湖南工学院教学档案建设与管理办法
（湖工教〔2014〕37号）
为加强学校教学档案的建设与管理工作，充分发挥教学档案在教学管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，更好地为学校的发展服务，并为今后教学考核和教学评估工作提供档案依据，根据《高等学校教学档案工作规范》和《湖南工学院档案管理办法》等有关文件规定，结合学校教学实际，制定本办法。
一、教学档案管理工作的基本原则
（一）教学档案是指在从事教学、教研以及其他各项教学活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子载体材料等不同形式的历史记录，是反映教学运行、教学管理和教学建设的重要标志性材料。
（二）教学档案应确保完整、准确、系统和安全，便于查阅使用。
（三）教学档案是教学管理的重要组成部分，应在教学工作计划、教学管理制度、管理人员岗位责任中有相应的体现。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求、检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况、评审鉴定教学质量（教材、毕业设计与论文、优秀教学成果等）与审查验收档案材料应有相应的同步要求。学校定期对教学档案建设与管理工作考核，将考核结果纳入教学工作评估与绩效考核范畴。
（四）教务处、教评处、各院（部）应明确一名领导分管教学档案工作，确定专（兼）职教学档案管理人员负责本单位的教学档案整理保管。按学校要求向有关单位移交相关档案且办理手续。
（五）在加强纸质档案建设的同时加快电子档案的建设，逐步实现教学档案管理现代化。
二、教学档案归档范围的确定
（一）确定的原则
1.归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，须对本单位发展有长远参考价值和凭证作用。
2.归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、真实、准确、系统，反映本单位常态工作。
3.归档的教学文件材料，须保持文件内部的有机联系，符合教学管理和教学实践活动的系统性特点。
（二）归档的主要内容和重点
1.归档的主要内容包括教学综合、专业建设、师资队伍建设、课程建设、教材建设、实验实训及实习基地建设、教学运行管理、考务管理、学籍学位管理、毕业（课程）设计（论文）、教学评价和质量监控、教学研究与教学改革、招生工作等方面，具体范围见附件。
2.归档的重点是教务处、教评处、二级学院（部）等单位在教学和教学管理工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的各项专项工作或特色工作总结，各种、各类统计表格、市级以上获奖证书的不同载体文件材料。
三、教学档案的收集与归档流程
（一）形成与积累
1.教务处、教评处、各二级学院（部）等单位在学年（学期）布置工作时，同时要向其科室、教研室、办公室等内设机构及相关人员布置形成积累教学档案材料的任务。
2.各单位有关人员按材料类别分别积累教学档案材料，并定期整理。
3.归档的教学材料必须字迹工整、格式统一、签字手续完备。
4.重要的教学文件材料，根据实际情况，酌加副本，以利于报送学校。
（二）整理建档
1.根据教学材料的形成规律，保持其有机联系和便于查阅使用进行建档。一般按学年或自然年立卷，并设总目录。原则上相同内容的材料组成一卷（盒），便于使用。同一内容的文件材料数量多时，可分别组成若干卷（盒）；也可以根据材料的内在联系，对内容单一、材料较少者合组成一卷（盒）。
