校属各单位：

评建材料的准备是合格评估工作的一个重要环节。为使我校教育部本科教学工作合格评估材料的收集与整理工作规范化、科学化，特通知如下：

 一、材料整理原则

        1.  针对性原则：紧扣指标及观测点的内涵，确实体现学校改革与发展的主题，按照评建要求组织材料；做到每一级指标体系，每一个观测点都有充分的支撑材料，材料要重点突出，有说服力。在说明问题和反映工作全貌的前提下，力求简洁明了。

         2.  真实性原则：各项材料要实事求是，不弄虚作假，做到真实可信，有据可查；要精练，突出特点、优势和成绩；需要原件的，要提供原件。对已经遗失的材料要提交情况说明，并报评估办备案；对已经做了工作，但填写不全的要补上；没有做或正在做还没做好的工作，要本着以评促建的原则加强整改建设。

         3.  一致性原则：材料体系要做到“三一致”：一是全校的评建材料目录一致、格式一致；二是各部门、各教学单位的材料要照应上下左右的有关材料特别是数据的协调一致，避免材料、数据之间的矛盾与错位；三是各教学单位自身的材料要自成系统，系统内各方面的材料要保持一致。各单位负责人统稿、把关，保证各类材料和数据的一致性。当出现数据和表述不一致时，由负责该项指标的职能部门予以确认和统一。

         4.  层次性原则：各项材料总体思路要清晰，要突出主线，明确重点，主体材料、依据材料和原始材料条块明晰、层次分明。主体材料要有依据材料支撑，依据材料要有原始材料支撑。

         5.  规范性原则：评估材料的收集、整理、撰写、归档要按照学校统一规范要求进行。数据统计要符合评估方案及指标内涵说明的要求；材料目录设置、文档格式、立卷归档及材料的保管、移交要符合学校统一的规范要求。

在构建评建材料（包括历史材料、现时的综述材料、未来规划材料等）的同时，加强日常工作材料（特别是原始档案材料）的建设，及时整理，及时归档，做到材料齐全、完整、规范，不漏、不重、不乱。所有材料要分类准确,编目清楚，排列有序，整齐美观，调用方便，查找无误。

二、    评建材料的类型

         （一）    评建材料的三个层面

根据学校评建目标任务分解要求，评估材料工作按校级材料、职能部门材料（含教辅单位）、二级学院（教学部）材料三个层面进行分工准备：

1.  校级材料

校级材料包括：一是学校自评报告；二是评估专家评估时审读的案头材料；三是评估专家到校时检查审阅的学校各类支撑材料（如39个观测点的支撑材料及亮点或特色材料等）。

学校层面的支撑材料由评估办负责收集和整理。学校各有关单位按照评估办提供的“本科教学工作合格评估与建设第二阶段任务书”将相关原始材料提供给评估办。“本科教学工作合格评估与建设第二阶段任务书”中所列项目按照各单位现有原始材料准备，未列及但与指标体系相关的项目支撑材料也一并整理上报。评估办将按照实际收集的材料进行归类整理并形成最终的材料目录。

2.  职能部门（含教辅单位）材料

职能部门材料包括两部分：一是按二级评估指标及观测点分工，由责任部门负责归口汇总的材料，包括状态数据的调查、审核、统计和分析，以及每一个二级指标及观测点的综述材料、专项自评报告等；二是各职能部门日常运行的原始材料。

3.  二级学院（教学部）材料

二级学院（教学部）是教育部专家组考察评估的重要对象和学校评建工作的主体单位。二级学院（教学部）要有针对性地收集与整理本单位相关原始信息资料，主要包括两部分：一是自评材料，包括学院自评报告、汇报报告、材料目录等；二是支撑评估指标的学院材料体系，主要是教学管理档案材料、教师个人教学档案材料，包括学生试卷、毕业论文（设计）、实习报告、实验报告等。该部分材料参照《湖南工学院本科教学工作合格评估任务分解及支撑材料目录》收集、整理和归档。各学院要特别注意教学原始材料和专业特色材料的准备。

       （二）评建材料的三个层次

1. 主体材料：主要是自评报告、汇报报告和支撑材料目录。

2. 支撑材料：综合性材料包括针对评估指标及观测点的综述、总结、综合分析、说明及相应数据统计及电子材料、实物材料等；原始材料包括相关文件、规划、方案、纪要、制度、工作计划和总结、工作记录、表册、教学基本文件、教师教学档案和学生的考试试卷、实验报告、实习报告和毕业论文（设计）等（一般应采用原件，以体现材料的真实性）。

3. 原始材料：原始材料主要是反映教学工作过程的原始运作材料，包括相关文件、规划、方案、纪要、制度、工作计划和总结、工作记录、表册、教学基本文件、教师教学档案和学生的考试试卷、实验报告、实习报告和毕业论文（设计）等（一般应采用原件，以体现材料的真实性）。

   三、   材料收集、整理与编纂的时限

根据教育部要求，本科教学工作评估材料的收集、整理与编撰，其时限一般为近三年。其中，关于教学科研实验仪器设备、教学经费使用及其相关状态数据的统计，以自然年计算，即自2012年起至2014年止（统计起止时间为当年的元月1日至12月31日）；关于专业建设、课程建设、学风建设、教学管理等软件项目建设和师资队伍结构、各类学生人数、教学改革实践活动等以学年度计算，即2012～2013、 2013～2014、2014～2015、2015～2016第一学期，三个学年度（统计起止时间为当年的9月1日起至次年的8月31日止）；专业办学工作总结或专业人才培养质量分析报告以一个培养周期（四年）为单位。

    四、   材料的整理

   （一）原始材料整理

1.文字材料整理

工作中形成的文件、规划、方案、纪要、规章制度、工作计划、工作总结等资料，要按自然年度进行分类，而属于教学活动中形成的原始材料(如学生考卷、成绩、毕业设计 (论文)等)则应按照学年进行分类。所有材料要求分类准确，编目清楚，整齐美观，保证调用方便、快捷。

2. 声像、证书、实物材料整理

照片等声像材料装袋后分类保存，并标明内容与数量。各类证书由收集单位准备复印件。获奖作品、科技作品等实物须拍制照片, 著作、教材须复印封面和版权页, 论文须复印封面、目录和正文。所有声像、证书、实物材料要列出清单。

   （二）新建材料的整理

1.文字材料

教学工作中形成的材料一般应按照教学年度进行分类、整理、汇总；其他材料一般按照自然年度收集、整理、汇总。文件用复印件，其他材料除会议记录外，一般采用打印稿；所有材料要求分类准确，编目清楚，整齐美观，保证评估时专家调用材料的方便、快捷。

综述材料应能全面、准确地反映我校教学与管理工作的特色、优势，要对有关支撑材料进行充分提炼，并按合格评估体系中观测点合格要求下结论。

二级学院（教学部）要高度重视教学过程成果性材料的整理，此类材料为重点备查材料，如：课程教材目录；课程教学大纲及实践环节指导书；学生的毕业设计（或论文），课程设计（或调研报告）；课程的试卷及考试分析、学生成绩单；专业建设、师资建设、课程建设、实验室建设等方面的材料。

内容较多的材料采用汇编的形式。汇编成册的材料主要有：学校发展规划(发展战略规划、学科专业建设规划、师资队伍建设规划、校园建设规划等)；教学质量监控体系；教学管理制度；人才培养方案；主要课程教学大纲；课表；教职工名册；学生名册；“质量工程”系列材料；全校实验室（中心）简介；实验室与设备管理制度；新办专业考核材料；学生管理制度；学风建设各类活动汇编等。

2. 文字材料WORD文档格式