院属各单位、各部门：

为进一步规范学校的档案管理工作，保证学校建设与发展过程中各类档案材料的完整齐全，根据《湖南工学院档案管理办法》及其他相关规定，现将2019年度档案归档工作有关事项通知如下：

一、收集范围

此次收集范围主要为2019年度各单位在各项工作中形成的有价值的文件、声像、实物等材料。请各单位参照附件1（《各单位文件材料归档范围》），收集整理好本单位的档案。

二、归档要求

1．纸质档案材料的字迹、印章、签字应清楚、准确，书写材料合格（不能有圆珠笔、铅笔笔迹、传真件）。

2．声像档案（照片、录音带、录像带、光盘和录音笔）要求影像和声音清晰；其中照片档案（包括纸质相片和数码相片）要求填写照片拍摄的时间、拍摄者姓名及文字说明，文字说明应简明概括、准确反映照片的主要人物、时间、地点、事由等要素。

3．实物档案（奖杯、奖状、锦旗、字画、校友赠送的物品等）要求移交时完好无损。

4．编写归档文件目录（模板见附件2）和档案移交说明（模板见附件3），纸质文件和相应的电子文件一并归档。电子文件发送至767739552@qq.com。

5．请各单位高度重视。档案移交前，请兼职档案员和主管档案工作的领导仔细检查档案质量、完整性、齐全性，确认合乎要求后在《档案移交说明》和归档文件目录的最后一页上签字盖章，并在规定的时间内移交进档案馆。

三、移交时间

党政管理机关和其他按自然年度归档的单位于2019年6月30日前移交。

科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料，在项目完成并通过鉴定验收后的3个月内归档。

财会等其它档案的归档时间按有关文件规定执行。

四、联系人及联系方式

联系人：廖老师    联系电话：3452225      61023

                                  档案馆

                                 2020年5月21日