2.教学档案保管期限定为永久和定期两种，定期分为长期、短期二种。凡在长久时期内具有利用价值的教学档案定为长期保存资料；长期保存资料年限为30年。凡在短时间内具有利用价值的教学档案定为短期保存资料，短期保存资料年限一般为6年。对于学生考试试卷、毕业设计等学生材料保存期限从毕业时间起5年。对保管期限已满、已失去保存价值需要销毁的档案，按销毁程序处理。
3.建档材料应加制封面，注明标题、责任单位、编制时间、保存期限。卷（盒）内原则上建立材料目录，以便查找。卷（盒）侧面应标出类目、编号，完整填写相应的栏目。
4.各种文字材料大小均为A4，图件按此规格折叠。
5.不宜折叠的非标准规格材料和其他载体材料由专柜保管，但需填写与文字材料一致的卷（盒）编号。
6.属专项档案的材料，已归于其他类档案的，应在教学建档的相应卷（盒）内注明去向或复制相应材料。
7.打印件的建档材料，需附有与之内容相符的电子文档，以便永久保存和利用。
8.属手写的文字材料，填写过程中一律使用钢笔，并使用黑色碳素墨水或蓝黑墨水，不得复写。
9.根据学校档案工作的有关规范，定期将应移交校档案室的档案移交，重要的、经常使用的档案自存复印件。
四、教学档案建设和管理工作岗位职责
（一）单位主管领导职责
1.制定和健全有关管理制度，切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中，并监督执行。
2.加强与有关职能部门的联系，共同做好业务指导和监督检查工作，保证教学档案质量。
3.对本单位管理人员和教学档案管理人员提出具体要求，并帮助他们解决工作中的实际困难。
（二）教学档案管理人员职责
1.做好本单位教学建档材料的形成积累工作。
2.督促有关人员按时上交教学建档材料。
3.将收集、积累的文件材料整理组卷（盒），做到组卷（盒）合理、编目清楚、标题准确、装订整齐；及时向有关职能部门移交应交档案。
4.做好存放在本单位的教学档案保管、使用等工作。
（三）教研室主任职责
1.负责收集教研室的教学文件、集体备课记录、试卷、毕业设计（论文）等，完整填写相应信息，向本学院（部）教学档案管理人员移交。
2.督促本教研室教师向本学院（部）按时、保质的上交各种业务档案。
五、 附则
1.本办法由教务处负责解释。
2.本办法自公布之日起施行。
附件：1.湖南工学院教学档案归档范围、归档单位、保管期限表
2.教学档案封面、盒内文件目录
附件1：
湖南工学院教学档案归档范围、归档单位、保管期限表
JX01 教学综合
|
序号 |
类目名称 |
文件归档单位 |
保存期限 |
|
1 |
上级部门下发的有关教学工作文件 |
教务处、教评处、二级学院（部） |
长期 |
|
2 |
学校及学校各部门印发的有关教学工作的规章制度、办法、规定、及其它教学文件 |
教务处、教评处、二级学院（部） |
长期 |
|
3 |
各部门向上级主管部门递交的有关教学、教务工作的汇报、请示和批复 |
教务处、教评处、二级学院（部） |
长期 |
|
4 |
部门教学工作计划（要点）与工作总结、教学工作的各种统计报表 |
教务处、教评处、二级学院（部） |
永久 |
|
5 |
教学委员会、教学例会、学位委员会记录 |
教务处、教评处、二级学院（部） |
永久 |
|
6 |
专（兼）职教学管理人员一览表 |
教务处、教评处 |
长期 |
|
7 |
各部门及其科室的职责、岗位责任、工作指南、绩效考核材料、机构沿革材料 |
教务处、教评处、二级学院（部） |
长期 |
|
8 |
教学检查、评估文件、自评材料及结论、教学简报、教学竞赛安排等 |
教务处、教评处 |
长期 |
|
9 |
校历、教学进程表、教学任务书、总课程表 |
教务处、二级学院（部） |
长期 |
|
10 |
反映领导能力的材料 |
教务处、教评处、二级学院（部） |
长期 |
|
11 |
学风建设，学生市级以上获奖证书（复印件） |
二级学院（部） |
长期 |
|
12 |
教风建设材料，教师市级以上获奖证书（复印件） |
二级学院（部） |
