各二级学院：
为了进一步加强学风建设，严格学籍管理，督促学生按时完成学业，根据上级有关文件精神和《湖南工学院本、专科学籍管理规定》等文件要求，对全校在校学生进行学年电子注册和学业预警、学籍状态进行清查，现通知如下：
一、在校生学年电子注册（时间：9月14—26日）
每学期开学时，学生应按规定日期办理学籍注册手续，方可获得本学期学习资格。因故不能如期注册者，应办理暂缓注册手续。
学校已开通教务系统网上电子注册。学生以班为单位按时到所在学院学籍老师处进行学生证注册，然后在教务系统进行电子注册“学籍管理—学生注册管理”中标注“已注册”字样，学生本人在《在校学生学年电子注册签名表》签名，学校将根据签名表在“学信网”进行学生学年电子注册。9月26日注册完毕。
学生应主动查询在教务系统学籍注册状态，如“未注册”，将不能查询课表、成绩、选课、等级考试报名等，将不能按时毕业。
二、学业预警（时间：9月21日---26日）
1、清查上学年已经跟班试读的学生：2012、2013级2014-2015学年第一学期跟班试读的学生，试读期满，达到解除要求的，可解除试读，未达到规定解除试读要求者，转入下一年级学习或退学。
2、核查2012、2013级在2014-2015学年第一学期因学业成绩留级的，若再次出现学业成绩预警的，则予以退学。
3、对2012级本科、2013级本、专科、2014级专科进行学业预警，预警类别为：2014-2015学年所得学分小于20的；在校期间不合格课程累计40学分的。
4、2014级学生根据《湖南工学院本科学籍管理规定（修订）》（湖工政发【2015】2号文件）执行。本学期开学补考后，累计未及格课程学分数达培养方案应修学分1/3及以上者，给予一次学业预警；累计未及格课程学分数达培养方案应修学分1/2及以上者，应留级；累计未及格课程学分数达培养方案应修学分2/3及以上者，应予以退学。
上述情形请按“姓名、学号、班级、所属学院、应修学分、实修学分、处理意见、备注”等内容分别造表于9月26日前随同电子文档一并报教务处。
三、在校生学籍清查（时间：本学期）
着重清查以下几种情况：
1、休学期满，逾期两周未提出复学申请或者已申请复学但不在学校学习的；
2、未请假离校，连续两周未参加学校规定的教学活动的；
3、超过学校规定期限未注册而又无正当事由的。
4、已休学、退学、入伍（保留学籍）的，应办理相关手续而实际未办理的，造成教务系统上数据与实际在校生人数不一致。例某生入伍，应办理保留学籍手续，但实际未办理的情形；又例某生自动离校，已达到退学的条件，学院未上报，也未办理任何手续的情形。
对于上述情况，各二级学院清查落实后，随即报教务处。
四、处理意见
1、学年电子注册：各学院要落实每个学生按时注册，对于未按时注册的学生要通知落实，以保障学生的权益。
2、学业预警：对于各学院上报的预警名单，学籍科将提交处务会、校务会讨论决定，并发布学业预警名单及退学、留级、跟班试读的决定。
3、学籍清查：对于存在学籍清查的情形，在根据各学院报的材料做相应的处理。
特此通知。
教务处
2015年9月7日