疑会的形式进行。
第二十四条 确定评标组成人员。招投标管理与服务中心或学校委托的招标代理单位会同项目申购部门、监察处及法定单位按相关规定确定评标专家名单。
第二十五条 评标。招投标管理与服务中心或学校委托的招标代理单位负责组织并主持各项目的评标工作。政府规定须在政府公共资源交易中心完成招标评标的项目，按其规定执行。
采用综合性评审方法的，评审因素应当按照采购需求和与实现项目目标相关的其他因素确定。
采购需求客观、明确的采购项目，采购需求中客观但不可量化的指标应当作为实质性要求，不得作为评分项；参与评分的指标应当是采购需求中的量化指标，评分项应当按照量化指标的等次，设置对应的不同分值。不能完全确定客观指标，需由供应商提供设计方案、解决方案或者组织方案的采购项目，可以结合需求调查的情况，尽可能明确不同技术路线、组织形式及相关指标的重要性和优先级，设定客观、量化的评审因素、分值和权重。价格因素应当按照相关规定确定分值和权重。
采购项目涉及后续采购的，如大型装备等，要考虑兼容性要求。可以要求供应商报出后续供应的价格，以及后续采购的可替代性、相关产品和估价，作为评审时考虑的因素。
需由供应商提供设计方案、解决方案或者组织方案，且供应商经验和能力对履约有直接影响的，如订购、设计等采购项目，可以在评审因素中适当考虑供应商的履约能力要求，并合理设置分值和权重。需由供应商提供设计方案、解决方案或者组织方案，采购人认为有必要考虑全生命周期成本的，可以明确使用年限，要求供应商报出安装调试费用、使用期间能源管理、废弃处置等全生命周期成本，作为评审时考虑的因素。
第二十六条 确定中标候选单位。招投标管理与服务中心或学校委托的招标代理单位根据专家的评审结果确定中标候选单位。
第二十七条 公示。招投标管理与服务中心或学校委托的招标代理单位按法定程序将中标候选单位进行公示。
第二十八条 确定中标单位。在中标公示期满无异议后，招投标管理与服务中心或学校委托的招标代理单位向中标单位发放《中标通知书》。
第五章 投标人的条件和要求
第二十九条 投标人应当具备完成招标项目的能力。
第三十条 投标人应具备相应的资质。投标人必须是在工商行政管理部门注册登记或建设主管部门颁发相应资质的企业或组织。
第三十一条 投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件，投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件做出全面实质性响应。
第三十二条 投标人应当在截止时间前将投标文件送达指定的投标地点，并按要求交纳投标保证金。
第三十三条 投标文件应包含以下材料：
（一）营业执照副本原件；
（二）税务登记证副本原件；
（三）法定代表人证明；
（四）法人授权委托书；
（五）资信、资质证明；
（六）主要业绩材料；
（七）招标人认为应当提供的其他文件材料等。
第三十四条 投标人有下列情况之一的，三年内学校不再接受其参与投标的行为：
（一）提供虚假材料的；
（二）向招标组织机构、招标工作人员、评委等行贿或提供其他不正当利益的；
（三）中标后无正当理由不签订合同或签订合同后不全面履行合同的；
（四）违反招标管理规定，围标、串标的；
（五）有其他违约行为的。
第六章 合同的签订及管理
第三十五条 商务洽谈和商务考察。招投标管理与服务中心会同项目申购部门和有关专业人员，对招标文件中的未尽事项与中标单位进行商务洽谈；对需要进行商务考察的，组织进行商务考察。
第三十六条 项目清标。在合同谈判或签订合同前，申购部门应组织相关职能部门按规定对工程项目进行清标，对明显的非合理报价和严重不平衡报价应要求中标单位进行修正，修正报价作为签订合同的附件。
第三十七条 起草经济合同。合同类型按照民法典规定的典型合同类别，根据招标文件的约定以及商务洽谈的结果，招投标管理与服务中心负责组织项目申购部门共同起草合同。
合同文本应当包含法定必备条款和采购需求的所有内容，包括但不限于标的名称，采购标的质量、数量（规模），履行时间（期限）、地点和方式，包装方式，价款或者报酬、付款进度安排、资金支付方式，验收、交付标准和方法，质量保修范围和保修期，违约责任与解决争议的方法等。
采购项目涉及采购标的的知识产权归属、处理的，如订购、设计、定制开发的信息化建设项目等，应当约定知识产权的归属和处理方式。采购人可以根据项目特点划分合同履行阶段，明确分期考核要求和对应的付款进度安排。对于长期运行的项目，要充分考虑成本、收益以及可能出现的重大市场风险，在合同中约定成本补偿、风险分担等事项。合同权利义务要围绕采购需求和合同履行设置。国务院有关部门依法制定了政府采购合同标准文本的，应当使用标准文本。