长期 |
|
13 |
其他 |
|
|
JX02 专业建设
|
序号 |
类目名称 |
文件归档单位 |
保存期限 |
|
1 |
专业建设规划 |
教务处、二级学院（部） |
长期 |
|
2 |
专业设置一览表 |
教务处、二级学院（部） |
长期 |
|
3 |
新专业申报、批复材料 |
教务处、二级学院（部） |
永久 |
|
4 |
重点、特色专业申报、建设、阶段总结及验收等材料 |
教务处、二级学院（部） |
永久 |
|
5 |
专业改革项目及成果 |
教务处、二级学院（部） |
长期 |
|
6 |
专业人才培养方案及论证报告 |
教务处、二级学院（部） |
永久 |
|
7 |
其他 |
|
|
JX03 师资队伍建设
|
序号 |
类目名称 |
文件归档单位 |
保存期限 |
|
1 |
师资队伍建设规划及相关文件 |
人事处、二级学院（部） |
长期 |
|
2 |
教师队伍现状汇总（按年统计） |
人事处、二级学院（部） |
长期 |
|
3 |
青年教师培养材料及实施办法（含青年教师导师制） |
人事处、二级学院（部） |
长期 |
|
4 |
国家、省、院各级人才培养工程培养对象有关材料 |
人事处、二级学院（部） |
长期 |
|
5 |
教学评奖和教学竞赛申报、评审材料及证书复印件 |
教务处、二级学院（部） |
长期 |
|
6 |
教师教学综合业务考核表 |
人事处、二级学院（部） |
长期 |
|
7 |
教师教学业务档案（含历年教学任务记录、工作量表、教学考核、进修提高） |
教务处、二级学院（部） |
长期 |
|
8 |
教书育人、为人师表获奖典型事例汇总 |
教务处、二级学院（部） |
长期 |
|
9 |
各级教改项目汇总表及附件（含申报表、任务书、结项、鉴定表、成果） |
教务处、二级学院（部） |
长期 |
|
10 |
教师科研成果汇总表 |
二级学院（部） |
长期 |
|
11 |
每学期专兼职、外聘教师情况统计表，外聘教师审批表 |
教务处、二级学院（部） |
长期 |
|
12 |
其他 |
|
|
JX04 课程建设
|
序号 |
类目名称 |
文件归档单位 |
保存期限 |
|
1 |
课程建设规划、措施及总结 |
教务处、二级学院（部） |
长期 |
|
2 |
精品课程、示范课程申报、建设、
验收材料 |
教务处、二级学院（部） |
长期 |
|
3 |
网络课程、多媒体课程（课件）建设、使用及获奖情况的材料 |
教务处、二级学院（部） |
长期 |
|
4 |
双语教学课程建设相关材料 |
教务处、二级学院（部） |
长期 |
|
5 |
课程改革项目及成果 |
教务处、二级学院（部） |
长期 |
|
6 |
课程教学大纲汇编（含公共选修课） |
教务处、二级学院（部） |
长期 |
|
7 |
其他 |
|
|
JX05 教材建设
|
序号 |
类目名称 |
文件归档单位 |
保存期限 |
|
1 |
教材建设规划及相关措施 |
教务处、二级学院（部） |
长期 |
|
2 |
规划教材建设申报、验收材料 |
教务处、二级学院（部） |
长期 |
|
3 |
精品教材申报、建设、验收材料 |
教务处、二级学院（部） |
长期 |
|
4 |
自编公开出版教材、讲义目录和教材
原件 |
教务处、二级学院（部） |
长期 |
|
5 |
获奖教材目录、证书复印件和教材
原件 |
教务处、二级学院（部） |
长期 |
|
6 |
使用教材分类统计 |
教务处 |
短期 |
|
7 |
学生教材预定表、教材征订单 |
教务处 |
短期 |
|
8 |
学生教材领用单、教材入库单 |
教务处 |
长期 |
|
9 |
教师领用教材单及学期领用统计表 |
教务处 |
长期 |
|
10 |
其他 |
|
|
JX06 实验实训及实习基地建设
|
序号 |
类目名称 |
