为进一步规范我院毕业生档案管理，及时、高效、科学、规范保管、利用、传递档案，根据学校有关规定，结合我院实际情况，特制定本规定。

一、毕业生档案的材料内容

（一）学生高考档案

（二）高等学校毕业生登记表

（三）湖南工学院毕业生学习成绩单

（四）湖南工学院学生体格检查表

（五）处分文件及评议材料

（六）党、团材料

（七）全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书

（八）湖南工学院优秀毕业生登记表

（九）湖南省优秀毕业生登记表

（十）授予学士学位通知书

（十一）档案转接单

（十二）其他

二、毕业生档案的保管与整理

（一）档案保管

学生档案平时由院学生工作部门专人保管。做到防水、防虫、防鼠、防尘、防盗、防遗失。

学生毕业时，其档案由院负责按学校有关要求，在毕业生离校后一周内整理封装完毕。

（二）档案整理要求

学院要经常做好学生档案材料的整理工作。做到材料及时归档、更新。

1、档案材料必须真实、齐备，不得随意涂改、抽出或弄虚作假。

2、档案材料必须为原件，不得提供复印件。

3、书写内容一律用钢笔或毛笔，并使用碳素或蓝黑墨水。

三、档案材料的转递

（一）学生毕业，档案应转出学校，学校不保留毕业生档案。所有档案的转进、转出须履行登记手续。

（二）转出单位为县级以上有档案管理权的单位人事部门。没有上述的接管单位的，原则上都要交人才交流中心托管。不允许毕业生保留本人档案。

（三）考取研究生和专升本的毕业生，凭调档函，档案转寄所录取高校和保留在学校。

四、毕业生档案的查阅

（一）用人单位查阅毕业生档案，必须出具单位介绍信，并在指定的时间、地点进行查阅，同时做好查阅登记工作。

（二）毕业生本人及家长不得查阅毕业生本人的档案。

五、本规定自发布之日起施行，由外国语学院负责解释。

                             二○一三年七月十日