第三十八条 合同的审核。由招投标管理与服务中心负责将合同报经济合同监管小组，由经济合同监管小组按照《湖南工学院经济合同管理办法》进行审核，并根据学校“三重一大”的有关规定，按照管理权限报院长办公会和学校党委会审定。
第三十九条 签订合同。
（一）50万元（含）以下的经济合同，由学校法人代表授权申购部门负责人签署。
（二）50万元（不含）以上100万元（含）以下的经济合同，由学校法人代表授权项目承办部门分管校领导签署。
（三）100万元（不含）以上的经济合同由学校的法律顾问审查签字后，由学校法人代表或法人代表授权项目承办部门分管校领导签署。
第四十条 招标文件中技术参数或其他条款变更的处理。
（一）原则上不得变更，如遇特殊情况，由提出变更的单位以书面形式说明具体情况及原因，经项目申购部门同意后，提交至招投标管理与服务中心，由招投标管理与服务中心上报至招标委员会；招标委员会根据管理权限，自行研究决定，按照学校“三重一大”的有关规定，上报院长办公会、学校党委会研究决定，如果需要，还须向政府相关部门请示。
（二）合同签订之后，招标文件和合同中的技术参数或其他条款乙方不得要求变更，如果非不可抗力原因没有履约，一律按违约处理。
第四十一条 在政府采购货物采购中，申购部门如果需要对采购的数量进行适当增减，提出单位应书面形式说明具体情况及原因，上报招投标管理与服务中心，由招投标管理与服务中心报招标委员会研究决定，但增减的额度原则上不得超过原审批通过的10％。
第四十二条 项目验收。合同履行完毕后，项目负责人或项目申购部门的负责人组织预验收，提出部门验收意见及验收申请后，由国有资产管理处组织进行到货验收。对验收有特殊规定的，依照特殊规定执行。
第四十三条 项目审计。项目完成后，按照国家相关规定，需要对该项目进行审计的，项目申购部门应将该项目审计所需资料移交审计处。
第四十四条 项目完成。招标项目应在合同规定的时间内履行完毕，财务按照合同规定的时间结清款项。招投标管理与服务中心负责组织相关职能部门对项目进行最终验收，并将项目资料进行整理、归档。
第七章 纪律要求
第四十五条 学校招标项目实行项目责任终身制。项目责任包括经济责任和项目质量责任。各个环节的负责人对相应环节负责。
第四十六条 应按照规定实行招标而未招标的项目，不予加盖合同章，财务处不予付款。
第四十七条 招标工作人员在招标过程中有下列行为之一的，将依照有关规定追究相应责任：
（一）招标活动中拒绝监督的，或招标采取走过场、明招暗送的，或违背保密规定的；
（二）与投标者相互串通，阻扰、排挤其他投标者公平竞争或干扰招标活动，使招投标不能正常进行的；
（三）开标前私自拆标的，泄露投标人报价的，与投标单位相互串通，损害学校利益的；
（四）招标过程中，接受投标单位的吃请、娱乐等活动或接受投标单位各种形式贿赂的；
（五）不履行或不正确履行职责，导致购进的货物质次价高或以次充好、假冒伪劣的；
（六）将必须进行招标的有关项目化整为零或者以其他方式规避招标的；
（七）与招标工作无关的部门或个人，插手或干扰学校正常招标活动的；
（八）招标小组成员与投标人有利益关系应当回避而未回避的；
（九）应按本办法实行招标而未招标擅自采购的；
（十）有其他违法违纪行为的。
第八章 资金费用管理
第四十八条 招标工作中发生的资金费用，按照下列规定执行：
（一）让利资金。商务谈判后出现的让利资金，或以中标价签订合同后出现的让利资金，全额上交学校财务。
（二）让利实物。由国有资产管理处、财务处负责纳入各自管理的学校固定资产账目；实物由国有资产管理处负责处置。
（三）投标保证金。投标单位按规定交纳的投标保证金，在项目投标结束后，未中标单位的投标保证金予以无息退还，中标单位的投标保证金在签订合同的同时转为履约保证金。
（四）履约保证金。学校按照有关规定收取履约保证金，待项目完成并验收合格后，按合同约定的期限全额无息退还。
（五）质量保证金。学校按照有关规定收取质量保证金，待项目保质期过后，按合同约定的期限全额无息退还。
第九章 附 则
第四十九条 本办法由招投标管理与服务中心负责解释。
第五十条 本办法中涉及的招标限额规定，均以上级有关部门当年颁布的限额标准为准。
第五十一条 本办法自2021年8月29日起施行。原《湖南工学院招标管理办法》（湖工政发〔2013〕48号）同时废止。学校其他相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。
湖南工学院党政办公室 2021年8月29日 印发