文件归档单位 |
保存期限 |
|
1 |
实验室一览表、校内外实习基地（含教学基地）汇总表、校外实习基地协议书等相关资料 |
二级学院（部） |
长期 |
|
2 |
实验仪器、设备清单及设备卡片统计表 |
二级学院（部） |
长期 |
|
3 |
实验材料购置、消耗、库存明细表 |
二级学院（部） |
长期 |
|
4 |
年度实验实训项目建设立项及审批材料 |
二级学院（部） |
长期 |
|
5 |
新建、改建、扩建实验室报告和建设总结 |
二级学院（部） |
长期 |
|
6 |
实验教学管理规章制度 |
二级学院（部） |
长期 |
|
7 |
实习计划、实习安排、实习成绩评定表、实习总结 |
二级学院（部） |
长期 |
|
8 |
学生实习大纲、实习任务书、实习指导书、实习日志、实验报告、毕业顶岗实习情况汇总（申请、单位证明、鉴定等）等相关材料 |
二级学院（部） |
短期 |
|
9 |
实验实训运行记录本、实验实训安排（分实验室） |
二级学院（部） |
长期 |
|
10 |
实验教学设备借还、报损及赔偿记录 |
二级学院（部） |
短期 |
|
11 |
学生职业技能考级名单、合格学生名单 |
二级学院（部） |
长期 |
|
12 |
学生技能安排及鉴定资料、各种技能证书、职业资格证书复印件 |
二级学院（部） |
长期 |
|
13 |
其他 |
|
|
JX07 教学运行管理
|
序号 |
类目名称 |
文件归档单位 |
保存期限 |
|
1 |
每学期执行计划、教学任务书、教学安排 |
教务处、二级学院（部） |
长期 |
|
2 |
每学期课程表 |
教务处、二级学院（部） |
长期 |
|
3 |
教学进度表、授课计划 |
二级学院（部） |
长期 |
|
4 |
教学计划变更申请及审批表 |
教务处、二级学院（部） |
长期 |
|
5 |
调（停）课申请单、通知单 |
教务处、二级学院（部） |
短期 |
|
6 |
任课教师情况统计、课时统计 |
教务处 |
长期 |
|
7 |
其他 |
|
|
JX08 考务管理
|
序号 |
类目名称 |
文件归档单位 |
保存期限 |
|
1 |
各门课程期末学生考试卷（含学生成绩表、参考答案与评分标准、试卷分析表等） |
教务处、二级学院（部） |
长期 |
|
2 |
试卷样卷、参考答案及评分标准 |
教务处 |
长期 |
|
3 |
试卷（试题）库 |
教务处、二级学院（部） |
长期 |
|
4 |
考试安排（含日程安排、监巡考安排等） |
教务处 |
短期 |
|
5 |
考场记录、巡考记录、违纪舞弊情况统计 |
教务处 |
短期 |
|
6 |
学生成绩册（期末考试成绩安排学期班级装订成册，补考成绩按学期装订成册） |
教务处、二级学院（部） |
永久 |
|
7 |
学生缓免考申请表 |
教务处 |
长期 |
|
8 |
补考安排表及试卷 |
教务处 |
短期 |
|
9 |
湖南省普通高校英语应用能力考试、大学英语四六级和计算机等级考试相关材料 |
教务处 |
长期 |
|
10 |
学生英语、计算机等考级成绩表及统计表 |
教务处、二级学院（部） |
长期 |
|
11 |
考务相关奖励（个人、集体） |
教务处 |
长期 |
|
12 |
其他 |
|
|
JX09 学籍学位管理
|
序号 |
类目名称 |
文件归档单位 |
保存期限 |
|
1 |
学生录取名册（含专升本学生名册） |
校办、教务处 |
永久 |
|
2 |
班级花名册 |
教务处 |
长期 |
|
3 |
学生休学、退学、转学、转专业、免修、免听课程等相关材料 |
教务处 |
长期 |
|
4 |
学籍异动汇总表 |
教务处 |
长期 |
|
5 |
学生情况登记表 |
教务处、二级学院（部） |
长期 |
|
6 |
毕业（含退学学生）成绩单及光盘 |
