院属各部门、各单位:

      现将《湖南工学院校友工作管理办法》印发给你们，请认真遵照执行。

湖南工学院

2019年1月17日

湖南工学院校友工作管理办法

第一章   总  则

第一条 校友是学校建设发展的宝贵资源，是学校办学实力和水平的集中体现，是学校“人才培养”这一根本任务的延伸和发展。开发校友资源，做好校友工作，对学校的建设和发展有着积极的影响。为推动学校校友工作，制定本办法。

第二条 校友工作的指导思想是以文化建设为基础，培养校友的爱校意识和校友意识；以终身服务为导向，强化校友和母校之间的亲密关系；以可持续开发利用为原则，加强校友资源的培育。

第三条 校友工作的总体目标是以“共生、共享、共赢”为宗旨，充分调动各方面力量，着力构建全员参与的工作格局。加强与各地、各届校友间的互动交流，构建覆盖全国主要地区、充分支撑学校和校友事业发展、充满活力的校友工作体系，形成学校关心校友、校友热爱母校，学校和校友互相支持、共同发展的校友工作局面。

第二章   校友范围

第四条 湖南工学院校友包括：在湖南工学院（含原湖南大学衡阳分校，湖南建材高等专科学校、衡阳基础大学、衡阳二轻职大等）学习过的各类各层次学生(含全日制本、专科；成教本、专科等和各类培训班学员)和工作过的教职工（含外籍教师、兼职教授、客座教授、名誉顾问等）。

第三章   组织机构

第五条  学校校友工作组织机构有湖南工学院校友会、湖南工学院校友联络办公室（以下简称“校友办”），校友办与校友会秘书处实行合署办公。

第六条  湖南工学院校友会备案组织指在湖南工学院校友会正式备案的二级校友组织。备案组织具体包括二级学院校友分会（分会秘书处与“学工办”合署办公）、地方校友组织、海外校友组织、行业校友组织及其他校友组织，不包括上述校友组织发展的次级组织。校友备案组织由校友会秘书处（校友办）进行业务指导和监督管理。

第四章  工作职责

第七条 学校构建校院两级校友工作体系，学校与各二级学院发挥各自优势，协同做好校友工作。校友会秘书处（校友办）负责全校校友工作的部署、协调和组织全校性的校友活动；各二级学院负责本学院校友工作。

第八条  学校校友工作机构及其人员的工作职责如下：

（一）制定校友工作制度，完善校友工作的体制、机制建设；

（二）多渠道联络校友，开发、整合校友资源，实现校友与学校资源共享，互助互利，学校优先支持与校友企业建立战略合作关系；

（三）指导协调召开校友会员代表大会、理事会及校级大型校友活动，策划校庆活动；

（四）指导、审核各级校友备案组织的成立筹备方案；

（五）负责校友刊物的编辑撰写与发放；

（六）收集校友信息，建立校友工作网络和数据库并进行管理；

（七）负责与上级业务主管单位及监管部门的沟通协调，做好校友会年检工作；

（八）做好校友捐赠管理及服务。规范校友捐赠管理，并做好捐赠者的服务及咨询工作。对校友捐赠的实物和礼品统一登记造册，贵重礼品由学校集中管理。

第九条  各二级学院校友工作职责如下：

（一）建立各二级学院校友数据库，做好二级学院校友数据库与学校校友会的信息共享和对接工作；

（二）有计划地组织开展多种形式的校友联谊活动，及时向学校校友会反馈活动信息，推动校友会持续性发展；

（三）做好在校生校友情结培养及毕业生的跟踪联络工作。充分利用新生入学、毕业教育和老校友返校等机会，采取各种形式，培育和增进在校学生的校友意识；

（四）热心服务校友，认真做好校友毕业值年返校接待工作，做好各项服务和信息收集工作；

（五）配合学校校友会工作。认真落实学校校友会的各项工作安排，及时做好校友活动信息及相关工作动态的汇总、报送和联络工作。

第十条  各级校友备案组织在每年12月30日前向校友会秘书处（校友办）提交年审报告、当年校友活动档案材料和更新的校友通讯录。当年度如有捐赠或其它收入的，须同时提交年度财务报告。

