湖工院字〔2008〕23号
为了贯彻艰苦创业、勤俭办学的方针，加强对材料、低值品和易耗品（以下简称物品）的科学管理，防止积压浪费，保证教学、科研及行政工作的需要，特制定本规定。
第一章 总 则
第一条 根据统一领导，归口管理，专人负责，合理调配，节约使用的原则，加强对物品的管理。
第二条 建立严格的物品管理责任制，做到验收认真，进出库手续完备，帐、卡记录健全，每月核对检查，年终盘底，保持帐、帐相符，帐、物相符。
贵重、稀有和民用物品必须严格管理。对价值小、消耗多的一般物品，应简化手续，既加强管理，又便于使用。
第二章 物品的分类与范围
第三条 本规定所称的物品，包括教学、科研、生产、基本建设和行政等各方面使用的不属于固定资产的物资。
（一）材料：指金属、非金属的各种原材料、燃料、试剂药品等。
（二）易耗品：指玻璃仪器及器皿，各种元件、器件、零配件、劳动保护品、办公用品和清洁用品等。
（三）低值品：指凡不够固定资产标准又不属于材料范围的用具设备，如低值仪器仪表、工具量表、科教用具、文艺用品、体育用品等。
第四条 物品一级分类按国家规定执行，不能随意变更。二级分类由院主管部门自行决定。
第五条 库存物品的记帐价格，按财政部制定的《行政事业单位预算会计制度》的有关规定办理。
第三章 计划与购置
第六条 学院每年分配给各部门的业务（教学、行政）费开支指标和教职工的办公费由计划财务处统一下达各部门，各部门根据自己的工作任务及实际消耗情况，结合当年经费指标，分类申报学期的物资购置计划，分别于12月底以前和6月底以前提出下学期教学、科研、办公物品的购置计划，应尽量减少临时性购物。部门的物资申购计划经所在系部处主要负责人、申购部经费管理部门、计划财务处、资产管理处、主管院领导审批同意签字后（属控购范围的物资还需经院长审批），交资产管理门主管院领导、处按《湖南工学院招标管理暂行规定 》规定执行。
第七条 物品的采购，由资产管理处按批准计划执行。采购工作原则上由资产管理处统一组织办理。少量急需的专用物品经资产管理处同意，可由使用单位负责购置（差旅费自负）。未经同意自行采购的物品，资产管理处不予验收入帐。
第八条 物品入库前必须认真组织验收，办理入库手续。对贵重、稀有和进口物品，使用单位应派有经验的人员协助保管人员检查验收。验收中发现问题，保管员应拒绝入库，并立即报告所在单位主管领导，由资产管理处及时办理退、换或赔偿手续。
第四章 帐务处理
第九条 院财务部门设置一级总分类帐进行金额记录；资产管理处设二级分类和分户帐，进行金额和品种数量记录；使用部门设立与资产管理处对口的分类账。
各库房应设置有品名、数量、单位和物品名称明细账，对库存种类物品，应按品种规格型号、质量级别、有关凭证进行增减记录。
第十条 学院的物品帐（卡）和收支单据，由学院统一规定。帐（卡）单据必须妥善保管，不得任意涂改。帐（卡）销毁应按有关规定办理批准手续。帐务处理手续如下：
（一）保管和记帐人员在开始使用帐（卡）时，要在启用页上签字注明开始日期，并注明交接日期。
（二）购入和调入的物品办理验收手续后，由经手人填写入库单，再持有关单据向院资产管理处和财务部门报账。
（三）使用部门领、退物品，应分别填写领料单或退料单。
（四）报损、报废、调出院外物品必须持有关证件到资产管理处和计划财务处处理有关帐目。调拨院外的物资，统一由学院计划财务处办理收款手续，作自动增加“拨入经费处理”。
（五）各库房应经常对变动的物品进行清查，资产管理处组织每年进行一次全面盘点。盈、亏情况，须向主管院领导报告并批准，经财务部门签字后，才能调整有关帐（卡）。
第五章 在用物品的管理
第十一条 使用单位一般不设库房，为保证日常消耗和维修需要，对常用和专用的物品，可限量保存备用，数量不超过一个学期的使用量。
备用物品应专人负责保管，并设统一规格的明细帐或领用登记簿。
第十二条 使用单位对在用物品，应建立定期抽查制度。每学年全面清查一次，清查结果报资产管理处审核备案，并及时调整留用量和帐薄记录。
第十三条 对民用性强的物品及贵重配件等，在领用时，必须经使用部门负责人签字，主管部门审批，资产管理处负责核准后，方可领用。
第六章 其它
第十四条 本规定解释权属资产管理处，自颁布之日起实行。
二00八年四月十五日