教务处 |
长期 |
|
7 |
学位委员会授予各层次学位清册（文件） |
教务处 |
永久 |
|
8 |
毕业生电子照片及光盘 |
教务处 |
长期 |
|
9 |
毕业证、学位证发放名册 |
教务处 |
永久 |
|
10 |
补发毕业证明书、学位证发放册 |
教务处 |
永久 |
|
11 |
发放的结业证、肄业证明、学历证明统计表 |
教务处 |
长期 |
|
12 |
其他 |
|
|
JX10 毕业（课程）设计（论文）
|
序号 |
类目名称 |
文件归档单位 |
保存期限 |
|
1 |
学生毕业设计（论文）选题、指导教师名单 |
二级学院（部） |
短期 |
|
2 |
学生毕业（课程）设计（论文）大纲、任务书、指导书 |
二级学院（部） |
短期 |
|
3 |
毕业答辩安排、记录 |
二级学院（部） |
短期 |
|
4 |
学生毕业（课程）设计（论文）、成果 |
二级学院（部） |
短期 |
|
5 |
学生毕业设计（论文）成绩评定汇总表 |
教务处、二级学院（部） |
短期 |
|
6 |
毕业设计（论文）教师评语汇总表 |
二级学院（部） |
短期 |
|
7 |
申报省优秀毕业设计(论文)名单及获奖情况、省抽查毕业设计(论文)材料、本科生优秀学士学位论文 |
二级学院（部） |
长期 |
|
8 |
各专业毕业设计（论文）工作计划、工作总结、选题分析和质量分析报告 |
教务处、二级学院（部） |
长期 |
|
9 |
其他 |
|
|
JX11 教学评价和质量监控
|
序号 |
类目名称 |
文件归档单位 |
保存期限 |
|
1 |
常规教学检查安排、记录、与总结 |
教评处、二级学院（部） |
短期 |
|
2 |
教学情况座谈会记录（含教师、学生） |
教评处、二级学院（部） |
短期 |
|
3 |
各类人员的听课记录及统计表 |
教评处、二级学院（部） |
短期 |
|
4 |
教学质量评价表及评价结果 |
教评处、二级学院（部） |
长期 |
|
5 |
对毕业生综合素质的评价与分析报告 |
教评处 |
长期 |
|
6 |
教学事故处理记录和相关材料 |
教评处 |
长期 |
|
7 |
教师评教、教师评学、学生评教材料 |
教评处 |
长期 |
|
8 |
教学质量年度报告 |
教评处 |
长期 |
|
9 |
其他 |
|
|
JX12 教学研究与教学改革
|
序号 |
类目名称 |
文件归档单位 |
保存期限 |
|
1 |
教学研究活动记录（包括教学例会、教研室活动记录、教研工作计划、总结等） |
二级学院（部） |
短期 |
|
2 |
教学管理人员及教师发表教学研究论文目录及论文复印件（按年统计汇总） |
教务处、二级学院（部） |
长期 |
|
3 |
开展教育思想学习与讨论的有关材料（文件、论文集、论文报告会纪要等） |
二级学院（部） |
长期 |
|
4 |
各级教改项目汇总表及附件（含申报表、任务书、结项报告、鉴定表、成果） |
教务处、二级学院（部） |
长期 |
|
5 |
教学内容、方法和手段改革以及考试内容、方法和手段改革相关材料 |
教务处、二级学院（部） |
长期 |
|
6 |
产学研活动材料 |
二级学院（部） |
长期 |
|
7 |
其他 |
|
|
JX13 招生工作
|
序号 |
类目名称 |
文件归档单位 |
保存期限 |
|
1 |
专业招生计划 |
招生就业处 |
长期 |
|
2 |
学生录取审批单 |
招生就业处 |
长期 |
|
3 |
入学学生名册、各专业报到率 |
招生就业处 |
长期 |
|
4 |
新专业申报计划 |
招生就业处 |
长期 |
|
5 |
招生宣传计划及总结 |
招生就业处 |
短期 |
|
6 |
招生工作相关文件 |
招生就业处 |
长期 |
|
7 |
其他 |
|
|
材 料 目 录
类目： 保管期限：