湖工政发〔2020〕20号

关于印发《湖南工学院审计档案管理办法》的通知

院属各部门、各单位：

 现将《湖南工学院审计档案管理办法》印发给你们，请认真遵照执行。

  湖南工学院2020年7月9日

湖南工学院审计档案管理办法

总 则

 第一条 为规范学院审计档案管理工作，明确规定审计档案管理人员的要求和责任,保证审计档案的质量,充分发挥审计档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中国内部审计准则第2308号内部审计具体准则——审计档案工作》《湖南工学院内部审计项目质量控制办法》等规定，制定本办法。

 第二条 本办法所称审计档案，是指审计处和内部审计人员在审计项目实施过程中形成的、具有保存价值的历史记录。

 第三条 审计档案管理是指建立审计档案并对应纳入审计档案的材料（以下简称审计档案材料）进行收集、整理、立卷、移交、保管和利用的活动。

 第四条 学院审计档案管理按审计项目案卷形成过程实行分工负责制，同时，在业务管理上接受上级主管部门和学院档案馆的指导和监督。审计处设兼职档案管理人，负责完成案卷的收集、登记、保管与移交。

第二章 一般原则

 第五条 内部审计人员在审计项目实施结束后，应当及时收集审计档案资料，按照立卷原则和方法进行归类整理、编目装订成卷。

 第六条 审计档案的建立，采取谁审计谁立卷、审结卷成、定期归档的责任制度，并采取按项目立卷、按单元排列、按项目组卷的立卷原则。

 第七条 内部审计人员应当按审计项目立卷，不同审计项目不得合并立卷。跨年度的审计项目，在审计终结的年度立卷。

 第八条 审计档案质量的基本要求是：审计档案材料应当真实、完整、有效、规范，并做到遵循档案材料的形成规律和特点，保持档案材料之间的有机联系，区别档案材料的重要程度，便于保管和利用。

 第九条 内部审计项目负责人对审计档案的质量负主要责任。

第三章 审计档案的范围与排列

 第十条 内部审计人员应当及时收集在审计项目实施过程中直接形成的文件材料和与审计项目有关的其他审计档案材料。

 第十一条 内部审计人员应当根据审计档案材料的保存价值和相互之间的关联度，以审计报告相关内容的需要为标准，整理鉴别和选用需要立卷的审计档案材料，并归集形成审计档案。

 第十二条 审计档案材料主要包括以下几类：

(一)立项类材料：审计委托书、审计通知书、审前调查记录、项目审计方案等；

(二)证明类材料：审计承诺书、审计工作底稿及相应的审计取证单、审计证据等；

(三)结论类材料：审计报告、审计报告征求意见单、被审计对象的反馈意见等；

(四)备查类材料：审计项目回访单、被审计对象整改反馈意见、与审计项目联系紧密且不属于前三类的其他材料等。

 第十三条 审计档案材料应当按下列四个单元排列：

(一)结论类材料，按逆审计程序、结合其重要程度予以排列；

(二)证明类材料，按与项目审计方案所列审计事项对应的顺序、结合其重要程度予以排列；

(三)立项类材料，按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列；

(四)备查类材料，按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列。

 第十四条 审计档案内每组材料之间的排列要求：

(一)正件在前，附件在后；

   (二)定稿在前，修改稿在后；

(三)批复在前，请示在后；

(四)批示在前，报告在后；

(五)重要文件在前，次要文件在后；

(六)汇总性文件在前，原始性文件在后。

第四章 审计档案的编目、装订与移交

 第十五条 纸质审计档案主要要素包括案卷封面、卷内目录、卷内材料、案卷备考表。

 第十六条 卷内目录应当按卷内材料的排列顺序和内容编制。

 第十七条 卷内材料应当逐页注明顺序编号。

 第十八条 案卷备考表应当填写立卷人、项目负责人、检查人、立卷时间以及情况说明。

 第十九条 纸质审计档案的装订应当符合下列要求：

(一)拆除卷内材料上的金属物；

(二)破损和褪色的材料应当修补或复制；

(三)卷内材料装订部分过窄或有文字的，用纸加宽装订；

(四)卷内材料字迹难以辨认的，应附抄件加以说明；

(五)卷内材料一般不超过200页装订。

 第二十条 内部审计人员应当将获取的电子证据的名称、来源、内容、时间等完整、清晰地记录于纸质材料中，其证物装入卷内或物品袋内附卷保存。

 第二十一条 审计处在条件允许的情况下，可以为审计项目建立电子审计档案。

 第二十二条 审计处应当确保电子审计档案的真实、完整、可用和安全。

 第二十三条 电子审计档案应当采用符合国家标准的文件存储格式，确保能够长期有效读取。主要包括以下内容：

(一)用文字处理技术形成的文字型电子文件；

(二)用扫描仪、数码相机等设备获得的图像电子文件；

(三)用视频或多媒体设备获得的多媒体电子文件；

(四)用音频设备获得的声音电子文件；

(五)其他电子文件。

 第二十四条 内部审计人员完成归类整理，经项目负责人审核、档案管理人员检查后，编目装订成卷，按照学院档案管理相关规定，办理移交手续，移交学院档案馆。

第五章 审计档案的保管和利用

 第二十五条 审计档案应当归学院所有，由档案馆负责保管。

 第二十六条 审计处和档案馆应当按照国家法律法规和组织内部管理规定，结合自身实际需要合理确定审计档案的保管期限。

 第二十七条 审计处和档案馆应当定期开展保管期满审计档案的鉴定工作，对不再具有保存价值的审计档案进行登记造册，经双方负责人签字，并报学院负责人批准后，予以销毁。

 第二十八条 学院应当加强对审计档案的管理。学院应当加强对审计档案的管理。学院各部门需查阅或者要求出具审计档案证明，必须经审计处负责人及分管校领导批准，按学院档案管理相关规定办理，国家有关部门依法进行查阅的除外。

 第二十九条 损毁、丢失、涂改、伪造、出卖、转卖、擅自提供审计档案的，由组织依照有关规定追究相关人员的责任；构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。

第六章 附 则

 第三十条 本办法由审计处负责解释。

 第三十一条 本办法自2020年9月1日起施行。原《湖南工学院审计档案管理办法》（湖工院字〔2009〕15号）即行废止。

湖南工学院党政办公室  2020年7月9日 印发