第五章   备案组织审批

第十一条  各备案组织的命名要求如下：

（一）在校内各二级学院成立的校友会，以“湖南工学院教学单位校友分会”命名；

（二）在省内地市成立的校友会代表机构，以“湖南工学院地域校友联络处”命名；

（三）根据专业或兴趣爱好、行业等类别设立的校友联络机构，以“湖南工学院教学单位/行业类别校友会”命名；

（四）省外各地区校友组织成立应遵守所属地社会团体主管部门的相关法律法规，合法登记。备案组织名称中包含“湖南工学院”字样的应取得湖南工学院的授权，登记后按照各自章程独立开展活动，接受湖南工学院校友会的业务指导。

第十二条  各备案校友组织名称经校友会秘书处（校友办）审批确定后，在活动场地、新闻媒体报道、宣传品编印等的使用上必须严格按照通过审批的组织全称或简称，不得随意删改。

第十三条  筹备成立备案校友组织申报程序如下：

（一）由筹备地区/学院/部门向校友会秘书处（校友办）提出书面申请，并提交校友会筹备委员会组织机构负责人候选名单以及筹备方案；

（二）校友会秘书处（校友办）报分管校领导和校友会会长批准后，筹备单位根据批准方案实施。

筹备方案应当包含以下内容：

1. 筹备委员会名单；

2. 组织机构负责人候选名单；

3. 分会章程（草案）/联络处工作规则（草案）；

4. 成立大会议程；

5. 成立大会其他事项。

第十四条  备案校友组织成立大会议程应当包含以下内容：

（一）筹委会介绍筹备过程；

（二）审议并通过分会章程（草案）/联络处工作规则（草案）；

（三）审议并通过校友会理事会成员名单；

（四）新任会长/联络处负责人讲话；

（五）校领导致辞；

（六）学校领导授会旗（牌）。

第十五条  申请批准后，筹委会须向校友会秘书处（校友办）提交成立大会的具体材料（举行时间、地点、议程及参会人员等），筹委会负责成立大会各项筹备工作，校友会秘书处（校友办）负责协助指导。

第十六条 成立大会的活动宣传材料、该校友会的校友通讯录等相关材料由该校友会完成后，交至校友会秘书处（校友办）存档。

第十七条  备案校友组织开展换届筹备工作时，应将换届议程和新一届理事会成员建议名单在换届前30日提交至校友会秘书处（校友办），经审核后方可执行。

备案校友组织换届后，应向校友会秘书处（校友办）报送以下材料：

（一）新一届理事会成员名单；

（二）会长及秘书长简历；

（三）校友会成员通讯录。

第十八条  需要注销的备案校友组织，由其理事会提前30日向校友会秘书处（校友办）提交书面报告，经批准后进行注销备案。

第十九条  备案组织成立、换届、注销等事项，应邀请湖南工学院校友会领导到会指导，各地已经注册登记的备案组织，应邀请主管民政部门和挂靠单位领导到会指导。境外及海外备案组织遵从属地惯例。

第六章   校友捐赠管理 

第二十条  捐物。鼓励各校友会、校友分会或校友自愿为学校捐赠物资用于学校的建设和发展。

第二十一条  捐款。校友捐款必须统一纳入湖南工学院教育基金会账户管理。基金会秘书处严格按照捐赠人意愿，规范使用和管理捐赠基金，定期向捐赠人报告基金使用情况，不得将捐赠款项挪作他用。

第二十二条  校友缴纳的校友活动资金，必须统一纳入湖南工学院教育基金会账户管理。资金可用于学校校友会活动及相关工作，优先给款项来源单位的校友活动使用，所在单位（校友会备案组织）必须指定专人负责，并严格按照指定范围使用基金，不得将款项挪作他用。

第二十三条  校友向学校捐赠的礼品由校友会秘书处（校友办）代为收取，造册登记。可按来源单位存放在各单位，贵重物品及有历史价值的捐赠物品需交由校友会秘书处（校友办）办理相关手续，存放在校史馆。

第七章   附  则

第二十四条  任何单位和个人不得以校友会、校友分会、校友联络处或校友的名义从事个人目的的行为和活动，不得损害学校、校友会、校友组织以及校友的利益和声誉。

第二十五条  本办法由校友会秘书处（校友办）负责解释。

第二十六条  本办法自公布之日起施行。

湖南工学院党政办公室                          2019年1月17日  印发